學生檔案管理工作研究

文/濟寧醫學院附屬醫院 吳偉麗

新時期對檔案管理工作有著新的要求，對學生檔案進行更好的管理，是各單位檔案工作人員面臨的新挑戰。隨著時代的變更，要想使檔案管理工作效率有效提高，首先要能夠明確檔案管理工作的意義何在，同時還要能夠樹立起更強的責任心，另外還要制定出更好的管理策略來做好檔案管理工作。

一、明確做好學生檔案管理工作的意義

要清楚對檔案管理的重要意義，首先要了解什么是檔案，以及對檔案管理的作用是什么？對檔案的最新定義是：“檔案是組織或者個人在以往社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！睓n案可以是由文字、圖表或者聲像等各種形式的材料轉化而來，其制作手段也是多種多樣，有刀刻、筆寫、復制、攝影、錄像等等，其本質屬性是歷史再現性，并具有知識性、政治性、文化性、信息性、價值性、社會性和教育性等特點。由此可見，檔案在人們的學習生活中具有一定的影響作用，在社會各個領域中，都存在且具有重要意義，能夠使人物或事物的歷史信息充分展現出來，因而對其進行系統化管理也是十分必要的。尤其是對學生檔案進行有效管理，對于促進學生就業、培養專業化人才等都具有現實意義。首先，對學生檔案進行管理可以閱史，也就是通過翻閱相關的歷史記錄，去查閱和學生相關的各種信息，了解學生在學習、行為道德等方面的綜合表現，對學生的大致情況有一個認知。學生檔案中的內容信息豐富，是因材施教的重要參考材料，通過檔案了解學生們的基本情況，可以幫助學生制定適合的發展方案，對其進行具有針對性的培養。在用人單位，對學生檔案中的各項信息進行全面了解，可以為其就業提供一個合理的方向，因而將學生檔案進行系統化管理，一方面能夠幫助學生找到更加適合的發展方向；另一方面也是幫助用人機構選擇合適人才。其次是可以維護學生相關利益，檔案在我們社會生活的方方面面都發揮著重要作用，尤其是對于學生而言，無論是讀書還是就職，都需要檔案存在，因為它關系到每個人的切身利益，所以對檔案進行系統化管理，收集并保存好它們，對學生和組織機構而言，都是十分有必要的。

二、樹立強烈的檔案管理工作責任心

檔案管理工作不是簡簡單單就可以做好的工作，它是一項專業技能很強的工作，需要檔案管理工作者具有極強的耐心和責任心。但是縱觀當代學生檔案的管理情況，其中還存在著不少問題，比如檔案管理人員的檔案意識薄弱，這就會直接導致對檔案管理的重視程度不足，久而久之，管理人員的責任心和耐心也會慢慢變弱，進而影響檔案工作水平的提升。此外，還缺乏科學的檔案管理標準，隨著社會的進步和時代的發展，學生檔案的內涵和外延不是一成不變的，而是時刻在變化的，在這種情況下，如果缺乏一套完整有效的管理標準，很容易造成檔案內容的混亂。另外，對學生檔案的管理過程中，由于管理者的粗心大意，常常出現丟失、破損和張冠李戴的情況。以上存在的種種問題，都從側面反映出檔案管理者對檔案管理工作的責任心缺失以及機構單位對學生檔案管理工作的重視度薄弱。

為了完善和優化檔案管理工作，檔案管理員要樹立強烈的責任心以及對工作的熱愛之心，對此，檔案工作者要能夠主動學習相應的職業技能，比如計算機能力、英語能力，以不斷增強自身職業技能，提高工作效率。同時，在平時的工作中，還要能夠對日常工作進行統一部署和計劃，對學生檔案文件的收集工作做到心中有數，保證相關資料在傳閱過程中不會遺失。還要制定出合理的分類方案，將學生檔案按照一定規律進行排放，以便在需要時方便找到。除此之外，檔案管理人員還要恪守管理員的職業道德，對平時的管理工作做到有措施、有成效、有計劃，以提高自身業務的熟練度，與此同時還要做好相關保密工作，保證學生檔案在管理過程中是安全有效的。

三、做好學生檔案管理工作的有效途徑

（一）堅持依法開展檔案管理工作。依照法律的規定進行各項工作是有效推進事業發展的必要前提，對于學生檔案的管理工作來說，依法進行更是其根本要求。無論是哪個機構或是個人單位，檔案管理部門都要讓大家明確，學生檔案工作的重要性和其使命所在。學生檔案就是人事檔案的前身，記載每個人學生時代的功過榮辱，是人生經歷的重要組成部分，參加工作后還會不斷產生新的人事檔案材料，需要不斷添加進去，檔案丟失后果很嚴重，檔案材料只有一份，很多珍貴的資料丟失就沒有了，也無法進行補救。在了解到學生檔案的重要性后，各單位的檔案管理人員更是要注重對學生檔案的管理策略。對不能按照法律規定完成好學生檔案管理的相關單位，要能夠制定出明確的懲罰措施。此外，政府部門以及相關單位還要提高法律宣傳意識，對法律規定的相關檔案管理措施，要使每個人做到心中有數，進而有效提高學生檔案管理工作的效率。

（二）加大對檔案室基礎設施的投資力度。隨著社會的發展和時代的進步，各學?；蛘邫C構單位的檔案室建設水平越發顯得參差不齊，有的學校單位重視學生檔案的存放，其基礎設施就會相應完善，有的學校單位對學生檔案的保護意識較為薄弱，其基礎設施就不夠齊全，可以看到很多存放學生檔案的柜子都是其他部門淘汰下來的，根本無法滿足對學生檔案進行全面保護的需要，基于此種情況，就需要各單位的檔案管理部門人員對檔案室的建設提出有效意見，同時向相關部門提出申請，要求對學生檔案室加以必要的資金投入。比如檔案裝具，要加強其自動化和智能化水平，空氣調節設備和漏水監測報警設備，要加強其檢測力度，保持它們的正常運轉，以保證檔案室內的溫度、濕度、空氣質量和報警系統等都處于一個安全狀態。

（三）將網絡技術與檔案管理工作相結合。隨著互聯網的發展，越來越多的領域應用到計算機技術，它為人們的生活帶來了極大的便利。在進行學生檔案管理工作時，將計算機技術應用其中，也能夠為管理工作注入新的活力和靈感，這樣不僅能夠提高學生檔案管理工作的效率，還可以有效改善檔案工作始終停留在手工收集、檢索等狀態，以便更加妥善地進行保存和查閱。對此，無論是學校還是機構單位，都要能夠有所作為，使學生檔案管理工作朝著電子化、信息化方向發展，使得學生檔案可以在最大限度上地被收集、利用和開發出來。

（四）強化檔案在應用方面的成效。對檔案進行管理的終極目標還是實際應用，所以在對學生檔案進行管理時，不但要尋找有效的管理措施，還要積極尋找更為實用的服務社會的新途徑，只有這樣，才能夠將檔案的實際價值最大限度上地發揮出來，才能使檔案管理工作變得更加有意義。在對學生檔案的管理應用中，主要是存檔備查，為了更好地進行查閱，可以把學生檔案中可以公開的部分傳到相應網站上，不論是學生、家長、教師還是用人單位，都可以快速便捷地進行查詢。

四、結語

總之，在對學生檔案進行管理的過程中，管理者要能夠從實際出發，積極制定出合理的管理方案，以便更好地提升對檔案的利用率。