事業單位檔案管理工作中的突出問題及對策研究

莫色五合 四川省涼山州喜德縣公路管理局 四川涼山 616750

1 引言

檔案管理是企事業單位發展的重要工作，檔案資料中不僅包含著單位歷年來的發展信息，也涵蓋這對于單位未來發展進行指導的一些有價值的內容。落實檔案管理工作，對于單位穩定發展有積極意義，對于單位優化業務工作開展也有很大益處。本次就針對事業單位中檔案管理工作存在的問題進行分析，提出相應的解決對策。

2 事業單位檔案管理工作的重要作用

檔案資料包含了事業單位從建成到歷年來發展的所有信息，開展的活動、招收的人員等，這些資料的價值主要體現在對豐富的檔案信息的利用和開發上。檔案管理工作是事業單位日常工作的重要組成，在保證事業單位穩定發展以及業務工作的開展上有積極意義。對于事業單位來說，進行檔案管理，首先是可以為日常工作開展提供保障，事業單位的業務工作具有長期性和持續性特征，而且存在一定重復性，通過對檔案信息的深入分析和利用，可以解決員工重復工作的問題，將一些簡單工作交給電腦進行。其次是可以保證工作的有序性，事業單位業務工作的開展需要進行監控和跟蹤，因此檔案資料是陸續進行完善，需要進行科學整理，科學歸檔和分類，排除掉無效的檔案資料，提高檔案信息的查詢和檢索效率，為未來業務工作開展做出貢獻。最后是可以提升整體工作水平，事業單位檔案管理的開展，可以反映出單位歷史和現在的工作進展，對工作進行全面掌握和把控，進而做出正確決策；同時對檔案資料進行利用和加工，可以發現過去工作中存在的問題，從而對業務工作進行優化，提高業務工作質量。

3 事業單位檔案管理工作中的突出問題

3.1 檔案內容不健全

事業單位檔案管理中的問題，首當其沖的就是檔案資料不夠全面，因為事業單位業務工作涉及到的檔案資料比較復雜，內容豐富，有些工作人員在進行工作時不能按規定進行，導致檔案資料收集不全面或信息不齊全等，可能引發管理爭議，降低業務工作的有效性和真實性。還有就是應當歸檔的內容沒有歸檔，而無用的信息被收錄進去，干擾了檔案管理工作的開展。

3.2 管理制度不規范

我國對于檔案管理工作的研究和落實還處于起步階段，相對與國外有一定的落后。特別是我國人口眾多，機構設置復雜，業務工作多樣，帶來多樣化的檔案信息。但是相應的檔案管理體系不夠完善，規范化水平不高，制度上存在一些漏洞。而且事業單位檔案管理工作涉及面廣泛，政策性較強，出現資料信息變動的可能性較高，標準要求也較高，需要及時進行更新和維護，現有的管理制度和管理程序不能適用，標準化、規范性存在很大不足，使得事業單位檔案管理工作沒有統一的標準。

3.3 專業人員缺乏

事業單位檔案管理工作對于管理人員的技術要求較高，需要管理人員具有較高的綜合能力，包括檔案管理理論知識和技能，計算機設備、軟件的操作和應用能力，以及對業務工作相關知識的掌握和開展能力。但目前來說，事業單位檔案管理人員的綜合水平不高，素質普遍偏低，專業知識缺乏，要么只會檔案理論，要么只會業務工作，復合型人才缺乏，無法適應事業單位檔案管理工作。

4 事業單位檔案管理工作中問題的解決對策

4.1 提高對檔案管理的重視

新形勢下要注意強化事業單位工作人員的檔案管理意識，保證從領導到普通員工都重視工作的開展。事業單位要在內部加強對檔案管理的宣傳力度，提高管理人員和領導對其的重視；同時給予更有力的支持，增加資金和設備投入，提升相應的基礎設施建設，推行信息化和網絡化建設，實現檔案管理信息化。還要重視培養檔案管理人員的責任意識，提高職業道德素質，能夠認真嚴肅的對待檔案管理工作。

4.2 創新檔案管理模式

互聯網+的存在給事業單位檔案管理帶來新的優勢，新時期事業單位要積極創新檔案管理模式，引進信息化系統，實現信息化管理。事業單位要結合本單位業務工作實際，引進先進的檔案管理系統，并邀請專業人士打造成適合本單位的系統，實現線上線下綜合管理；為所有檔案信息進行電子備份，將過去的檔案資料重新錄入到數據庫中，同意按照當前的標準進行分類和歸納管理；建立有效的電子查詢途徑，方便單位查詢相應的檔案信息；完善檔案數據庫建設，進一步充實檔案資料信息的內容；引進先進的計算機設備和軟件，實現檔案信息的高效錄入、整理、分析和保存；做好網絡安全防護工作，定期對系統進行補丁和維護，做好防火墻等安全防護措施，注重檔案資料的安全保存。

4.3 完善檔案管理制度

在當前事業單位檔案管理基礎上，注重管理制度的完善推動工作的規范化進行。事業單位要結合檔案資料的特殊性，以及本單位檔案管理工作現狀，制定完善的檔案管理制度，使用統一有效的制度和標準，規范檔案管理工作開展。樹立規范化管理理念，加大對檔案管理的投入力度，營造規范化管理氛圍，健全檔案資料收集、歸檔、分類、整理和保管等制度建設；同時建立監督機制，對檔案管理工作進行實施監督；實施崗位責任制，落實檔案管理各個崗位的職責和權限，確保管理責任的落實；建立嚴格的獎懲制度，對檔案管理人員進行監督和考評，將檔案管理的時效性和效率、質量等，與績效考核相掛鉤，強化考核和管理。

4.4 加強人才隊伍建設

提升事業單位檔案管理水平，還要注意提高檔案管理人員的專業化水平。一是積極引進有一定計算機技術水平的檔案管理專業人才，或者招收高水平的檔案管理人才，在崗前實施檔案管理相關內容的培訓。二是加強現有檔案管理人員的培訓，注意提升他們對于事業單位業務工作、檔案管理知識以及信息技術知識的掌握水平，同時提升人才的職業道德素養和責任意識；在培訓后進行考核，結合考核結果安排工作崗位和福利待遇，比如職位晉升等。

5 結語

事業單位檔案管理工作的開展對于單位的發展有積極意義，需要提高重視，強化落實。