事業單位人事檔案的信息化管理

郭志欣

(公主嶺市河道堤防管理站，吉林 公主嶺 136100)

檔案管理是事業單位日常工作的關鍵組成部分，人事檔案記錄了人員的職位更新、發展經歷、獎懲情況、崗位晉升以及品德作風等內容，涉及人員的生活、學習、工作以及家庭等各個方面的情況，具有較高的保密性和隱私性，是事業單位選拔和聘用人才的重要依據。當前，我國部分事業單位在開展人事檔案管理過程中，依然沿用以往的陳舊方法，導致管理效率不高，存在管理漏洞，不利于事業單位的人才儲備及可持續發展，在人事檔案管理中引入信息技術可以提升檔案管理的效率和質量，對提升事業單位的檔案管理水平具有積極意義和重要價值。

1 人事檔案管理信息化建設的價值和意義

1.1 提升管理效率

人事檔案作為事業單位檔案管理工作的關鍵組成部分，其工作量較大、工作內容復雜，如果單純的依靠人工管理，難以提升管理效率和質量。加強信息化建設可以有效提升管理效率，將管理人員從繁重的工作中釋放出來，避免由于人工操作失誤而導致的管理漏洞。

1.2 利于檔案開發

人事檔案記錄了人員的詳盡信息，是事業單位選拔和聘用人才的重要依據，想要促進單位的穩定及可持續發展，需要對人事檔案進行深度開發。引入和應用信息技術可以對人事檔案進行全方位、多層次的利用和開發，滿足事業單位的使用需求，更好地對工作人員開展管理和評價。

1.3 提升信息化水平

當前，部分事業單位受到傳統思維和固化模式的影響，在開展人事檔案管理過程中依然沿用以往的陳舊手段，不符合“互聯網+”戰略和時代發展趨勢。引入和應用信息技術和互聯網技術，可以顯著提升檔案管理信息化水平，確保檔案管理質量，發揮信息技術的管理優勢。

1.4 便于檔案查詢

在人事檔案管理中引入和應用信息技術的目的是提升管理質量和效率，符合時代發展趨勢，可促使人事檔案實現數字化、信息化發展。加強檔案管理信息化建設可以將紙質檔案轉變為數字檔案，不僅可以便于檔案的儲存與管理，還能夠為使用者閱讀和查詢檔案提供便捷，保證檔案查詢的有效性、準確性及便利性，發揮檔案使用價值。

1.5 保證檔案完整

事業單位在開展人事檔案管理時，依然以紙質文件為主，需要固定的儲存室保存檔案，但是受到環境因素、意識觀念和人員能力的影響，紙質檔案容易出現昆蟲噬咬、霉化及氧化等問題，同時，加之人事檔案需要經常翻閱和使用，在頻繁使用中，也會對紙質檔案造成一定的傷害和影響，不利于檔案信息的完整性。

2 事業單位人事檔案信息化管理優化途徑

2.1 樹立信息化管理意識

人事檔案是事業單位檔案管理工作的關鍵組成部分，想要加速信息化管理進程，需要部門領導和管理人員樹立正確的信息化管理意識，給予信息化建設以高度重視。首先，事業單位要在內部加強信息化宣傳，促使廣大員工樹立正確的檔案意識和服務意識，更好地為信息化建設提供支撐，配合相關管理人員做好信息化建設工作。其次，單位領導需要給予信息化建設以高度重視，加大資金、人才以及物質資源的投入，購置信息化管理所需的硬件設備，包括打印機、復印機和計算機等，加速人事檔案信息化管理進程。最后，鼓勵管理人員在實際工作中積極應用信息技術開展各項工作，充分發揮信息技術的管理優勢。

2.2 加強檔案安全管理

信息技術具有較強的開放性，其雖然可以為人事檔案的檢索和提取提供便捷，但是也存在一定的網絡安全隱患，例如，黑客、木馬和病毒攻擊等，容易導致人事檔案丟失或損壞。因此，事業單位需要加強檔案安全管理，保證信息檔案的完整性、安全性。首先，根據人事檔案的機密程度進行資料定級，結合不同檔案的內容和保密程度制定保密等級，做好檔案安全管理工作。其次，對人事檔案資料庫進行加密管理，充分利用各種加密功能實現檔案資源的加密和分類保管，規范檔案的使用和保管制度，保證人跟檔案走，確保人事檔案的安全性、可靠性。最后，要求管理人員定期對計算機進行殺毒和木馬查殺，及時殺滅存在的病毒和木馬，充分發揮防火墻的作用，避免計算機網絡遭受黑客襲擊。

2.3 制定信息化管理制度

事業單位在開展人事檔案管理信息化建設時，需要結合自身具體情況制定信息化管理制度，并在管理中對制度進行動態的完善和調整，保證人事檔案管理趨于規范化、制度化。首先，事業單位在制定管理規范和制度過程中，需要根據管理的后端、中端和前端制定合理、可行的方案，尤其是針對檔案資源的收集、整理、歸檔、保管以及利用等程序制定針對性制度。其次，在檔案信息化管理中，管理人員要嚴格按照既定的制度和流程開展各項操作，對檔案信息按照標準進行歸類和鑒別，做好查閱調取工作。最后，人事檔案在每次調取查閱中要做到有人記錄、有人監督，通過建立查閱規范保證檔案資料的準確性、完整性、真實性。

2.4 提升管理人員的綜合素質

在人事檔案管理中應用信息技術可以顯著提升管理效率和質量，但同時也對管理人員的綜合素質、專業能力和職業素養提出了更為嚴格的要求。因此，事業單位要迎合時代發展和崗位特點，通過各種有效途徑提升管理人員的綜合素質，打造一支能力強、素質高、業務精的現代化管理隊伍。首先，人事檔案管理具有較強的專業性，事業單位要積極從高校和社會中吸納具有專業背景的人才，不斷充實、完善檔案管理隊伍，在內部構建良性競爭氛圍，優化管理隊伍的學歷結構、知識結構和專業能力。其次，事業單位要鼓勵管理人員利用業余時間學習信息技術和專業知識，不斷拓寬自己的知識面。同時，單位還要定期組織管理人員開展專業化培訓，培訓內容要涉及理論知識、專業技能及職業素養，通過培訓提升管理人員的綜合素質。最后，事業單位要制定科學的人員考核制度，對管理人員進行綜合考評，將考核結果與工薪績效掛鉤，調動管理人員的工作熱情和積極性。

3 結語

信息技術已在諸多領域獲得廣泛而深入的應用，并取得了顯著的應用效果。人事檔案作為事業單位檔案管理的重要內容，在管理中引入信息技術可以提升管理效率和質量，保證檔案資源的實用性、準確性、完整性，為事業單位的穩定及可持續發展提供人才基礎。