如何做好企業涉密檔案的保密工作

謝琦 富晨順 沈慧

摘要：為進一步加強企業涉密檔案管理，明確涉密檔案管理人員的責任和義務，預防和杜絕失泄密事情發生，確保秘密檔案管理利用和安全。本文主要闡述如何做好企業涉密檔案的管理工作。

關鍵詞：檔案管理;保密性;措施

1做好企業涉密檔案保密工作的重要性

企業在發展進程中，會開展一定的商業活動與業務經營活動，在執行此類活動時，會產生大量的涉密載體，主要表現為數據、文字、圖紙、符號、影像與聲音等形式，其中記錄著企業的秘密信息，主要介質表現為光盤、紙介質與磁介質等。為實現企業的科學性發展，應重視對科技檔案資料的合理化管理，及時處理好科技檔案資料的保密工作，這與國家、企業間的根本利益密切相關，關乎發展的全局，旨在實現企業的可持續發展。企業涉密檔案保密工作的實施，應配備一定的檔案管理團隊，增強檔案管理意識，還要具備細致、嚴謹的基本態度，進而提高科技檔案保密質量。通過對涉密檔案資料的保護，能及時保護企業的合法權益，也能借助企業的保密信息來為企業后續決策的制定提供條件，重視對檔案資料的信息保護，還要及時對檔案予以開發與利用，從而凸顯其重要價值，這對于企業發展而言意義深遠。

2檔案管理的保密性工作內容

2.1加強檔案庫房的保密管理

通過加強檔案保密管理，可以避免檔案出現盜取現象。在檔案管理過程中，要嚴格執行檔案庫房、閱檔室和辦公室 “三分開”原則，還要安排專人進行檔案庫房管理，將庫房管理機制完善化，給予庫房保密性一定的保障。通過對庫房的控制，可以強化庫房的保密管理。所以企業要投入一定的資金，以此來將檔案管理的硬件設施投入落實下去。

2.2加強涉密檔案的保密管理

在企業不斷發展過程中，具有較多核心機密信息，所以必須要做好涉密檔案保密管理工作。如果出現涉密檔案泄漏現象，極容易造成諸多知識產權的缺失，對企業的發展經營造成嚴重的影響。所以在檔案管理過程中，對于涉密檔案，要制定專門措施，強化安全管理，確保涉密檔案的保密性。

2.3合理劃分檔案保管期限和保密期

在檔案管理期限的明確過程中，要從檔案實際內容出發，并對檔案內容的基礎價值進行深入分析，然后給予企業實際需求，對檔案的保管價值、期限等進行確定，所以在檔案保管期限內，要積極開展檔案保密管理工作，確保檔案內容的完整性，以免對檔案價值造成影響。而對于涉密的檔案來說，要做好密級標注，從檔案的密級程度出發，進行獨立化的裝訂和保存，將檔案在運輸或利用中出現泄密的現象降至最低，以免對企業發展造成影響。

3檔案管理保密性中存在不足之處

3.1對檔案管理的重視程度不足

現階段，一些企業積極開展檔案管理工作，但是在實際上，一些企業沒有對檔案管理予以高度的重視程度，并對檔案管理存在著一定的心理誤區，也沒有將檔案管理的保密性充分發揮出來。對于檔案管理工作來說，可以不斷增強企業的經濟效益和社會效益。但是在實際上，一些企業在檔案管理中，出現了盲目亂借、甚至丟失現象，而且還出現了檔案泄密問題。造成這種現象的原因，主要是由于檔案管理工作的重視程度嚴重缺失造成的。

3.2缺少完善的檔案保密制度

目前，我國檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴密性嚴重缺失，流失現象經常出現。在執行操作方面，檔案管理保密工作的規范性也存在著缺陷，缺少相關管理制度的構建，不利于檔案保密工作的順利進行。究其原因，都是由于缺少完善的檔案管理制度造成的，檔案工作的專業性、系統性嚴重缺失。

3.3檔案管理軟硬件設施嚴重缺失

在企業發展和經營中，檔案扮演著極其重要的角色，但是一些管理人員缺少對檔案管理的高度重視，專人管理嚴重缺失，也沒有設置專門的檔案室，一定程度上很難保證檔案管理的保密性，導致檔案泄密現象始終沒有得到解決。雖然一些企業設置了檔案室，以此來管理和保管檔案，但是檔案室范圍比較狹小，保存空間受到了極大的限制，而且一些庫房條件不達標，極容易破壞到紙質檔案，威脅到檔案的完整性和全面性?？傊?，檔案管理設施嚴重缺失，很難保證檔案的保密性。

4 做好涉密檔案的管理工作

4.1從保管職責、條件和人員等方面進行具體要求。

4.1.1涉密檔案人員應負責涉密檔案的接收、保管、借閱及日常管理和安全，對進入涉密要害部門的人員嚴格履行“要害部位進出入”登記手續。例如，我公司保密要害部位是文書檔案管理，嚴格要求按照“誰主管，誰負責”的原則，做到責任到人，嚴密防范，確保安全，門外還掛統一警示標志，禁止無關人員進入，每季度會向公司保密辦書面報告保密要害部位管理情況，接受上級公司保密委的抽檢，黨領導小組負責人、各崗位涉密人員對本部門本崗位進行經常性檢查，發現問題及時報告解決，把事故和隱患消滅在萌芽狀態，確保涉密檔案的安全。

4.1.2對涉密檔案實體按要求進行單獨、分密級妥善保管，編制涉密檔案文件目錄，做好涉密檔案借閱（復制）登記工作;涉密人員需要借查閱復印涉密檔案時，應遵守 《檔案室涉密檔案借（查）閱管理制度》，填寫 《檔案借查閱（復?。徟C明》，按規定權限辦理審批手續，履行登記，填寫出入登記表和涉密檔案借查閱登記薄，在涉密文件復制件加蓋檔案室“視同原件”管理印章。

4.1.3做好通信和計算機管理，嚴格執行計算機“涉密不上網，上網不涉密”的規定，凡涉及國家秘密和公司商業秘密的信息，嚴禁在計算機上儲存、處理，工作U盤不準存儲個人材料，嚴禁工作U盤在個人電腦上使用。

4.1.4不得在非涉密辦公網絡上存儲處理涉密信息。非涉密辦公網絡缺乏安全保密防護措施，如果存儲、處理涉密信息，泄密風險很大。因此，不在非涉密辦公網絡上存儲、處理涉密信息。不得在門戶網站上登載涉密信息。隱患分析：門戶網站是建立在互聯網上的信息發布平臺，在門戶網站上登載涉密信息，相當于將涉密信息發布在互聯網上。防范對策：嚴格遵守信息，公開保密審查制度，對擬在門戶網站上登載的信息進行嚴格的保密審查，確保涉密信息不上網。

4.1.5不得使用具有無線互聯功能的計算機處理涉密信息。隱患分析：具有無線互聯功能的計算機，在開機狀態可自動與無線網絡連接，可能被他人遠程控制，即使關閉聯網程序也可以使用技術手段，通過無線網絡將其激活，竊取信息，同時，無線上網傳輸信號暴露在空中，可被任何具有接收能力的設備截獲。防范對策：處理涉密信息的計算機，必須拆除機內的無線網卡等無線互聯設備，切斷無線網渠道，無法拆除的，不得用于處理涉密信息。

4.1.6計算機需要維修、升級、檢測工作時，由我公司信息中心負責或公司指定的服務部門進行，確保涉密信息不被泄露，涉密檔案不被竊取。計算機管理人員應始終保持安全保密意識，確保計算機使用符合保密規定要求，并自己接受公司保密辦的檢查和整改。

4.2提升檔案保密人員的素質。

以國家安全利益至上為宗旨，推進“兩學一做”學習教育制度，檔案保密人員應進一步增強“四個意識”，擁戴核心，服從核心，緊跟核心，牢記使命、忠誠履職。狠抓檔案人員專業能力的培養，學習先進的理論和管理方法，實踐中鍛煉提高。提高企業檔案人員的綜合素質，是管理涉密檔案的關鍵之一。涉密檔案管理人員無論在什么場合都要時刻警惕，不做違反保密制度規定的事。牢記國防科技工業涉密人員行為“十不準”，做到守口如瓶，萬無一失，保管的涉密資料不泄密、不損壞、不丟失、不散亂，嚴禁將工作中知悉的國家秘密泄密給無關人員。

結束語

各行各業都在朝著信息化以及自動化的方向發展，也正是因為這樣，必須做好涉密檔案的保密工作，處理好網絡環境，從而保證企業能夠快速的發展。為了能夠有效的提升檔案的保密效果，必須保證工作人員具備一定的職業道德以及政治素養，還要適時的開展相應的保密教育工作，從而促使企業快速發展。

參考文獻：

[1] 王云慶，苗壯著.現代檔案管理學[M].青島出版社，2004.

[2] 蘆寶生.企業涉密檔案管理探討 [J].陜西檔案，2009（2）：29—30.

[3] 王 霞，王婷婷.信息時代對檔案保密管理工作的挑戰及對策探微[J].現代交際，2018（15）：119+118.

（作者單位：上海市南電力（集團）有限公司青浦分公司）