新形勢下檔案管理工作存在的問題與對策

文/吉林省洮南市環境衛生管理中心 齊明儒

在社會經濟快速發展的新形勢下，檔案管理工作的模式也發生了變革，信息化和電子政務成為新形勢下檔案管理的主要發展趨勢。在檔案管理新舊模式碰撞下的檔案管理工作，依然存在一些問題，這些問題甚至嚴重影響著檔案管理工作的順利開展。所以，有必要深入分析新形勢下檔案管理的突出問題，結合實際情況提出有效的解決對策。

一、新形勢下檔案管理的重要性

檔案是社會組織及個人在政治、經濟、軍事、科學、技術、文化等領域參與活動的歷史記錄，是反映社會活動的真實依據。首先，環衛檔案作為城市環境保護體系的重要內容，能夠反映出一個城市的經濟發展水平、人們的生活水平及對檔案管理工作的重視程度。其次，環衛檔案管理水平也能夠反映城鎮居民素質水平，體現了城市居民整體素質。所以，環衛工作在一定程度上能夠反映城市的社會問題。環衛工作需要城市居民的自覺性。如果該城市居民普遍素質較高，則環衛工的工作質量也相對較高。所以，環衛檔案管理能夠增加城市經濟效益和社會效益，節約城市垃圾管理成本。最后，環衛檔案管理水平也能夠反映出城市整體管理水平。城市管理中提升居民生活水平是第一要務，而其中生活環境水平則是居民生活水平的重要部分。環衛檔案管理水平就能夠間接體現城市管理水平。在經濟全球化進程加快的新形勢下，城鎮化進程也逐步加快，這就對環衛檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。優化環衛檔案管理模式，使環衛管理工作與時俱進成為關系城市居民生活水平以及城市整體管理水平的重要途徑。

二、新形勢下環衛檔案管理的突出問題

環衛工作是城市環境保護的護盾，其檔案管理工作水平直接關系到城市整體發展水平。但近年來，雖然社會、經濟和人民素質普遍得到提升。但環衛檔案管理水平卻沒有完全得到創新。部分領導不重視檔案管理工作，檔案數據常常缺失等都是直接或間接導致檔案管理不能適應新形勢發展要求的重要因素。

（一）環衛檔案管理數據更新不及時。首先，部分城市管理人員對環衛檔案管理工作不夠重視，導致環衛檔案管理的領導體制和工作機制不健全。在管理工作中職責不明，就容易導致檔案管理缺乏規范化。其次，檔案管理在社會工作體系中地位并不高，檔案材料的收集和保存沒有得到重視，就容易導致檔案缺乏真實性、和標準性。檔案管理人員在對材料的管理中不能嚴格按照規章制度辦事，數據更新不及時，資料核對不準確等等，都容易導致信息失真，久而久之，環衛檔案管理工作已趨于形式化，檔案管理的價值大大降低。

（二）環衛檔案管理工作體系不健全。在城市管理當中，環衛檔案管理人員應具備一定的職業素質和專業能力。但在實際環衛檔案管理中，卻存在著一些專業水平不高，缺乏職業素質的管理人員。這些檔案管理人員并不能很好地適應社會、城市、時代的發展需求。具體表現在：首先，部分綜合素質低的檔案管理人員不能充分認識到環衛檔案管理的重要性，錯將環衛檔案管理歸納為普通材料管理，不認真對待信息的真實性和準確性，更無法有效適應現代辦公環境。其次，大部分檔案管理人員身兼數職，不能全身心投入到環衛檔案管理工作中，無法對環衛檔案進行整理歸檔。最后，雖然單位建立了規章制度，但制度的落實卻存在困難。具體表現為口號多、針對性少、實用性不強等。

（三）環衛檔案管理工作缺乏信息化。環衛工在城市建設和管理中一直處于較基礎層級，因此很多人認為環衛檔案管理實現信息化管理沒有必要。但近年來，很多城市都加大環衛檔案管理的信息化建設，這就給新形勢下的環衛檔案管理帶來了新的機遇。就目前來看，環衛檔案管理中的大部分工作仍不能做到信息化管理，部分搜索工作仍不能滿足數字化管理需求。所以，信息化在環衛檔案管理中仍需要進一步探索和實踐。大部分工作仍需要人工完成。所以，現階段的環衛檔案管理中查找和搜集信息仍不能實現數字化和信息化，不能滿足新形勢對檔案管理工作的快、準、精的要求。

（四）環衛檔案管理人員素質不統一。首先，環衛檔案管理需要資金、人才、技術、設備等大量投入。所以，很多人認為環衛檔案管理工作不能得到直接經濟效益，管理層也就容易忽視環衛檔案管理工作的設備、人才、技術等革新。這也是導致環衛檔案管理工作不能實現現代化進程的制約因素之一。其次，多數環衛單位檔案沒有專職檔案管理人員，很大一部分檔案管理人員沒有時間學習檔案專業管理技能。最后。相關領導也沒有安全布置學習檔案業務，導致檔案管理人員對檔案管理缺乏全面認識，業務不熟練，職業素質缺乏等現象較為普遍。所以，環衛檔案管理人員的綜合素質不能適應新形勢下對環衛檔案管理的需求。

三、提升環衛檔案管理效率的對策

（一）提升對環衛檔案管理重要性的認識。各級領導應加強對做好環衛檔案管理工作重要性的認識，切實落實對環衛檔案管理工作的改革措施。單位領導應定期聽取情況匯報，及時監督檢查環衛檔案管理工作的質量。研究解決檔案管理工作的突出情況。定期布置環衛檔案管理工作計劃，做好檔案管理工作安排、調查和監督工作。單位領導不定時對檔案管理情況進行調研，針對實際工作情況提出改善要求，確保檔案管理工作取得實質進展。

（二）健全環衛檔案管理的各項規章制度?！稒n案法》規定結合單位檔案管理實際情況，通過自下而上，多次征求意見，制定完善的檔案材料的收集、歸檔、整理、移交、保管、鑒定、利用、統計、銷毀等各項規章制度。所以，在環衛檔案管理單位應制定完善的歸檔制度，按照三下兩上的原則，建立針對性和操作性強的規章制度。首先由檔案管理領導小組確定方案，會議落實人員布置，然后建立歸檔制度由各個處室根據實際情況落實。檔案管理領導小組再根據課時提報情況對動員內容進行整改和研究。最后整改后的方案作為提報稿交給單位檔案管理領導小組，通過后才能夠以正式文件印發執行。通過嚴格的程序健全完善環衛檔案管理制度，為檔案管理工作提供保障。

（三）完善環衛檔案管理中的軟硬件設施。環衛檔案管理需要人才、技術、資金、設備等方面的投入。為了盡快實現信息化和數字化檔案管理。環衛處應加大資金投入，購置檔案數字化設備，融入外包所需經費。嚴格按照《檔案數字化外包安全管理規范》要求成立專門檔案數字化工作領導小組，并發布公告公開招標。其次，對數字化加工設備和數字化加工人員等進行安全保密的審核。同時對人員進行不定期考核，對相關設備進行定期檢查。確保檔案管理數字化的基本面貌，并在此基礎上提升檔案管理質量和效率，為檔案管理提供更加便捷、準確、快速的數字化和信息化管理服務。

（四）加強對環衛檔案管理人員的綜合培訓。加強對環衛檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員提供業務素質和操作技能等方面的培訓和考核。將環衛檔案管理知識植入單位年度業務培訓范疇，最后實現檔案管理知識的全覆蓋。通過不斷地培訓和考核加強檔案管理人員的綜合素質。在日常工作中應選拔責任心強、業務水平高、政治素質高的人員擔任檔案管理崗位。盡量保持環衛檔案管理人員的相對穩定。

四、結語

總之，隨著社會經濟、科技以及人民生活水平的普遍提升，人們對生活質量的要求逐漸提高。環衛工作為城市環境保護的重要護盾，其檔案管理工作也應得到重視。但現階段環衛檔案管理工作的管理體制、管理環境、管理人員和管理質量顯然不能滿足新形勢下對檔案管理的要求。所以，有必要健全檔案管理制度，提升領導人員對檔案管理的關注度，加強檔案管理人員的培訓和考核，完善檔案管理的硬軟件設施。從而盡快實現檔案管理的信息化和數字化管理，使檔案管理加快適應新形勢下檔案管理快、準、穩的要求。