建設工程檔案管理的重要性及規范化探討

陳愛華

摘 要：現今社會中，經濟發展迅速，各行業的數據信息數量增多，檔案管理工作面臨著新的、更高的要求，需要在管理工作中注入更多的精力，特別是建筑工程，在工程項目實施中，工程檔案是以相對靜態的方式呈現，而在具體管理中，又是相對動態的存在，開展工程檔案管理旨在建立系統化的工程檔案，保證管理工作的科學開展。為此本文以石油化工工程項目的檔案為例，對檔案管理的重要性以及規范化策略進行分析。

關鍵詞：石油化工;工程項目;檔案管理;重要性;規范化

在石油化工工程項目建設中，檔案管理工作的落實情況將對工程建設的質量產生影響，并關系到施工、建設企業的切身利益。同時工程檔案也在真實的記錄整個工程建設的具體情況，完整、準確的文件內容對于今后從項目的竣工驗收、審計以及維護改建等有重要的參考價值。所以，作為工程項目檔案管理的相關人員必須要認識到自身責任的重大，能夠對檔案信息嚴格審查，保證檔案信息的真實、客觀、合法，為檔案管理以及工程項目建設的順利推進奠定良好的前提。

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

石油化工工程項目的檔案資料都是在具體的建設中形成的，并通過文字、錄像、圖片以及聲音等方式進行記錄和保存，其具有重要的價值和意義。但隨著工程項目數量的增加，有價值的工程資料也逐漸增多。如工程建設前期的資料有項目計劃書、上級批準文件、勘察文件、招投標文件以及項目設計施工圖、合同等[1];在施工過程中有施工材料、質量監督和竣工驗收的材料;在竣工后會驗收資料、竣工的圖紙以及相關結算內容等。這些檔案資料對整個工程項目的內容進行全面的記錄，是最為真實的文獻資料，其對于工程質量的保障和今后的維護起到十分重要的作用。

就目前而言，我國每個行業的檔案管理工作都是有其自身的社會屬性的，同時已經形成了國家相關部門的重要管理制度。不管是個人、是企業，規范化管理工作中的核心資料是至關重要的，才能夠體現出檔案管理的社會價值。而作為工作人員，必須要認識到檔案管理工作社會價值的重要性。

2 石油化工工程項目檔案管理的規范化策略

2.1 明確檔案管理的依據

結合建設工程檔案的具體特點，我國相關部門針對檔案的收集、整理、歸檔等提出了相關要求，也制定了法律法規。如《建設項目檔案管理規范》、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》、《建設項目檔案監督指導工作指南》等[2]。XXX石油化工企業對這些規范性的文件和標準化的版本進行解讀，依據自身工程項目的施工情況對檔案管理進行落實，并制定了《工程檔案管理業務規范》，同時對檔案信息進行分類，明確保管期限和檔號分類方法，極大的提高了檔案管理的規范化水平。

2.2 實現管理體制與工作程序的規范化

在石油化工工程項目施工中，要依據集中領導、分級管理負責的管理體制開展項目檔案管理工作，也就是說要做好以下幾個方面的工作內容。第一，要對檔案管理體系進行完善，使其更加規范化。石油化工項目檔案管理需要發揮檔案管理網絡優化，實現集中統一的領導，利用網絡化的分級和扁平化管理實現綜合化的管理。近些年來，檔案管理組織結構得到了一定的調整，檔案管理也實現了網絡化的層次劃分，包括管理小組、檢查小組、督導小組以及檔案管理人員

等[3]，要對不同小組的責任義務進行明確劃分，并將其與小組人員的績效考核相結合。第二，優化和規范監理單位的檔案管理體系。在工程項目建設中，由監理總工程師開展整體監控工作，同時還包括不同專業領域的工程監理，如土建、設備、安裝以及電氣儀表等。在綜合巡視、旁站等監督工作中形成全面化的監理資料。第三，完善和規范施工單位的檔案管理體系。為保證收集到的檔案資料是完整、真實、準確的，需要在施工單位中建立專業化、系統化的機構部門。XXX石油化工企業在內部設立財務部、工程部、物資部、計劃部、技術質量部以及檔案室[4]，對企業施工資料進行全面收集整理，在上述部門的努力下，XXX石油化工企業的工程項目信息質量得到了很好的維護，檔案資料的客觀、準確性也得到了保證。

2.3 科學組織協調檔案管理工作的開展

通常而言，石油化工項目的建設企業中都設立了檔案管理部門，旨在科學的管理和運用工程項目建設中涉及的相關資料，同時給予利用運用的專業化指導，科學協調工程各方面的實施，也為今后的工程監督、維護等提供可靠地依據。所以作為工程項目相關資料的管理人員，要積極參與工程項目的例會，科學處理檔案管理中遇到的問題。同時細致監督管理檔案的狀態，定期組織人員檢查施工單位的實施情況。此外，高效利用現代化的信息技術手段，檔案管理人員要強化自身的網絡學習能力進行自主學習，或者組織培訓班開展具體的學習（如圖1），提高工作人員技術水平，使其掌握更多的法律法規以及規章制度，保證檔案資料能夠得到科學的整理與歸檔，提高工作效率。

2.4 科學控制項目合同與最終結算

作為工程建設單位，在簽訂施工協議和相關合同時，需要科學的收集整理相關的文檔資料，并明確移交和變更等要求。在辦理最終結算時，由檔案管理部門簽字確認，然后再進行之后的付款工作。

2.5 認真貫徹落實規范措施

作為建設單位要建立資料考核小組，其中包括單位內部的檔案管理部門、參與建設的企業以及職能部門，旨在定期收集、整理相關文件資料，并保證在此過程中相關責任的落實，使工程項目的質量管理效果得到提升。同時，要積極開展考核與檢查工作，依據考查結果和相關責任制度明確工作人員的獎懲情況。

3 結束語

總而言之，在石油化工項目建設中，檔案管理是十分重要的工作內容，科學的檔案管理能夠為工程項目的施工、運行、檢測以及維護等提供科學的依據和參考，是石油化工項目建設中至關重要的內容。為此在工程建設中，必須要強化檔案管理的重視程度，明確建設工程檔案管理的重要性，并提出規范化的策略推進檔案工作，加強部門間的聯系溝通，保證檔案資料的真實和完整性，為工程項目建設順利實施提供指導。

參考文獻

[1]崔英迪.建設工程檔案管理的重要性及其規范化[J].居舍，2019（25）：158.

[2]田浩.建設工程檔案管理的重要性及其規范化探析[J].城建檔案，2019（07）：50-51.

[3]姜敏.建設工程檔案管理的重要性及其規范化[J].企業改革與管理，2019（07）：45-46.

[4]張謙.石油化工領域工程公司總承包項目檔案管理信息平臺規劃淺析[J].陜西檔案，2015（01）：36-37.