新時代會計檔案管理優化研究

文/吉林省公主嶺市職業技能鑒定指導中心 溫娜

隨著時代的進步，事業單位的財會檔案管理上新的問題不斷涌現。充分把握財務會計檔案有利于單位對財務做出正確預判，也是激勵干部做好各方面工作的基礎。對于現如今財會檔案管理方面必然存在的薄弱環節，將在以下提出部分見解，并列出相應的對策。

一、會計財務檔案的定義

什么是會計檔案？會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據。通過會計檔案，可以檢查單位每項支出的具體內容與目的，進而判斷單位的工作是否遵守經濟規律、會計資料中是否存在弄虛作假的部分。會計檔案也可擬為國家對國民經濟的參考資料。

二、財務檔案管理的重要性

為什么單位要對財務檔案進行管理？現如今很多事業單位并不關注財務檔案管理方面。財務會計檔案管理理應是單位中工作的重點之一，但目前很多事業單位認為財會檔案管理部門形同虛設，甚至出現任用單位出納兼職財會管理人員的現象。會計檔案是對比單位經濟、分析責任狀況與經濟事故至關重要的憑證，是體現單位資金進出的重要證據。不斷參照會計檔案，單位才能在當前基礎上追求穩進的創新與改革；做準落實會計檔案，才能充分調動政工積極性；不斷完善會計檔案，才能及時發現單位現存的問題；定期整理會計檔案，才能總結一定時段內財務方面存在的弊端，并有所借鑒不再行“左”；及時銷毀超過管理期限的會計檔案，才能保持會計檔案的科學性與完整性。利用會計檔案提供的單位中經濟支出的史料，有助于各個部門對單位前景的預算，對財務計劃進行編寫。由此可見真實有序的財務檔案是上級決策的重要依據之一，是促進單位可持續發展的動力。萬事之根本在經濟——單位做事高效優質的關鍵盡在于此。

三、當前財務檔案管理方面存在的問題與對策

（一）單位財務檔案管理制定的不健全。我國對事業單位財會檔案管理方面的法律約束起草較晚，加之單位上層政工對檔案管理部門并不夠重視，新政工對于財會檔案部門的了解一知半解，老干部對檔案管理的意識又十分薄弱，群眾對檔案管理方面的了解不夠透徹，加之各個事業單位對財務檔案管理方面的宣傳不夠得當，使得檔案管理者多為會計兼職、財務檔案保密性不嚴、財務檔案擺放隨意……《會計法》第三十七條規定：“會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作?！敝挥袉挝惶岣邔ω攧諜n案管理的重視度，在思想上加大約束管理，才能做到檔案管理者行事上的嚴謹。單位應著手加強對財會管理部門的重視程度，抽派充足的人力資源對財會檔案進行整理與記錄，加強對《財務檔案保管制度》等會計基本守則的宣講，向政工普及財務檔案管理的重要性，進而加強大眾監督，建立健全財務管理制度與管理方式，大力著手對檔案管理部門在崗人員的培訓，才能為單位的改革創新提供充足的動力，為單位的穩進發展保駕護航。

（二）財務檔案難以長期保存使其大部分流失。對于會計檔案方面的考察，是橫貫檔案工作部門數年如一日的日常工作。各個單位經濟狀況變化十分頻繁，傳統紙質的財務檔案難以完整保存，電算化財務檔案容易出現消磁情況，檔案的永久性丟失使得單位歷史上的財務波動難以拿捏，繁多雜亂的檔案使工作人員查詢困難，會計檔案容易被惡意改動。沒有專門的部門進行檔案整理，很難把握住歷史的具體檔案，使新舊財務波動無法進行對比，耽誤了單位正常的工作。1.細化財會日常工作。每月定時將會計憑證裝訂成冊，并按憑證匯總日期確定裝訂乘冊的本數，摘取憑證內的金屬物。將年度會計賬簿及時整理成小冊，核對賬簿啟用表的使用頁數是否與個人賬戶相等，明確體現單位中支出與收入的偏重點，明確把握單位中各部門盈虧情況，將各部門收付款憑證做出詳細列表。2.對財會檔案進行嚴格分類。將各組織下達的標準性文件做出分類，將日常財務檔案貼出清晰標簽，并分別存放在檔案柜不同格層的相應位置。通常近三年的檔案需經常查閱，因此近年的檔案文件應存放在容易拿取的區域。檔案管理者同時應該對永久性文件進行妥善保管，在單位進行財務檔案對比與檔案考察之時快速準確地拿出相應檔案文件。3.對財務檔案進行妥善保存?，F如今計算機技術飛速發展，電算化檔案管理成為財會管理人員的“新寵”。時代的創新必然會帶來新的問題——雖然相比傳統的紙質檔案，電算化檔案具備方便，快捷，節省人力等眾多優點；但磁性介質很容易消磁，使得重要文件流失造成無法彌補的嚴重后果。保存在計算機中的文件易被黑客襲擊，造成保密檔案的泄露。因此檔案管理者應做到傳統創新一起抓，對重要檔案進行二次錄入，確保檔案的保密性與安全性。4.及時進行計算機系統與相關文件、軟件的升級。避免由于計算機系統出現問題而導致會計檔案的丟失，避免由于電算化管理系統與保存文件系統的不一致而導致電算化管理系統無法使用。及時做好文件的更新升級能提高工作效率，充分利用新時代科技帶來的便利。

（三）財會檔案方面的不真實性。財會檔案管理不周導致惡意分子對財會檔案進行篡改，危害了財會檔案的真實性。根據2015年的《會計檔案管理辦法》中第十二條：“紙質會計檔案移交時應保持原卷的封裝……單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收?！蹦敲淳托枰敃n案管理部門練就“火眼金睛”，努力辨別政工提交的財會檔案是否足夠真實。在上級政工要求會計人員私自管理檔案時應明確拒絕，在發現漏洞時嚴格剔除其中不真實成分，且需相應的單位經濟證據，合乎于國家的各項規定，不得行事偏激武斷?！掇k法》第十三條“單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞?！睍嫏n案本應為本單位使用，原則上不得外借，為防止單位的財會檔案被不法分子利用，管理部門應嚴格履行《辦法》中的規定，外部借閱時應手持單位的正式介紹信，經主管人員批準后方可進行借閱；會計管理人員應如期要回借出檔案，并對歸還后的檔案全面檢查后再進行注銷手續辦理與檔案歸位。竭力禁止政工私自在會計檔案中亂涂亂畫或進行標記，保證檔案的潔凈與完整，嚴格防止泄密?！掇k法》第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。各部門相互制約相互監督，分工明確提高工作效率，增強會計檔案真實性，使檔案記錄與立卷過程更加嚴謹透明。

四、完善財會部門的日常工作

1.注意會計檔案的保管期限，上檔部門應列表進行記錄，及時歸納會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數，做到記錄明確、工作利落、不出差錯。2.每月定時完成造冊工作，對永久性保存文件進行明確的記錄與妥善的保管。年終后如有需拆封整理的檔案，向財會部門匯報后再進行嚴密的拆封工作。3.嚴格履行銷毀手續，科學銷毀超過年限的檔案部分。4.做好會計檔案的保密工作。5.應不斷規范會計檔案整理，仔細進行檢查，在規范合理的檔案封面加蓋印章，增強立卷的科學性。6.掌握電算化技術，提高自身素質，提高工資效率，充分利用科技優勢，節省單位人力資源，促進單位創新發展。

五、結語

財務會計檔案是對單位經濟歷史的記錄。會計檔案在單位不斷創新改革的過程中無可替代的參考作用，在政工制定工作規劃的過程中發揮了至關重要的指向作用。在新時代，我們要克服以往工作中出現的不健全、易流失、不真實等弊端；做到細化會計日常工作、妥善保管會計檔案、嚴格遵守各項規則。維護財會檔案完整性，充分發揮財會檔案的重要作用，更好地適應經濟體制改革與社會主義發展的需要，使會計工作的不斷完善，穩進向前。