現代企業檔案管理工作信息化建設探究

靳永新

摘 要：如今的社會已經步入了全面信息化數字化的階段，互聯網的高速發展對很多行業都產生了巨大的沖擊力，銀行、醫院、學校等行業都采取了電子信息的方式來儲存必要的檔案。在這種背景下就對現代企業檔案管理工作提出了新要求，建設信息化數字化的企業檔案是企業穩定發展的基本保障，目前我國現代企業的信息化檔案管理工作還存在著很多不足，因此現代企業必須要根據企業未來的發展方向建設屬于自己的信息檔案管理體系，采取積極的措施讓現代企業的檔案管理工作向信息化檔案管理方向發展。

關鍵詞：現代企業制度;檔案管理;信息化

目前我國大部分企業的管理制度已經越來越完善，由于市場競爭激烈，這就要求我國企業必須要走信息化現代發展的道路。企業信息化對于未來在市場的核心競爭力有非常大的影響，而企業信息化最重要的一部分就是檔案信息化。對于現代企業而言，檔案記錄著企業發展的重要信息，對企業在執行重大決策時有很大的參考意義，因此企業應該充分認識到檔案管理工作信息化的重要性，以此來為企業的未來發展和經濟效益提供良好的幫助。本文從企業檔案管理工作信息化建設的重要性入手，詳細解析了目前檔案信息化建設工作所存在的諸多問題，并提出了相應的解決方案。

1 現代企業檔案管理工作信息化建設的必要性

現代企業的檔案信息化建設主要是讓檔案管理工作從傳統的紙質檔案改變成現代化的電子信息化的方式，主要管理方式是不完全的摒棄傳統檔案信息工作，知識讓傳統檔案信息工作與數字化管理相結合，產生新型的企業檔案信息管理體系?，F代企業檔案信息化的管理模式主要是以信息技術為主要管理手段，以科學合理的管理方法為基礎，能夠更好的對企業檔案的資源和信息進行最優化管理，與企業其他部門的信息實現資源共享，減少查詢資料檔案所用的時間，從而更好的為企業發展服務。其次，隨著企業的快速發展，所保存的檔案信息也越來越多，如果只采用紙質檔案的方式保存很容易磨損，不易查詢，而企業檔案信息化可以完美的解決這個問題，檔案的信息化建設不僅僅為檔案管理工作減輕了負擔，更推動著企業從傳統的管理模式往現代化管理的轉變。

企業運營中產生的檔案信息非常重要，這不僅僅是企業的內部資料，更是在預測企業未來發展的重要數據，只有改變傳統檔案的管理模式，采用信息技術對管理方式進行革新，才能夠保證檔案信息管理工作朝向網絡化、信息化的方向發展，才能更完全的適應于企業未來的現代信息化發展模式。目前我國大部分的企業檔案管理工作主要是記錄保存、整理歸納這幾個方面的需求，很多企業對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案管理工作發展受阻。傳統企業家的思想對于檔案的管理相對較為保守，不能夠理解如今全面信息化的時代，導致企業各部門資料不能夠互通，更加阻礙了企業在市場上的發展。

2 目前企業檔案管理工作信息化建設所存在的問題分析

1）檔案信息化建設意識薄弱。由于現代企業的發展速度比較快，會產生大量的檔案資料，這些資料的保存有助于企業下個階段的發展。大部分企業檔案管理工作的人員都沒有意識到檔案信息化管理的重要性，有大部分企業雖然具有電子信息檔案管理的意識，但是還只是停留在檔案信息的錄入查詢階段，并不具備完善的企業信息化檔案管理的體系。由于企業缺乏對檔案管理工作的重視，很多檔案管理部門得不到充足的資金來更新檔案管理設備，進而影響到檔案信息化管理在企業中發揮的重大作用。

2）信息化管理制度不完善，管理行為不規范。目前現代化企業并沒有一套完整的檔案信息化管理的機制，這也成為企業逐步走向現代化的阻力。我國在企業信息檔案這方面的研究還不夠，對于如何建設完整的信息化管理模式還不夠熟悉。在企業實際工作的過程中，很多管理人員不知道該如何進行檔案的信息化管理，對工作人員缺乏一定的培訓和管理，因此長久以來必然滿足不了對檔案管理的高需求。如果現代化企業沒有一定的檔案管理工作的完整制度，那么企業在未來的規劃和各部門的監管都會出現問題，從而導致企業內部混亂，發展速度緩慢。

3）檔案管理部門硬件設施落后，儲存效果不理想。檔案管理工作的信息化需要企業高層足夠的重視和足夠的資金，只有革新檔案部門的電子化設施，才能夠進一步提升檔案室的儲存容量和效果。目前大部分企業都存在著硬件設施落后的問題，對檔案中的信息識別時間較長，且保存時間較短，不能夠滿足現代化企業對檔案管理工作的高要求。

4）檔案管理高技術人才缺失，總體管理水平差。企業的檔案管理工作最基礎的是需要有信息技術的全能人才，目前企業大部分的檔案管理室都沒有高技術型的人才，導致整體管理水平下降。因為企業的不重視，大部分檔案管理人員對于新興的管理軟件不去深入學習，只能夠完成簡單的查詢和錄入功能，很多檔案資料在各部門都沒有實現資源共享，更不能夠上升到科學管理檔案資料的高度，技術型人才的缺失嚴重影響著目前信息化檔案管理在企業中的發展。

3 如何加強現代企業中檔案管理工作的信息化建設

1）實現傳統檔案全面信息化、數據化。企業要想實現傳統檔案的全面信息化、數據化就必須建立完整的檔案信息化基礎設備，檔案信息化基礎的設施就是具有效率高、操作簡單的檔案信息管理平臺。企業檔案管理部門可以利用信息技術來將傳統的檔案資料經過篩選分類、收集加工之后錄入信息化管理平臺，創建成完整的電子化檔案，這種將傳統檔案轉變成電子化檔案的方式可以減輕后期管理人員的負擔，對企業的現代化發展有很大的幫助。其次，除了管理平臺還可以使用軟件來進行傳統檔案的全覆蓋，但是這種方式需要考慮到目前的軟件管理平臺還不夠統一，在進行企業或部門之間的資源共享時可能會出現問題，這也是檔案信息化管理的障礙，更約束了企業檔案電子化的進程，因此對于現代企業傳統檔案實現全面信息化還有很長的路要走。

2）利用現代信息技術可以加快檔案管理的信息化。面對著企業傳統檔案管理的一系列問題，企業可以采取現代化更加有效的信息化管理模式，目前我國的信息技術行業飛速發展，越來越多的行業利用信息技術實現了電子化辦公、電子化管理等等，在這種背景下利用現代信息技術進行檔案管理也就應運而生了。信息技術處理數據的能力是人工的幾百倍甚至幾千倍，處理數據的速度非?？?，精確度和判斷力以及儲存資料的能力都非常強。利用信息技術可以在文件管理平臺上通過計算機進行資料的統計、發送、整合等操作，是擁有全面功能的信息化管理系統。利用信息技術可以加快檔案管理的信息化進程，能夠更有效的讓企業查找出有用的檔案信息，加快企業現代化發展的速度。

3）招募高技術人才，提升團隊的管理水平。企業檔案的信息化管理需要高技術的人才對管理軟件進行實時維護和監管，對于出現的問題能夠迅速解決，不影響檔案管理的工作進程。企業對于現在的管理人員應該進行關于檔案信息化重要性的培訓課程，讓他們意識到檔案信息化的重要性，且能夠掌握一些簡單的計算機檔案資料的技能。另外，企業在招聘人才的時候要盡可能招募高技術型計算機人才，能夠加強檔案管理團隊的整體水平。

4 結語

總的來說，現代企業檔案管理工作的信息化建設之路是非常漫長的，但是在企業的發展中又占有重要的地位，因此企業應該更加重視檔案信息化對未來企業的發展和影響，進一步的革新檔案管理工作的設備和管理制度。檔案信息化在企業的生產部門、市場營銷部門等都有著重要的作用，在進行大型企業決策的時候就要非常重要的參考意義。因此，企業高層管理人員應該重視對檔案部門的投資，將檔案管理的硬件設施革新，不斷提升檔案管理人員的技術水平，從而推動企業現代化信息化的發展進程。

參考文獻

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