淺談企業合同類檔案管理

本文中合同類檔案是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議本身及其在準備和執行過程中形成的具備查考保存價值的歷史記錄。在市場經濟中，對于以盈利為目的的企業來說，合同是其經營活動合法性的依據，更是其維護自身合法權益的有力證據，規范、系統的合同類檔案管理是企業可持續健康發展不可或缺的保障力量。

一、企業合同類檔案管理現狀

隨著經濟和科技的發展，我國檔案管理水平日益提升，特別是企業的檔案管理，越來越多地引進了專業檔案管理系統和檔案專業人員。但仍有部分企業只顧發展經濟，無暇顧及檔案工作，合同類檔案作為企業檔案工作中的重要部分，各企業的管理水平和管理模式也各不相同。

（一）信息化水平參差不齊。很多企業的檔案工作已經實現了數字化管理，可在線歸檔、在線利用，甚至有的企業已經實現了無紙化辦公，對文件從產生、辦理直至歸檔和保管、利用做到了全生命周期管控。但也有部分企業至今仍未實現檔案條目化管理，僅依靠傳統管理模式進行收集。合同類檔案作為企業檔案中的一部分，跟整個企業的檔案管理水平直接相關，管理水平高的企業已經實現了合同數字化管理和利用，有的甚至從擬制到簽訂都通過信息系統在線運行，然而，部分企業可能都還未對合同類檔案進行管理，基本都散存在業務經辦人員手中，這對企業維護自身權益有著很大的隱患。

（二）管理模式各不相同。企業規模、經營范圍的不同，其產生的合同種類和數量都會不同，這就使得企業合同的管理模式存在著差異，有的是集中管理，這樣便于利用；有的為了保證某一項目的檔案完整，將合同分散在與之相關的各個項目的檔案中，可以呈現該項目的完整性。

二、信息時代如何做好合同管理

在信息化水平參差不齊，集中和分散管理各有千秋的情況下，合同類檔案的管理工作應該如何開展？筆者認為需從以下幾方面著手：

（一）歸口管理。企業的合同和檔案工作都應具有相應的歸口管理部門。合同歸口管理部門統一制定合同從擬制到簽訂到執行的管理規范，設置具有一定規律的合同編號規則，從合同的產生到后期的執行、歸檔，合同編號固定不變，歸檔后檔案管理人員仍沿用合同編號進行整理。不論信息化水平的高低，有歸口管理部門從源頭上統一約束，后期管理工作會事半功倍。合同類檔案管理工作由企業檔案部門歸口管理，制定合同歸檔的制度和要求，并對業務部門的合同類檔案管理工作進行業務監督、指導。

（二）預立卷管理。受合同所涉及內容的影響，不同類型的合同簽訂周期不同，其經辦人員也因業務差異分散在各部門，如果由業務經辦人員自行歸檔，一方面，檔案人員不了解合同涉及的業務，不能確保合同及其附件內容的完整性；另一方面，檔案人員不清楚企業整體合同的情況，很難保證合同全部歸檔。而歸口管理部門不僅清楚合同所涉及的業務內容，對企業合同的整體情況也了如指掌。因此筆者建議由合同歸口管理部門進行預立卷管理，在第二年上半年完成上年度簽訂合同的移交歸檔工作。1.收集。合同歸口管理部門在收集的時候需要注意整個年度簽訂合同歸檔的完整，同時要嚴格檢查合同文本本身及其附件的完整，確保合同簽署（蓋章簽字、日期簽署等）完整、合同簽訂前準備過程文件及其簽署完整。執行周期較長的合同，在執行過程中產生的變更類文件也應一并歸入相應合同編號的檔案中，才能保證合同類檔案的完整性。2.整理。合同歸口管理部門在收集合同類檔案后按合同的編號從小到大排序，并對單個合同號中的文件按照主體在前、附件在后的原則進行排序、整理。每份合同的準備和辦理時間都各不相同，收集時只確定案卷號，件號暫定，待年度合同類統一移交歸檔后由檔案管理部門最后確定，這樣在后期利用中，不僅可以通過檔號查找，在批量借閱時還可以按照合同編號快速獲取。因涉及業務內容、金額的不同，每份合同的價值和有效期也不同，因此其保管期限也應有所差異。屬于企業主營業務且金額較大的合同類檔案應永久存放，非主營業務且金額不大的定期存放，金額大小根據企業運營規模自行確定。3.錄入。合同類檔案的錄入按照檔案著錄常規要求進行，但合同的多個責任者中可只錄入除企業自身外的其他單位，雙方都有合同編號的都需要錄入，日期為合同的生效日期。對于集中管理合同類檔案的企業，在錄入時還需要建立合同與其所涉及項目的檔案之間的關聯關系，才能既確保其項目檔案的完整性，又能快速查找利用。4.移交。合同歸口管理部門在每年上半年完成上一年度簽訂合同的移交，移交時按照檔案歸檔要求辦理交接手續，移交清單一式兩份，合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門各留存一份，移交后由檔案管理部門負責后期的保管和利用。

（三）信息化管理。近年來，檔案工作中重藏輕用的現象正在逐步改善，合同類檔案因其自身的特性，在各類檔案中利用頻率偏高。企業應借助信息化管理手段提升合同類檔案管理水平，提供便捷的利用方式，這樣不僅可以提高用戶工作效率，還可以促使用戶更好地支持合同類檔案前期的歸檔收集工作，從而進一步提升合同類檔案的管理水平。

三、結語

企業可根據自身管理模式確定合同類檔案的管理模式，但合同的歸口管理部門是必不可少的，只有從源頭上規范合同管理工作，才能為后續的檔案工作奠定基礎。合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門一起參與的預立卷管理模式，可確保合同類檔案的完整、規范，信息化管理手段可為用戶提供便捷、高效的利用途徑，為企業發展提供信息資源保障。