企業檔案管理系統建設的研究

周國容

摘 要：檔案管理系統的建設，為企業員工提供了快捷方便的辦公手段，企業的辦公效率得到了顯著的提升，同時企業的信息化管理水平也上升到了一個新的高度，對企業的發展和進步起到了極為重要的作用。

關鍵詞：企業檔案管理系統;建設;研究

1 檔案管理中的難點

1.1 檔案數量多

為了更好的解決檔案管理中的一些問題，我們首先要探討出在檔案管理中具體有哪些難點，針對這些難點提出相應的解決措施，才能夠為相關部門的檔案管理做出更多的貢獻。檔案管理的數量比較多是檔案管理中的一大難點，正是由于數量比較大，所以說才給檔案管理部門帶來了更多的困擾，也給檔案管理人員帶來了更多的麻煩。尤其是對一些政府機關而言，每天要處理很多各種各樣的檔案，無論是人事還是一些工作上的檔案，其數量都是比較大的。而且基本上不允許出現差錯，如果出現差錯會給相關工作帶來一定的問題，導致政府部門的相關工作受到一定的影響?？梢哉f檔案數量多一直都是檔案管理中的難點之一，對于企業而言更是如此，尤其是企業的人事管理部門，企業上上下下這么多員工都需要檔案管理部門進行妥善的保管其個人信息，妥善的儲存下來，才能夠保證每位公司員工的權益，企業更好地進行人事管理對于人事調配等工作都是非常重要的。

1.2 檔案種類多

除了檔案數量多，檔案的種類多也是檔案管理中的另一大難點，由于檔案的妥善保管需要分類處理，很多檔案如果聚集在一起很容易給工作人員的工作帶來一定的問題，如果不加以分類也必然會對公司或者是政府部門的檔案管理造成一定的影響。我們日常生活中整理東西的時候，總是喜歡將同一類別的東西放在一起，這樣便于自己查找的同時也能夠妥善的保存。對于企業或是政府部門的檔案管理更是如此，不同類別的檔案要分類存放，這樣才能充分發揮分類處理的優勢。但是，由于很多部門的檔案種類比較多，處理的時候分類是主要問題，各種各樣的檔案放在一起，不僅會加重工作人員的工作量還不利于檔案的有效管理。

2 系統建設目標

2.1 總體目標

建設一個能夠覆蓋整個企業，包括企業總部、分公司、項目部三級機構均可使用的、靈活的、易擴展的檔案管理平臺。達到系統內協同管理的體系平臺，滿足各個機構的檔案管理規范、數據類型統一、信息顯示完整的目標。達到檔案資源的儲存安全性高，利用率高，檔案管理實現數據化、檔案收集實現自動化、檔案訪問實現安全化、檔案利用實現簡便化，使之成為企業發展的重要信息管理平臺。

2.2 具體目標

1）實現整個企業范圍的檔案系統“一體化”。形成上下互聯互通、覆蓋全部檔案資源一體化的檔案管理平臺，推動檔案工作規范化和科學化，實現檔案資源充分整合和共享。

2）實現與OA、工程管理系統、統一身份認證等系統的“全集成”。實現與其它業務系統的無縫銜接，保證各種信息系統形成的電子文檔能夠實時歸檔、實時接收，真正實現文檔一體化和文件全生命周期管理。

3）實現檔案工作、業務過程及數據的全管控。通過檔案管理系統，實現檔案收集、移交、歸檔、借閱、查詢、利用等業務的全程信息化管理;通過上下一體化的檔案系統，實現上下級檔案業務指導和監督;通過統一的平臺，及時發布檔案工作相關制度，方便檔案人員及時了解和掌握;通過數據目錄，可對全部檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。

3 體系架構

3.1 技術架構

1）展現層。使用Struts框架的展現層。顯示的圖形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其優勢有三點：①代碼可重復利用，并且在不改變系統核心功能的情況下展現多種圖形頁面。②開發的協同性，前臺開發人員和后臺開發人員可以同時獨立的進行工作，并且系統界面的變化不會造成核心處理功能的變化。③可靠性，處理功能和顯示功能可以分開，在無需重新編譯邏輯功能的情況下可以修改系統的展示界面。

2）應用層。實現系統中全部的業務功能。包括檔案管理中的檔案登記、維護、保存、使用、訪問、權限控制等功能。其中流程引擎控制著整個系統的業務流程，使各個相對獨立或有先后順序的功能可以有效的結合起來，功能之間的訪問可調用對應的接口。

3）服務層。作為系統的服務總線，可以為系統提供面向服務的開發工具集。原理是將基本功能包含到開發工具集里面，并提供統一的數據訪問接口供應用層使用。

4）邏輯層。它處于數據層與應用層中間，是二者之間的紐帶，起到了數據交換中承上啟下的作用，是一種弱耦合結構，層與層之間的依賴是向下的。主要負責制定系統中的業務規則和實現業務流程。

3.2 接口設計

檔案系統需要實現與業務系統、基礎平臺的“全集成”，即實現與其它業務系統的無縫銜接，保證各種信息系統形成的電子文件實時歸檔、實時接收，其中需要和業務系統、門戶系統等集成的方式調用外部接口或者提供對外接口。

1）接口設計的特點。應采用松耦合的方式，使系統內部的接口變得更加易于調整。并使用數據交換平臺統一對外發布接口，避免了單一系統內部邏輯變化引發的異常，可以很方便的更新應用接口。應可以擴展數據交換平臺發布的程序接口，以方便系統進行業務擴展。

2）與OA系統的接口。OA系統中需要歸檔文件首先進入檔案系統整編庫，管理員做好檔案整理后，對檔案歸檔，入庫并上架;檔案系統歸檔后，文件的正文附件做內容抽取，供系統用戶檢索;檔案系統歸檔后，回調OA的歸檔狀態接口，通知OA系統歸檔已經完成。

3）與門戶系統及身份認證系統的接口。與門戶系統的單點登錄接口和與統一身份認證系統的接口，其基礎都是檔案系統通過LDAP服務與企業的用戶管理系統目錄保持同步更新，實現用戶的統一管理。在統一的用戶管理基礎上，統一身份認證，是指用戶登錄各個應用系統時，都只需要一套身份識別代碼和相應密鑰，通過統一與LDAP服務進行驗證以保證系統的訪問安全。

4 結束語

隨著當今社會經濟發展的不斷前進，信息技術的應用已經發展到了各行各業，這就為企業檔案管理工作帶來有利契機。檔案管理系統，既可以解放人力，減輕檔案管理者的工作負擔，又可以提升企業資源的調取和共享效率，有效服務于企業的經營和發展。企業在檔案管理系統的建設中，要積極引入信息化工具，創新管理手段，讓信息化工具服務于企業的發展戰略。

參考文獻

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