EPC模式下項目檔案分階段驗收實施方法探究

在EPC模式下項目建設期間檔案管理工作的主體發生變化，總包方負責制定有關文件編制、審查、批準、發布、修改和程序，建立記錄制度并做好歸檔工作。EPC項目管理模式之下項目期間檔案管理主體發生變化，由業主單位轉變為總包單位；項目檔案質量控制體系層級加深，業主-總包-分包或更深層級；項目參建單位多、文檔內容多、范圍廣、數量大；工程項目周期長，在周期內檔案管理理論不斷演進，檔案管理能力需要不斷提升。

一、項目檔案分階段驗收分析確認

（一）文檔管控工作中各單位的責任與指導關系。EPC模式之下各參建單位之間需理順檔案管理的責任、明確檔案管理活動的指導關系。業主單位應發揮檔案業務總體把控的作用，業主單位制定的文檔管理制度應作為各參建單位文檔管理工作的依據性文件，各單位文檔管理程序可在業主單位程序的基礎上進行擴展，但不能發生沖突，若發生沖突則以業主單位管理程序為準。通過自上而下的指導關系，將業主單位的管理思路融入項目檔案全周期之中。

（二）預估文檔管理中可能存在的風險。業主單位是項目檔案最終使用方，需聯合參建單位對項目檔案管理可能存在的風險進行預估。預估的范圍應包括項目檔案形成、收集、整理、移交歸檔的全過程。如未中標投標文件的歸檔問題；設備制造監造計劃、方案等歸檔歸屬問題等。羅列潛在風險作為項目檔案管控、驗收活動中的重點關注項。

（三）依據風險評估，分階段驗收。建設項目由于周期長，人員調整頻繁，若風險積壓則整改困難。由此應依照風險點分析評估，采用項目文檔分階段驗收的方式，在各階段通過文檔驗收活動將問題提前暴露、及時整改，減少檔案最終驗收時的壓力。

二、分階段驗收多種方式的應用

（一）檔案驗收的多種方法。檔案分階段驗收的方式眾多，如內部監察、外部監察、同行評估、專項驗收、總體驗收等。文檔管理人員需能夠熟練應用這些驗收方法，可先易后難、逐步訓練并提高分階段驗收能力。

（二）多種驗收方法的組合應用。內部監察、外部監察針對性較強可以用于專項領域檔案驗收。同行評估、專項驗收、總體驗收涉及的領域則較多，能夠發現檔案收集的完整性，系統性方面不足之處。驗收活動中可以聯合應用不同的驗收手段，達到精準與全面并存的檔案檢查效果。

（三）對驗收方法達到的效果評估。分階段實行檔案驗收的目標是提早發現問題，提早解決問題，避免后續階段重復發生。因此需要對采用的驗收方法的成果進行評估。通過專家問題收集匯總，統計問題所在的領域、性質與總量，對比分析確認采用的驗收手段的合理性。

三、合理劃分階段驗收時間節點

（一）工程節點作為驗收階段劃分依據。檔案分階段驗收工作是體現工程項目階段性文檔收集整理的全貌。因此檔案分階段驗收時間點應依照工程項目進度節點來選取。

（二）依照檔案收集整理特性挑選項目節點。應選取項目中具有代表性節點：土建竣工節點、安裝竣工節點、調試完成節點、商運節點等。這些節點重點項目文檔收集具有針對性，檔案分階段驗收工作具有代表性。

（三）各階段之間預留足夠時間整改。檔案驗收工作的目標是發現并糾正檔案工作中的偏差。檔案管理部門應對驗收發現的問題進行整改達到國家與行業標準的要求，并形成經驗反饋避免同質問題發生。整改活動應考慮合理的整改周期（如設備制造文件的整改工作，需要設備制造廠家配合周期較長）。分階段驗收后檔案整改的預估周期可設置為9-12個月，以確保在下階段驗收之前需整改問題全部整改完畢。

（四）檔案最終驗收時間點安排。檔案最終驗收工作是上級部門對整個工程項目文檔工作的全面檢驗。檔案最終驗收是工程項目全面驗收工作完成條件之一。因此檔案最終驗收時間點選擇需考慮預留檔案最終驗收后問題整改時間。建議依照工程總體驗收時間點倒推6-9個月，作為檔案最終驗收時間節點。

四、階段驗收支持性材料的準備

（一）根據項目階段特點準備。檔案分階段驗收應針對不同階段準備驗收材料。如土建完工階段，應針對該階段準備施工文件、竣工文件、施工監理文件、質量記錄等。驗收支持性材料還應包括該階段的工作程序、文件傳遞清單、文檔審查記錄等能夠反映檔案管理活動過程的各種佐證材料。

（二）驗收支持材料準備。在檔案驗收工作中各參建方文檔管理的成果也作為檢驗項目之一。依照管理責任總包與分包方檔案工作日常記錄也應當作為備檢材料。各參建單位需負責保證項目階段中形成的檔案“四性”。例如各參建單位所形成的檔案編制檔案清單，與業主單位的檔案清單相互佐證與支持。作為被檢驗各方還應將項目階段期間形成的各項編研材料一并加以準備，體現檔案管理工作中的編研能力。

（三）評估驗收支持材料。實施檔案驗收之前需對驗收支持材料進行評估。首先，進行完整性評估，重點評估文檔控制工作記錄的完整性，例如日常文件的審批、移交、整改記錄等。其次，進行準確性評估，是否符合文檔控制流程無誤、簽署完整等。第三，進行系統性評估，是否進行了系統性整理，避免各單位之間文檔交叉不成體系、組織凌亂。第四，檢查各方材料是否在內容上有沖突矛盾，例如，各方匯報材料的數據是否更新等。

（四）配備專業技術人員現場答疑。檔案驗收實施中，需聯系各單位專業技術人員做好迎接驗收的準備，依照驗收支持材料回答專家的提問。在檔案驗收活動中，技術人員負責解答專家提出的技術內容提問，文檔管理人員負責對檔案整理組卷方法、組卷質量方面問題進行解答。專業技術人員與文檔管理人員之間相互配合順利完成各階段檔案驗收工作。

五、驗收后整改工作應方向正確切實可行

（一）驗收之后應形成整改清單并報備。在各階段檔案驗收結束之后，文檔管理部門應及時將專家提出的問題進行匯總。其中包括正式驗收意見、專家提問單、專家現場提問記錄。同時調卷數據應一并整理，作為需整改問題的佐證材料。文檔管理部門應對收集的問題匯總討論制定整改計劃。整改計劃應包括：整改范圍、整改完成時間、擬采用的整改方法。整改計劃編制完成后需向上級單位報備，以便上級單位對整改范圍、整改周期有所了解，并從行業法規政策的層面檢查整改方法是否與驗收意見有偏差，避免整改方法的偏離。

（二）評估整改方向與方式。整改工作進入實施階段，可組織整改工作專家評審會，請上級主管單位與專家參會，對整改工作的具體方法加以研討，吸收同行或跨行業的成熟經驗、良好方案。對于整改工作中實際操作的偏差之處，請上級主管單位形成指導性糾正意見，以此保證整改工作切實可行，能得到各方認可，避免二次整改。

（三）整改進程中二次溝通。整改工作需避免在工作推進中由于信息傳遞不準確，整改實踐操作發生變形，導致整改工作方向偏離。因此在每一項整改行動的起始階段，應做出整改樣板，請專家對整改樣板進行二次確認。得到認可之后，依照整改樣板繼續實施，則可確保整改工作質量。