機關檔案管理工作信息化建設

劉萌

摘 要：信息技術己經廣泛的運用到了人們的工作與生活中，信息化建設的發展速度也是相當之快，在當前的機關事業單位中，信息化技術己經得到了普遍的運用與開展，這對于事業單位的檔案管理工作帶來了諸多的幫助，同時也面臨了諸多的問題值得高度重視，這些問題對于信息化建設的開展造成了一定的困擾，需要因地制宜的采取措施進行管理，信息化時代的大力發展己經成為當前社會的主要趨勢，傳統的紙質檔案管理工作己經很難適應時代的發展，因此，數字化的檔案管理工作勢不可擋，本文作者通過對檔案管理的信息化建設的意義進行了論述，希望可以為機關事業單位的檔案管理工作帶來一定的參考價值。

關鍵詞：機關事業單位;信息化建設;開展;意義

在當前的機關事業單位中，檔案管理工作是一項非常重要的內容，可以有效的對檔案資料進行統一的妥善的保管與儲存，日積月累，檔案資源的內容與日俱增，數量也非常的龐大，傳統的管理模式己經很難滿足，因此，信息化建設的投入也是必然的一項內容，只有將信息化技術與檔案管理工作牢牢相結合，才可以進一步的推動檔案管理信息化的速度，加強機關事業單位的綜合發展水平。

1 推動檔案管理實現信息化的重要意義

1.1 方便開展檔案管理

推動檔案信息實現信息化，將紙質檔案轉為電子檔案，不僅利于檔案的保存，而且可以節省空間，有利于檔案管理工作朝著規范化的方向前進。同時在提供檔案服務時，將智能檢索替代人工查詢服務，短時間內即可獲取相應的檔案資源，不受地域和時間的限制。且電子檔案更容易保存，出現遺失和損壞的現象極少，能確保檔案保存處于安全的環境中。

1.2 改善檔案管理途徑

在傳統的檔案模式下，檔案管理途徑主要以人工錄入為主，不僅費時費力，而且極容易出錯。推動方案管理實現信息化，建立以網絡平臺和信息技術為媒介的智能化管理模式，改善檔案管理途徑，拓寬信息保存以及信息收集的方式，提高檔案服務質量，從而提高檔案的利用效率。

2 事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的不足

2.1 缺乏資金支持

事業單位在開展資金配置時，因為對檔案管理缺乏相應的重視，所以對檔案管理工作的資金支持力度不夠。檔案管理想要實現信息化，不可避免的需要大量的資金投入去建設基礎設施，從而為信息化建設提供必要基礎。然而現在檔案管理工作得不到相應的資金投入，單位的基礎設施建設不完整，缺乏先進的技術與設備，無法開展信息化建設，嚴重滯后了檔案管理工作的開展。

2.2 缺乏專業的工作人員

縱觀我國大部分的事業單位，在推進檔案管理朝著信息化方向發展的過程中，仍然存在部分缺陷，比如在錄入檔案時，會出現標題欠缺、目錄不全等現象，出現這些現象的原因，除了事業單位內部缺乏嚴格的管理制度以及管理標準之外，另一大主要原因就是工作人員的專業素質不夠。大多數單位認為檔案管理部門只是輔助部門，并沒有起到太大的作用，所以在安排檔案管理工作的人員時，一般都排后安排，可能是退休老員工進行監管，也可能是兼職人員進行監管。

2.3 信息化建設進程緩慢，檔案服務率低

雖然當前在大多數的檔案管理工作中，已經有了信息化建設的意識，但在實際應用中，并沒有將信息化建設與檔案管理做到完美融合。目前檔案服務的方式主要是通過人工或者計算機，檔案服務率低，若想提高檔案服務效率，必須引入現代信息化技術工具，加快檢索效率，為用戶提供更好的服務質量。且工作人員的素質方面也是一大問題，其沒有相應的專業知識，不足以支撐檔案管理工作的進行。不僅如此，管理人員的管理觀念仍然沿用傳統理念，談不上創新，也就無從改變。

2.4 對檔案信息化建設重視程度不足

檔案信息化建設的良好發展，離不開機關事業單位對檔案管理信息化建設的重視。但機關事業單位的檔案管理人員對檔案信息化建設的認識太過片面，檔案信息化管理并不僅僅是檔案的錄入和保存。檔案在市紀委的日常工作中，具有很好的利用價值，但由于檔案管理人員在信息化管理中的局限性，降低了檔案調取的效率，檔案管理的意義貶值，使檔案管理不被領導重視。

3 如何加強檔案管理信息化建設

3.1 加大資金投入

為了更好地加快信息化建設的進程，事業單位要加大對檔案管理部門的人力、物力、資金投入，完善檔案管理部門的基礎設施，提高對檔案信息化的重視程度，以上帶下，帶動廣大工作人員相應的加強對檔案信息化的責任心。在信息化建設過程中，需要多種信息化設備，比如計算機、掃描儀、投影儀等各類設備，需要大量的資金投入，在添置完設備以后，需要專業的工作人員合理利用，做到人盡其才，物盡其用，促進檔案管理信息化建設的進展。

3.2 進一步的提高工作人員的綜合素質

檔案管理需要專業的工作人員來操作，工作人員的素質高低直接影響著檔案管理水平的高低。首先單位應加強對檔案管理信息化建設的重視程度，為檔案管理信息化建設提供良好的發展氛圍。其次在單位內部組織相應的培訓活動，內容涉及設備操作、信息安全等各類知識，為檔案管理人員提供再學習的機會，提高檔案管理工作人員的綜合素質。

3.3 完善事業單位檔案管理制度

為了提高檔案服務效率，促進檔案管理工作的進行，最大程度發揮大信息的價值，就必須完成事業單位檔案管理制度。檔案管理制度必須合乎我國相關法律法規的要求，不得出現與法律相悖的現象，另外在制定之后不能隨意修改。完善的事業單位檔案管理制度可以為開展檔案管理工作提供方向，提供依據，是下一步的信息化建設的重要環節。

3.4 檔案管理安全問題需要高度重視

在機關事業單位中，檔案資源本身就是社會各界資源的記錄憑證，不但具備很高的隱秘性，同是還有著很高的情報價值，因此，在管理過程中需要高度重視它的安全性與保密性，通常在辦公電腦上會缺少網絡隱蔽系統的保護，這樣的后果會引起黑客或資源的泄露，勢必會造成很嚴重的后果。在信息化發展迅速的新時代，加強網絡安全也是一項重中之重的工作內容，這對于檔案資源的管理也有著不可替代的作用，對社會各界有著非凡的意義，也是確保機關事業單位穩定發展的重要基礎。

4 結束語

通過上文的分析，我們知道機關事業單位的信息化建設己經全面的投入到了創新日程中，這也是順應數字化與信息化發展趨勢的唯一途徑，檔案管理信息化不但可以發揮檔案管理的巨大潛力，同時還可以提高檔案人員的工作效率，進一步的實現資源共享，雖然機關事業單位在創新的過程中出現了諸多的問題還沒有得到完全的解決，但只要檔案管理部門的工作人員團結一致，大膽的創新與實踐，將理論與實踐牢牢結合，相信一定可以克服諸多困難，使機關事業單位的數字化建設更上一層樓。

參考文獻

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