新時代事業單位檔案的管理模式分析

周齊 吉林省梨樹縣殯葬管理所

綜觀目前事業單位檔案管理工作，檔案管理方法和檔案管理內容均存在重大延遲，需要提高事業單位檔案管理的效率和水平，這在一定程度上影響了新時代的業務發展，單位改革發展。在此基礎上，明確提出了事業單位檔案管理改革的目標，有效滿足了時代發展趨勢和現行事業單位改革發展的要求，促進了事業單位創新管理?？焖偻瓿蓛灮⒊浞终瞎矙C構檔案管理資源，提高公共機構檔案管理的效率。

一、事業單位檔案信息化管理的重要性

它有助于提高設備的經濟性。在執法方面，工作范圍相對較廣，存在許多小問題，相關人員和事件等基本信息來源也在增加。繼續使用傳統的管理模式，不僅造成信息和數據的丟失，而且由于疏忽而增加了工作強度，不利于單位和用戶的和諧發展。因此，檔案信息管理使檔案信息的管理和存儲更加有條理和規范，有效地減少了檔案占用的空間，節省了資源，減少了工作量，總體而言，它在促進和確保該部門的經濟利益方面發揮了作用，文件信息管理有效地關聯單位管理活動的所有環節和部門，實現了信息資源的完整性和共享性，確保了信息可靠性和豐富性。辦公室工作人員根據部門或用戶的需要和基本信息進行在線操作，可以快速找到所需文件，節省時間和精力。

二、信息化管理存在的問題

我國事業單位管理工作始終忽視了事業單位的檔案管理工作，整體檔案管理制度和機制不健全，一方面檔案和數據的有效管理不足，系統參考降低了當前公共機構檔案管理的質量和服務效率。另一方面，檔案管理部門的人員評價機制還不完善，在記錄管理人員的評估過程中，與記錄管理沒有有效關系，由于檔案管理人員的薪酬和處罰機制不完善，檔案管理人員的積極性大大降低，分配記錄和管理公共機構的內部職能以及行使權力和責任是不利的。一些公共機構在文件管理人員的素質方面存在問題，并且缺乏將其工作定義為僅文件輸入和文件存儲的專業信息技能，對文件管理缺乏深入的了解，并且在管理文件時無法掌握信息。由于管理方式，檔案管理技術的相對缺乏，這些問題不利于檔案管理信息的應用和未來的發展。當前，在公共事業單位的信息檔案管理中，有必要使用相應的軟硬件設備作為支持，一些公共事業單位仍然處于許多情況下，在一定程度上影響著信息檔案的管理基礎，難以準確地實施檔案信息管理。

三、新時期優化事業單位檔案信息化管理的有效模式

各單位必須加強這項工作的重要性，并在對財務，物質和人力資源有準確而全面的了解的情況下提供絕對支持。同時，成立了專門的管理組織，將這項工作整合到部門的發展戰略中，在員工培訓和部門會議上強調了這一重要性，使員工可以建立對文件信息管理的認識。對外協調，借鑒國內外相關部門的經驗，將內外部結合起來，實現部門檔案信息業務的安全管理，提高網絡資源利用率。通過合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，開發和利用資源信息，安全共享信息資源。除了使用各種媒體終端作為載體提供所有服務外，還必須及時監視網絡環境的健康狀況，防止不良信息的傳播，從本機泄漏的信息，并加強資源信息的安全性。此外，從整體背景出發，結合競爭意識和服務共存性，發布特定的工作系統和文檔以標準化服務行為和構想，并將服務模型納入績效評估以進行綜合評估，從而為服務人員提供明確的激勵和限制。第三，該部門根據用戶需求和自身發展需求進行研發，并通過向社會團體，研究機構等購買軟件，通過構建具有各種用戶，高質量界面和完整功能的管理系統來滿足信息建設的需求，此外，我們會定期維護，更新和升級所使用的各種硬件和軟件功能，以增強文件系統的安全性和系統保護，不僅可以根據用戶的實際需求快速查詢必要的信息，還可以方便地進行設備的遠程控制和維修。加強管理團隊建設加強對歸檔工作的支持，加強員工培訓，擴大員工的外部溝通和學習平臺，并改變員工的觀念。此外，應從不同角度進行員工培訓。定期進行專業知識和技能培訓，以適應迅速更新的科學技術，并提高從業人員分析，判斷，練習和應對緊急情況的能力。同時，將對一批科技人員進行教育，建立安全體系，嚴格監督計算機披露的內容，以有效防止計算機入侵，確保信息資源的安全性，提高整個檔案團隊的管理水平。

應用信息技術來提高服務意識，在當前的公共機構檔案管理工作中，應向信息時代基層機構的發展提出新的檔案資源使用要求，徹底轉變被動管理理念，在信息技術的幫助下主動開展被動管理服，。應該將其切換為服務。檔案信息推送服務進一步增強了檔案管理人員的主動意識，使檔案管理人員能夠主動理解和分析各個部分的工作，進而優化文件資源。同時，建立了相關的檔案查詢平臺，通過對檔案資源查詢和借出的嚴格管理，促進了工作的順利開展，確保了機構檔案的實際運用效果。此外，為了提高對主動服務的認識，我們可以為檔案管理員提供適當的職業道德教育，以提高檔案管理員的責任感和主動服務，并優化檔案管理信息建設的有效性。

四、結束語

公共機構需要在整個過程中實施監督和評估機制，通過特定的審計部門對預算執行情況進行分析和反饋，并將其應用于下一年的預算編制工作。其次，公共機構還需要建立有效的人員激勵機制，績效考核指標的量化，對各部門和員工績效的公正評估，通過薪酬和懲罰計劃對員工的激勵，最后，該機構定期宣布內部資金的使用，接受外部社會媒體的監督，與公共機構進行廉政建設。