三級甲等醫院應用PDCA循環提升考勤管理的創新

薛梅 鄭晨 劉澤君 李璐璐

考勤管理是醫院管理職能中的重要環節，是醫院人力資源部門的核心工作之一，是考核評優、薪資績效、職稱晉升的重要依據，也是各崗位人力資源配置的基本依據之一。建立一套系統科學的考勤管理體系，既是醫院組織機構改革和定編定崗新形勢下的要求，也是醫院人事改革和分配制度改革的要求。PDCA循環法是一套科學的質量管理方法，是完善落實“事前有計劃、事中有監督、事后有總結和改進”的有力抓手。筆者所在的三級甲等醫院考勤管理曾存在諸多問題，如何把PDCA循環法應用在醫院考勤管理工作中，形成全新的考勤管理模式，對醫院的管理創新有重大意義。

一、醫院考勤管理

醫院考勤管理是醫院對員工出勤進行考察管理的一種管理制度，包括是否遲到早退，有無曠工請假等。包括排班管理、請假管理（帶薪年假管理）、加班申請管理、日出勤管理、月出勤報表匯總等等。醫院考勤管理具有特異性強、復雜性高等特點。以筆者所在的三級甲等綜合醫院為例，現有職工3900余人，不同崗位人員工作排班制度相差甚遠，彈性排班制度讓考勤管理很難做到單一化，醫院的工作特點決定了考勤管理的難度和復雜性。醫院在2017年以前一直延用傳統電子郵件報送、人工統計匯總的方式，科室設立專門考勤管理員（常由繼教秘書擔任），每月月初發送電子郵件至人力資源部郵箱，并提交主任簽字的紙質考勤報表。人力資源部考勤統計員再匯總電子郵箱內容，收集整理紙質報表。此模式耗時耗力，工作效率低，錯誤率高。

二、PDCA循環法

PDCA循環的含義是將質量管理分為四個階段，即計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、調整（Action）。在質量管理活動中，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決。PDCA循環是質量管理的重要依據，應用PDCA循環提升醫院考勤管理是做到事前有計劃、事中有監督、事后有總結和改進的重要支撐依據，具體見“表1”。

三、以PDCA循環法實施考勤管理計劃、考評及反饋

（一）醫院績效計劃的制訂（P階段）。筆者所在的三級甲等醫院共有3900多名員工，29個行政科室，18個醫技科室，42個臨床科室。從2016年7月起，筆者設計提綱用個人深入訪談的方法，調查全院69個科室的考勤員、部分科室負責人和院領導，就醫院考勤管理存在的問題進行訪談和征集意見，并將反饋意見進行歸類，具體來說，主要存在以下問題：1.統計周期長。醫院共有3900多名員工，29個行政科室，18個醫技科室，42個臨床科室。每個臨床科室醫療和護理單獨提報，然而護理病區較多，且醫療、護理各自報考勤，考勤統計需要從郵箱收集各個格式發來的考勤，進行粘貼匯總。因此對于考勤統計者來說費時、費力，統計周期長。且臨床科室工作較忙，考勤管理員常常出現“忘報”的情況，需要考勤統計員電話催促，反復催促，等待考勤員提報，考勤統計時間較長，大約在10天左右。2.錯誤率高。因為臨床科室中規培的醫生需要“轉科”，這樣剛入新科考勤員常常出現忘報、漏報，錯誤率高，返工比例高。在醫院，還有國內進修、出國進修、外出培訓、第一書記、對口支援等特殊情況，有時會錯報，且不易發現，甚至有些直到績效核算時才發現考勤出現錯誤，后續修改審批，大大降低工作效率。因為請假不規范等原因，常常是已經修完假后，再補報考勤，錯誤率高，反復修改，費時費力。3.權責不清晰。原先的考勤管理模式并沒有固定的考勤管理員，而是科室繼教秘書統一報考勤，而繼教秘書會定期更換，且沒有復審機制，因缺少明確的責權歸屬，考勤管理員有時丟三落四、反復修改。且沒有考勤隊伍的常態化建設，培訓不到位，權責不清晰，不利于形成高效的考勤管理。

總結成魚骨圖問題清晰可見：

為了解決上述問題，提高辦公效率，經醫院研究，決定運用PDCA循環，通過與研發公司合作，運用新型考勤管理系統。具體如下圖：

（二）醫院考勤管理改革實施（D階段）。1.通過與研發公司合作，運用新型考勤管理系統。（1）工欲善其事，必先利其器，醫院與研發公司合作，將考勤系統成功嵌入醫院原有OA系統，報考勤線上系統操作。以醫院原有的OA系統為依托，嵌入考勤管理系統，考勤管理員可以用單獨的賬號登錄系統，進行系統填報。這樣便明確了權責分屬。更加高效便捷，簡單易行。（2）科室人員全部羅列，批量調節。人力資源部會匯總各科室通知，考勤統計人員會提前將請假、規培、進修等人員的時間通過考勤系統后臺設置，考勤報送員只需要登錄賬號，簡單核對，修改有問題的考勤即可，直觀清晰，防止漏報。以工號為識別碼，杜絕重名的辨識難度。只需要簡單的操作，便可在考勤管理界面最上方選擇考勤類別，簡易明了，方便操作。（3）雙重審核機制?？记诠芾韱T在提報科室考勤后，考勤會自動輪轉到科室負責人界面，科室負責人可以查看考勤員報送的考勤，同時負責審核，實現了雙重審核模式，減少出錯率。提高效率。（4）考勤報表自動生成?？记趨R總人員可以通過導出系統內的考勤，查看考勤情況，并實現匯總。大大節省了人力成本，考勤管理人員僅需簡單操作便可提取各個科室和全員的日考勤報表、月考勤報表、年考勤報表、請假統計等等。（5）考勤到期自動提醒功能?？记趩T需在月初完成考勤提報工作，系統設置了自動提醒功能，綁定考勤員個人手機號，每月5號尚未提報考勤將會每日發送提醒短信，直至考勤成功提報。大大縮短了考勤提報的時間。2.加強考勤隊伍常態化建設，加強考勤員隊伍建設?？记诠芾硎怯绊懺u優晉級、績效薪資的重要因素，考勤員是考勤管理的重要督導者，更是“守門人”，因為考勤管理關系到職工的切身利益，定期對科室考勤管理員進行培訓，加強考勤隊伍建設，是考勤管理必不可缺的一環。（1）做好考勤員培訓工作。每半年一次定期培訓，將系統新開發的功能傳授給考勤員，建立考勤員共享群，以微信或qq群的形式分享電子版的考勤管理流程。并安排專人解答考勤員的問題。（2）做好科室考勤銜接工作。對科室新更換的考勤管理員，確保新舊管理員的“傳幫帶”，并安排專人聯系新考勤員，對其解惑答疑，使科室工作有條不紊地進行。3.規范落實請假制度。（1）在行政部門和參會考勤推行指紋考勤制度。行政部門員工和部分參照行政科室管理的部門上下班有固定時間，為提高考勤管理效率，進行指紋考勤管理。由于臨床科室排班復雜，且有彈性排班制度，暫時不適合進行指紋考勤。在行政后勤和會議時實行指紋考勤管理，既杜絕遲到早退等拖沓，又可以提高考勤管理效率，更好地服務于臨床科室。（2）規范請假方式，杜絕口頭請假。以前的請假方式不夠規范，常常存在已經修完假再進行補假的情況，請假登記滯后，錯誤率高，反復修改。針對以上問題，醫院要規范事前請假制度，杜絕口頭請假，加強考勤管理。（3）參會提前審批。由于以往管理，外出學習參會往往只有與會文件就可出發，不必提前審批，往往造成科室考勤員也不知道參會人員外出參會。先在網上進行參會審批，經分管領導批準后，流轉至考勤員處，方可打印審批單，用于外出回來報銷使用。規范了報銷流程的同時，也提高了考勤的準確率。

（三）醫院考勤考核與評價（C階段）。自2017年在考勤管理中采用PDCA循環法一年多來，考勤信息上報建立起一套全新的管理數據庫，避免了人工統計過程中的差錯，又可快速提取各種數據，分析各種報表。借此可準確快速地提取出休假匯總、考勤明細匯總、崗位編制匯總等?？记诮y計時長大大減少，從15天的匯總時間減少到5天左右，考勤效率得到極大提高，節約了時間成本和人力成本。筆者通過列表訪談，對科室考勤員、人力資源部門考勤管理員及科主任進行訪談，90%以上的受訪者表示滿意，表示提高了工作效率，方便了工作，實現了考勤管理的精細化。

（四）考評結果的應用與反饋（A階段）?？记诠芾淼母母飯F隊按照PDCA循環通過對考勤管理工作的回首，不斷總結經驗、找出不足，將好的標準和流程標準化;將未解決的問題或未實現的工作轉入下一個PDCA循環來解決。不斷聽取考勤管理員和考勤管理人員及科室主任的意見建議，匯總遺留問題;借鑒先進醫院的先進考勤管理經驗，結合院情進行試點并逐步推廣。

四、PDCA模式在醫院考勤管理中運用的總結與思考

PDCA循環不是運行一次就結束，而是周而復始進行的，全面質量管理活動的運轉，離不開管理循環的轉動，因此，對于考勤管理來說，引進新的考勤管理模式解決了一些問題，在一定程度上大大提高了考勤管理的效率，但并非一蹴而就，達到預期效果的，納入成為標準保留下來，仍存在一些問題，我們要繼續總結經驗，學習先進的管理技術，不斷前進，不斷提高。

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