如何做好重大工程項目檔案的全過程管理

王娜

摘 要：為了確保重大工程的順利實施，工作人員應當加強項目檔案的管理工作。為此，本文從重大工程項目檔案的預立卷、形成積累、整理歸檔三個階段作為出發點，提出工作人員應當樹立“前端控制”理念、加強信息管理技術的應用、做好宣傳工作、強化跟蹤能力，以此進行規范化的檔案管理工作。

關鍵詞：重大工程;檔案管理;項目全過程

檔案是人們在生活中留下的具有一定價值的歷史記錄，這些記錄可以為其他人提供一定的參考作用，因此，在我國很多重大項目實施時，工作人員都會做好項目檔案的管理工作。工作人員應當妥善管理項目實施過程中產生的圖像、文本、語音等檔案信息，做好全過程的檔案管理工作。

1 重大工程項目檔案的預立卷階段

1.1 明確檔案管理范圍

重大工程項目在實施的過程中會涉及很多方面，如，土建項目、基礎設施布置、設備的安裝、電力系統的安裝、項目監理、招募投標、裝飾與裝修等。這些工作的開展都需要有檔案的支持，因此，在項目檔案管理的工作中，工作人員在預立卷階段就應當明確檔案管理的具體范圍。例如，2019年9月，四川省成都市開展了500kV山桃四回線路遷改工程的建設工作，為了保證工程可以快速高效的運行，工作人員將工程涉及的施工手續、土地證明、立項手續、工人情況、建設合約以及各種簽約審批手續進行整理，將其按照圖紙、圖表、文字、照片的特點進行全面且細致的分類，保證工作人員在需要時可以第一時間找到，極大節省了工程的施工時間，提高了施工的效率。

1.2 樹立“前端控制”理念

工作人員在開展檔案管理工作時，應當具備良好的“前端控制”思想，這樣才能提升其在檔案管理工作中的參與能力。工作人員要將“前端控制”理念落實在工程檔案的管理工作之中，檔案部門應當參加工程的合同評審、開工檔案交底會、項目工程驗收、基礎設備的開箱驗收等工作，同時根據項目進度來同步檔案材料的積累工作，以此保證工作具有前瞻性。這種前瞻性是工程檔案預立卷工作中的重要組成部分，是領導重視項目檔案管理的表現，可以確保項目檔案的完整性、準確性以及系統性。例如，2018年的“百縣千鄉萬村”產業融合發展建設工作在開展之前，管理者為了保證項目實施的規范化，要求工程的項目部在開工之后一個月的時間之內到檔案室填寫《建設工程的項目檔案管理情況登記表》，工作人員會對項目的實際情況、工程計劃與進度、材料使用情況、資金使用情況等在每季度結束時進行統計，并將結果及時上報到企業的檔案室。同時，檔案管理的工作人員會經常參與項目工程的竣工驗收工作中，對不符合規定的工程提出正確的整改意見，保證工程的質量。

2 重大工程項目檔案的形成積累階段

2.1 加強信息管理技術的應用

隨著信息化時代的到來，如果檔案管理部門的信息化建設工作存在不足，就很難滿足項目工程建設的需求。尤其是在重大項目工程中，涉及的方面尤其繁多，簡單的檔案管理根本無法滿足工作人員的需求，同時，部分企業雖然已經大規模的引入電腦、計算機、打印機等電子設備，但是其使用的方法仍然受到“重藏輕用”思想的影響，沒有充分發揮電子設備的作用，所以，企業應當加大投資，在項目管理工作中引入先進的信息管理技術，以此提高工作人員的工作效率。例如，在2019年川藏鐵路及沿邊鐵路的工程建設工作中，檔案管理人員就應用了先進的檔案信息管理系統，這個系統名為里諾檔案管理軟件，具有功能強大、通用性極強、操作簡單等特點，普通用戶不用經過培訓也可以快速掌握其操作方法，同時，軟件支持外部EXCEL表來導入各種數據，也能夠方便的導出為Excel、Word等數據格式，工作人員通過使用這種檔案信息管理系統，提升了工作速度，方便檔案的儲存、搜索以及積累[1]。

2.2 加大宣傳，提高意識

檔案管理工作的順利進行離不開各種各樣工作人員的幫助，這些工作人員是檔案的收錄者、形成者以及管理者。因此，為了提升檔案的管理水平，保證檔案管理工作的有序開展，工作人員應當加大宣傳力度，提高工作人員的責任意識。管理人員應當劃分出工程各個環節的項目負責人，給這些負責人分配相應的職責與權限，同時將檔案材料的收集、積累、整理等方面的工作交給工程建設的項目負責人，使建設項目的檔案管理工作可以與工程項目建設工作同步進行，將檔案管理工作貫徹落實在項目建設的每一個時期，保證實現“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”的目標，真正做到全過程管理。同時，檔案管理人員要經常對工作人員進行宣傳教育，以提高工作人員的重視程度。例如，2019年北京新機場的建設工作中，檔案管理人員就格外重視對工作人員的宣傳教育工作，要求他們重視工程管理、項目監理、施工人員等方面的檔案收集工作，要求他們除了要學習檔案資料收集與整理這些日常檔案知識外，還要學習檔案管理的相關法律法規知識，保證檔案的機密性，避免出現工程已經運行卻未進行竣工驗收、竣工后資料不完整、檔案信息不準確等情況，保證工程可以順利竣工并投入使用。

3 重大工程項目檔案的整理歸檔階段

3.1 檔案整理規范化

檔案整理工作應當保證規范化、制度化與科學化，為了保證項目檔案的準確性與有效性，工作人員應當按照相關的法律法規來設定工程實施前、中、后期的檔案管理標準，以此明確各個參與者部門的責任，同時，工作人員要統一資料的編制要求、收集方法與管理細則，做好檔案的整理歸檔工作，并設立監督部門進行監督，保證檔案的準確性。例如，在2019年南水北調東中線的后續工程建設工作中，管理人員為了保證工程的質量，頒布了《建設項目檔案的驗收辦法》以及《建設項目管理規定》等相關規章制度，同時成立專業的監督部門，由監督人員來負責項目檔案的移交、整理以及歸檔工作，找出工作中存在的問題，并提出整改意見，保證檔案整理工作的規范化[2]。

3.2 強化跟蹤能力，加大檔案管理考核力度

檔案管理人員應當做到工程建設的全過程參與，對涉及的檔案信息進行跟蹤，并對其進行嚴格的審查與考核，從而解決“檔案資料不完整、不準確、不規范、不統一”的問題。工作人員要做好工程項目竣工之后的驗收工作，對檔案資料進一步的核實，確定符合實際情況之后再歸檔，工作人員應當落實項目竣工編制工作中的工程立項開工、竣工檔案收集、檔案信息同步、施工過程細則、工程合同等檔案信息的考核工作，從根源上保證檔案質量。例如，2019年西江大藤峽流域控制性樞紐工程建設工作中，管理者劃分了組織架構，確定了檔案管理部門，并設立專門的檔案管理領導班子，確定了各個部門的檔案管理體系，并將檔案管理人員集中在同一個QQ群和微信群中，保持信息的暢通，便于消息的傳遞。工作人員還應當細化檔案管理人員的職責，確定文件收集的范圍與歸檔的要求，設立參與者的檔案保證金，制定出全新的檔案管理考核制度，使管理人員在應對突發事件時擁有有效的應急處理辦法，從而保證檔案管理工作可以正常有序的開展。

4 結論

綜上所述，工作人員應當在預立卷、形成積累、整理歸檔三個階段做好檔案管理工作。經過上述內容可知，工作人員應當根據工程的進度開展檔案管理工作，加強檔案管理建設工作，對工程實施中的所有檔案進行全程跟蹤，并完善檔案管理的相關制度，為工程建設提供良好的幫助。

參考文獻

[1]高莉莉，孫偉，王科倫.淺析如何提高工程檔案質量及管理水平[J].中國建設信息化，2019（06）：66-67.

[2]武大方.淺談對工程項目檔案全過程管控的幾點見解[J].辦公室業務，2018（22）：135.