企業檔案管理工作面臨的問題與措施

李娜

摘 要：本文圍繞企業檔案管理工作面臨的問題與措施為課題進行闡述，分別提出相關工作人員綜合素質不高，缺乏完整的檔案管理體系，缺乏良好的檔案信息保管平臺等問題。針對這些問題也對應的對建設與完善檔案管理機制，建設與強化現代化信息管理平臺等措施展開了討論。旨意在于有效解決當前存在企業中有關檔案管理方面的不足之處，使用現代化先進手段提升企業檔案管理效率，為企業其他工作的開展創設良好的前提基礎，也為相關研究提供一定的數據參考。

關鍵詞：企業;檔案管理;綜合素質;信息管理平臺

現階段，我國各種各樣的企業不斷崛起，經濟市場上信息瞬息萬變，很多企業只有不斷創新與轉型才能在這種競爭壓力大的形勢下占據一席之地，所以，做好檔案管理工作是非常必要的。相關工作人員應該不斷改進與完善檔案管理工作，給予該項工作高度重視，提出更具有實效性的檔案管理針對性對策，結合企業自身優勢與需求，提出檔案管理方式改進意見，進而形成具有一定科學性、現代性、高效性的檔案管理模式。全面解決當前企業在檔案管理方面遇到的問題，促使當前管理工作發揮應有的作用，能夠更順利的保障企業在市場上穩定發展。

1 檔案管理工作面臨的問題

1.1 相關工作人員綜合素質不高

根據對檔案管理工作進行的全面分析可知，該項工作具有一定的復雜性、乏味性，在實際運作的過程中有一定的難度，需要很多專業性強的工作人員投放十分的時間與耐心才能更順利的完成。但是我國大多數企業都不會在該項工作上投入過度的資金與關注，導致企業無論是在檔案管理專業人員的任用上還是管理上都存在很多漏洞[1]。其一，檔案管理工作人員素質不高，也就是尚未具備良好的理論知識與實踐技能，并且尚未形成正確的檔案管理意識，無法積極展開自身有關檔案管理方面的學習，一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。其二，企業內部尚未成立相對的檔案管理監管機制與激勵制度，相關工作人員無法承擔強化該項工作效率的重任。

1.2 缺乏完整的檔案管理體系

隨著現代化信息技術的發展，成立檔案管理信息化管理平臺已經成為該項工作發展的重要環節，但是我國大多數企業尚未具備充分的硬件與設施。依舊延用傳統的人工計算與記錄的管理方式，直接影響信息的更新速度，經常出現漏記、記錯等工作失誤，進而無法保證企業檔案信息的真實性與實質性[2]。不僅如此，紙質檔案在保管上存在一定的難度，占據大量的人力與物力資源不說，也浪費工作人員的時間，在保管過程中一旦其中一個環節出現錯誤，就會導致后續一系列問題的出現，最終可能會影響企業的經濟效益。另外，很多企業缺少具有權威性的規章制度，很多信息處理流程與細節無法透明化，導致工作人員可能會出現投機取巧的現象，一些不規矩的行為相繼出現，進而為日后檔案信息的統計與整理增加難度，最終影響企業各個部門業務的開展。

1.3 缺乏良好的檔案信息保管平臺

大多數企業都會忽視檔案保管工作，從而導致企業的檔案保管環境不良，檔案信息保管室空間狹小，室內空氣潮濕，保管系統雜亂無章，導致很多檔案信息都無法實現長期性管理。很多檔案室缺少必要的管理設備，現代化信息保管設備與空間更是不足，缺乏現代化先進形管理條件，甚至很多企業內部從不設立專門的檔案保管辦公室。以上種種不良現象的存在不僅大大降低檔案管理質量，而且大大縮短了檔案保管時間，嚴重影響檔案信息的可持續性使用，在企業其他工作開展時無法保證所提供信息的準確性，最終企業可能會錯失一些市場發展時機，影響企業的良性發展[3]。

2 強化企業檔案管理工作的措施

2.1 提升檔案管理工作者的綜合素質

隨著時代的發展，企業檔案管理工作也發生了不斷的改變與完善，傳統檔案管理模式與理論知識不能符合當代現代性的檔案管理需求。所以，企業內部使用正當的方式不斷優化企業檔案管理過程，強化相關工作者的綜合素質是最重要的手段。首先，企業應該為相關工作人員提供一定的學習機會與平臺，定期展開培訓工作，促使提升工作者的理論知識與實踐技能。其次，展開多媒體技術的培訓，保障工作人員能夠在現代化信息技術的催動下，利用電子計算機技術與網絡信息技術高校完成檔案管理工作[4]。再次，促使全體員工形成正確的終身學習思想，保證員工無論在什么時間都能不被時代淘汰，跟隨時代的步伐進行該項工作的整改。最后，建立對應的監管考核以及激勵機制，比如對一些在此工作上付出較多的工作者給予獎勵，對工作失誤者進行一定的懲罰等，為此有效帶動工作人員的積極性，改正人員在工作上的壞習慣。

2.2 建設與完善檔案管理機制

具有實效性的檔案管理機制對于提升企業檔案管理水平起到絕對性作用。簡言之，要想建設與完善優質的檔案管理機制，應該做好以下兩方面的工作，一方面做好對應的檔案信息接收、記錄、歸檔、整理等工作，全面分析檔案管理工作的實際需求，在舊檔案管理機制的基礎上提出改進意見，進一步保障檔案管理機制的完整性。另一方面，緊跟現代化檔案管理潮流，建設電子檔案與紙質檔案管理一體化的管理模式，將現代化先進檔案管理技術作為參考，對檔案管理機制進行科學化整改。

2.3 建設與強化現代化信息管理平臺

現代化信息管理模式是檔案管理實現高效管理的必要手段，由于現代化多媒體技術在各個行業中的廣泛運用，越來越多傳統檔案管理模式已經被電子化檔案管理模式所取代。這樣一來不僅在時間與空間上加大了檔案信息的儲存程度，而且也相對增加了檔案管理儲存速度，有效節省了相關工作人員的時間[5]。在這種便利條件的支持下，越來越多企業為其內部各個部門都設置的不同現代化設備，當然一些企業檔案管理也已經實現了信息化管理。檔案信息管理通過這種方式取得了良好工作效果之后，其他工作也競相相仿，逐步也都收獲了一定利益。對企業內部來說實現了高質量、高速度、高智能的管理，對企業外部來說，通過這種方式能為用戶提供更便利、更優質的服務，有效增加企業在民主心理的口碑，同時收獲了更多經濟效益，在市場上能夠鞏固自身實力。

3 結束語

綜上所述，檔案信息管理工作是企業相關管理部門必須引起重視的工作，只有做好該項工作才能保證后續工作順利展開。不斷提升員工的綜合素質，建設并完善檔案信息管理機制，為檔案信息有效保存提供良好的平臺等手段都能有效提升該工作效率。在實施以上措施的過程中，工作人員應該結合企業內部的實際情況與需要，對應的做出調整，使一些工作的開展更能適應企業的發展方向，為企業日后開拓更廣闊的市場提供數據支持。

參考文獻

[1]馮睿.分析國有企業檔案管理工作存在的問題與對策[J].各界，2019（2）.

[2]于雪.企業職工檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2019（14）.

[3]何靜.技工類院校檔案管理存在的問題及改善措施[J].學園，2018（5）.

[4]熊苗苗.檔案管理過程中的主要問題及對策措施[J].辦公室業務，2018（17）.

[5]孫煦.我國事業單位檔案管理的現狀及改善措施[J].今日財富：中國知識產權，2018，000（004）：P.165-165.