運用PDCA循環改進醫院人事檔案審核工作探究

人事檔案是高校、人事、組織、勞資等部門進行人事管理活動中形成，記錄和反映個人成長經歷和德才情況，受國家、組織認可的人事信息材料。醫院人事檔案包括登記表、職稱評審聘任表、考核表等多種形式的原始文字記錄，其真實地記錄和反映出醫院每一名醫護人員的學習工作經歷、專業技術水平、科研學術水平、獎懲情況等方面的歷史情況和現實表現，可以說醫院人事檔案是每一名醫護人員個人的成長印證。醫院人事檔案是醫院人事管理肌體的“DNA”，其主要作用在于：為醫院了解并考察專業技術人才提供重要依據，是醫院進行專業人才管理工作的基石，同時也是醫院人事管理中進行專業技術人才計劃開發的重要手段。因此，保證醫院人事檔案材料的真實與完整，對于醫院人力資源開發，提高人事管理水平都有重要作用。

過去，由于檔案管理的不健全，檔案管理專員的欠缺，檔案室設備條件的不完善，導致人事檔案存在檔案材料不完整、檔案材料分類不標準、檔案材料歸檔不及時、檔案材料中基本信息記載前后不一致等情況，這些情況不僅不利于人事檔案的長期保管，還影響了檔案材料信息提供的準確性。因此，開展人事檔案專項審核工作是新時期人事管理工作的要求。2006年2月中央組織部下發《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（組廳字〔2006〕15號），自此干部人事檔案審核專項工作在全國各級政府、企事業單位中廣泛開展。2014年9月福建省響應號召，研究制定《全省干部人事檔案專項審核工作方案》和《省管干部檔案專項審核工作細則》，于全省范圍開展干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案專項審核工作主要包含：首先，全面審核干部人事檔案，重點關注干部出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份等“三齡兩歷一身份”信息，以及獎懲情況、家庭主要成員等重要信息，尤其要注意檢查人事檔案材料是否完整齊全，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等。其次，對檔案材料中不齊全、檔案材料裝訂中不規范的情況嚴格依照檔案審核相關要求進行收集、補充、完善，確保干部人事檔案中材料完整和規范。最后，將干部人事檔案按照十類分類標準進行分類編號，裝訂成冊。

一、檔案審核工作中引入PDCA管理循環

醫院人事檔案專項審核工作是響應國家號召，針對醫院人事檔案管理的基礎性工作。新時期，醫院人事檔案專項審核工作應具有與時俱進的管理意識。PDCA管理循環亦稱為質量環或者戴明環，其是開展所有質量活動的科學方法。在檔案專項審核工作中合理、科學地運用PDCA管理循環，將醫院人事檔案專項審核看作一個PDCA管理循環，通過每一次的PDCA循環，階梯式上升，通過將在開展人事檔案專項審核中發現的問題解決并保留審核過程中取得的好的經驗，不斷改進，然后進入到下一個提升的PDCA循環，如此可以使得人事檔案專項審核工作變得更加科學化、條理化、系統化。

醫院人事檔案專項審核工作中引入PDCA管理循環是將其劃分為審核總體規劃、審核流程制定，檔案審核實施，分析審核中發現的問題及提出解決辦法，改善提高檔案審核工作四個部分，通過將四個部分有機結合構成醫院人事檔案專項審核工作的科學規范工作體系。

（一）P（計劃）。P計劃階段是指醫院人事檔案審核總體規劃、審核流程制定的計劃階段。醫院人事檔案審核的計劃階段包括了組建人事檔案審核小組的分管領導，小組成員組成，印制人事檔案審核過程中所需填寫的干部任免審批表、人事檔案專項審核工作表等各類表格，對參與檔案審核人員進行專項培訓，熟悉人事檔案分類、三齡兩歷一身份審核要求，最后在人事檔案審核工作開展前夕召開動員會，傳達工作相關的文件精神。

（二）D（實施）。D階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標之下進行具體的實施。根據醫院人事檔案中的原始記錄，通過初審、復審，交叉互審，核對人事檔案材料，認真填寫《干部人事檔案審核表》和《干部任免審批表》，保證審核結果真實可靠，準確翔實。同時通知員工對進行檔案專項審核后填寫的《干部任免審批表》進行個人信息核對，若對“三齡兩歷一身份”審核信息無異議的，讓員工在認定的干部任免審批表上簽字確認，并由初審人、復審人等相關人員簽字，加蓋公章，形成檔案專項審核“三齡兩歷一身份”的認定材料，裝入個人檔案留底；若對于“三齡兩歷一身份”認定結果存在異議的，根據相關人事檔案審核認定辦法進行相關調研、取證，并將最終調查結果和存在爭議等情況提交會議討論研究，做好會議記錄，最終將認定結果通知員工，讓其簽字歸檔，同時做好相關會議記錄的留檔備查工作。

（三）C（檢查）。C階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標之下，通過第二階段（D階段）的具體實施，落實檢查實施情況，將實施過程中發現的問題進行總結歸納，分析形成這些問題的原因。通過一段時間的開展，在醫院人事檔案“三齡兩歷一身份”審核認定工作開展中發現一些問題：1.檔案材料填寫內容不一致，格式不規范。在審核過程中發現部分人員填寫每份材料時不按規范填寫，出現材料信息不一致情況。例如，工作簡歷的填寫，前后時間點不同材料填寫各不一致，填寫時全憑記憶。2.檔案材料內容不完整不齊全。例如：有的檔案中缺少學籍材料，有的檔案缺少入黨檔案材料，有的檔案缺少工作證明材料。這些都會對進行人事干部“三齡兩歷一身份”認定工作造成一定困難。通過對現階段開展人事檔案專項審核工作中發現的問題分析，可以認為造成這些問題的成因很大一部分是因為：1.員工個人對檔案重要性認識存在不足。在填寫信息時態度不認真，不嚴肅，特別是年齡和學歷方面填寫隨意。2.早期對人事檔案管理重要性認識不足。一些個人學歷等重要檔案材料未及時歸入員工個人人事檔案，導致部分材料積壓，未能及時入檔。

（四）A（處置）。A階段是針對C階段發現的問題，采取積極主動的方式進行改進，并進行總結，并將相關的整改方案進行推廣。首先針對部分檔案材料缺失問題，在與員工核對“三齡兩歷一身份”信息材料時及時通知員工補齊檔案中缺失的部分。例如：學歷檔案材料應到原學校復印查找原始學籍檔案材料并復印蓋章；缺失的工作檔案材料應到原單位進行查找確認是否是當時未及時入檔還存放于原單位。其次，通過不斷跟員工講解檔案材料填寫的重要性、嚴肅性，讓員工能夠認真嚴肅填好干部履歷表，確保填寫內容真實準確，填寫符合填表規范，最后確認蓋章歸檔。同時，將檔案專項審核結果與員工人事檔案信息系統信息核對，進一步完善員工信息電子檔案的建立。

二、結語

醫院人事檔案審核工作的重要性是不言而喻的，其需要采取科學合理的管理方式，將好的方法運用到醫院人事檔案審核工作中能夠使事半功倍。在眾多的科學方法中，PDCA理論是十分值得探討與推廣的有效管理方法，它通過將醫院人事檔案審核工作看作一個循環提升的系統，將醫院人事檔案審核工作中發現的問題進行分析、解決，并不斷改善，使醫院人事檔案審核工作與時俱進，融入現代的管理方法，將醫院人事檔案審核工作朝向更科學、有效的方向不斷發展。