對電子文件歸檔工作的思考

王德訓

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

（一）借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門的挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠牲和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息、管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息、管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用牲較強的軟件，如：.DBF..DOC、.TXT、.EXE 等文件。

（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向 “集中統一”，打破了基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，這是最佳歸檔途徑之一。如：清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞;結算中心負責學生交費信息的傳遞;教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下栽，以保證電子文件形成部門對其數據的真實牲、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質文件歸檔經過多年實踐，己形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理共同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由子整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識利技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息，管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

二“兩套制” 歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明;相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄 “備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，面對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質內容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。

（作者單位：山東省濰坊市安丘市漁業中心）