大中型企業電子化采購會計處理探索

王利

摘要：采購業務作為大中型企業成本控制的核心環節，其重要性不言而喻。但是，隨著互聯網經濟時代的到來，企業需重點考慮如何規避傳統采購的弊端，將更公開、更高效、更科學的電子化采購融入現有業務發展提高其核心競爭力。本文在分析探討大中型企業電子化采購會計處理的重要性基礎上，分析了大中型企業傳統采購存在的問題及其對電子化采購的需求，探討了大中型企業電子化采購會計處理及其存在的問題，并針對性地提出了完善大中型企業電子化采購會計處理的對策建議。

關鍵詞：大中型企業;電子化采購;會計處理

一、引言

采購活動作為企業經濟活動的起點，采購管理在企業日常經營中的作用舉足輕重。對于一般制造業企業來說，采購成本約占產品總成本的60%左右，而對于大中型企業來說這個數字更加龐大。因此，對于大中型企業來說采購不單單作為企業的一個簡單部門，而是作為一個利潤中心來進行核算。但隨著互聯網時代地帶來，傳統采購帶來的弊端日益凸顯，如何結合企業戰略規劃實行采購線上化，提高采購效率及透明度，降低企業成本顯得尤為迫切。

二、大中型企業傳統采購存在的問題及其對電子化采購的需求

（一）傳統采購存在的主要問題

第一，采購周期長、效率低下。企業采購按照單個項目流程逐項辦理，從采購立項到簽訂合同，平均時效一般在20天左右，采購管理與業務開展節奏矛盾日益突出;第二，分散采購量大，資源不共享，同時，供應商履約，缺乏系統監督。對于大中型企業來說，一般均為集團制公司，全國各地均有各分支機構，同一事項各省分公司自行采購，較為分散，供應商與產品資源受限，資源共享度較低，增加企業采購成本。同時，各省分公司自行尋找供應商，供應商資質、信譽等履約風險無法監督;第三，傳統采購一般均為線下采購，信息不透明，極易發生采購舞弊風險，給企業帶來經濟損失;第四，采購與財務入賬環節分開管理，信息脫節，不易管控風險。作為經濟業務前端的采購活動一般為采購部門操作，與后續的財務入賬環節分開管理，財務人員無法在第一時間監控風險。

（二）大中型企業對電子化采購的需求

電子化采購，即企業與供應商通過互聯網進行采購信息查詢、下單、發票開具、支付等一系列線上采購交易。目前，電子化采購主要有兩種形式：一是通過第三方綜合性的電子商務網站，如京東、蘇寧、天貓企業購等;二是企業自行開發的電子商務平臺，如國家能源E購、海爾企業購等?？紤]大中型企業采購體量較大，資金運作、信息安全、采購數據分析等更為重要，推薦在企業戰略規劃下可優先選擇構建企業自有電子商務平臺，以規避通過第三方綜合性的電子商務網站存在的風險。

大中型企業電子化采購平臺的搭建主要目的有三點：一是通過引入主流供應商，將采購過程執行、合同貨品審核上架等管理標準化、規范化，確保采購行為的合理與真實;二是供應商、合同、貨品等信息自動關聯，下單全流程線上化、標準化、公開化，提高采購過程透明度，有利于降低腐敗現象發生;三是引入主流電商，有效連接需求與供應，將采購端（供應商篩選、采購定價等）、用戶端（下單人）、財務端（財務審核、報銷入賬）三方需求有效整合，以實現企業管控風險，提高采購效率，由分散化管理轉向一體化管理，具體流程如圖一所示。

相較于傳統采購，大中型企業利用此電子化采購平臺可以為采購方、供應商、財務人員、投資人、審計部門提供一個一體化的操作或查詢平臺，實現企業采購工作的信息化和規范化。該平臺不僅適用于總部集中采購的管理模式，也適用于總部集中采購與分支機構跨地域分散采購相結合的管理模式。企業實現此種電子化采購管理，優勢具體如下：

第一，需求前置，提高采購時效。將采購過程提前完成，下單人根據需求及時在電子化采購平臺下單，減少重復性的采購項目操作，提升采購時效。

第二，資源共享，豐富產品類別。引入主流電商（如京東、蘇寧等）與各地優質供應商資源，提供豐富的商品供應商選擇，而且全國各地貨品較為齊全，做到資源共享。

第三，信息透明，降低舞弊風險。公開產品信息、產品評價、訂單信息等，加強自律，降低舞弊風險。同時，在該平臺的運作下實現履約過程管控，通過網上系統可查看訂單明細、物流狀態、支付信息、售后服務等，監控采購全過程。

第四，資源整合，降低企業成本。將采購與財務審批、入賬集中管理，可實現采購需求、預算、報銷等合并審批，減少下單人與審批人重復工作。另外，電商由集團統一接受發票，自動發起支付，實現資源整合，降低企業運營成本。

三、大中型企業電子化采購會計處理及其存在的問題

電子化采購管理平臺實現了采購流程與財務流程的無縫對接，在此平臺下，采購流程涉及的會計處理主要有下單、收貨、結算三個環節。其中，下單環節僅為下單人選擇商品并下單，將不產生任何會計分錄。下單人收到貨物后及時確認收貨，收貨時借記費用或資產、相關稅費，貸記其他應付款科目。待收到供應商發票后支付相關款項，同時結轉稅金等科目，具體會計分錄如圖二所示。

大中型企業依托于電子化采購平臺，雖然實現了線上采購，且采購環節與財務處理無縫銜接，但在運行的過程仍存在以下幾個問題需重點關注。

第一，此平臺未實現企業信息一體化處理模式。電子化采購平臺與庫存系統分屬于兩個獨立系統，尚未實現系統對接，造成采購系統確認收貨后，借記原材料等科目，但庫存系統未自動對接該部分入庫數據，造成賬實不符，需進行手工出入庫操作，未實現信息一體化造成財務數據與業務數據確認時間不一致，工作效率低下且手工出入庫操作易產生人為差異。

第二，缺乏專業的電子化采購人才?，F階段，我國電子化采購人才及信息化會計人才較為缺乏，電子化采購人員即要具備傳統采購所必備的職業素養，還需要熟練掌握互聯網端采購相關工作流程處理。同時，還需要通過電子化采購掌握供應商及采購相關的大數據分析，為企業采購決策提供依據。

第三，對大中型企業財務管理流程提出較大挑戰。首先，應收應付清理難度加大，收貨環節與支付環節存在時間差，增加應收應付款掛賬，影響企業短期資金周轉;其次，需考慮采購環節涉稅問題，電子化采購涉及的增值稅問題，若無法取得專票則賬務處理時不得確認進項稅。另外，需考慮網上訂單涉及印花稅問題，根據財稅【2006】162號規定，電子訂單需繳納印花稅;最后，因系統實現自動核算，訂單結算與后期發票、附件等原始憑證脫節，易造成會計檔案不完整，下單人收到發票后重復報銷入賬。

四、完善大中型企業電子化采購會計處理的對策建議

目前，電子化采購已成為大中型企業實現“陽光采購、科技采購”的重要推手，在新事物的運行中問題與機遇同時并存，如何將電子化采購過程中存在的問題轉化為企業的核心競爭力是我們需要努力的方向。

（一）完善平臺基礎設施建設，加大資源投入力度

大中型企業自建電子化采購平臺，系統開發及技術支持是基石。首先，開發采購系統與庫存系統的無縫對接，商品采購確認收貨后直接將型號、單價、數量、供應商等信息回寫至庫存系統，若存在退換貨等特殊處理可進行系統編輯，并需進行逐級審批;其次，完善采購系統與財務系統對接，下單環節增加供應商可提供發票類型，系統自動處理涉及增值稅問題，財務加大審核力度，確保后期涉稅處理無異常。另外，系統自動核算時摘要明細以訂單號為主要字段，方便后期應收應付款掛賬清理;最后，實現財務系統與增值稅發票管理系統對接，供應商開具出發票后直接通過前端采購系統錄入，后期可直接追蹤發票狀態，避免下單人重復報銷。

（二）加強采購及財務人員專業化建設，加大培訓力度

電子化采購過程中，對采購人員及財務人員提出較高的職業素養及能力要求。采購端，采購人員需進行嚴格的招投標、商家篩選、采購定價等處理，不僅需要豐富的采購經驗，較高的職業素養、道德要求，還需要熟練操作電子化采購系統。目前大多數企業針對電子化專業人員選拔及培養尚未形成科學、系統的管理體系，需要企業不斷突破固有選人機制，通過強化培訓、日?？己?、定期輪崗等方式提升采購人員專業化水平。財務端，財務人員需嚴格審核采購事項，選擇會計科目，評估采購事項真實性與合理性，通過大數據進行分析，為企業發展提出經營建議。

（三）細化財務管理流程，降低企業內控風險

電子化采購模式下對大中型企業財務管理提出更高要求，企業需制定嚴格的操作流程以應對系統自動化帶來的會計處理轉型。首先，加大應收應付款清理力度，根據系統生成的訂單摘要每月清理應收應付款，對于兩個月以上的應收應付掛賬數據，通過核實訂單狀態、支付狀態、與供應商對賬等方式進行專項清理;其次，按月匯總并復核已結算訂單進行增值稅及印花稅申報、繳納，減低稅務風險;最后，確保會計檔案完整性，系統確認收貨與發票郵寄分屬兩個環節，需確保發票郵寄及時，并進行增值稅發票認證、歸檔等相關檔案處理工作。因系統實現自動化處理，財務人員需對原始憑證與記賬憑證進行核實、匹配并歸檔。

五、結束語

綜上所述，電子化采購為企業整合資源、降低經營成本、提升采購透明度和效率等方面提供了諸多優勢，是大中型企業從事務性采購向戰略型采購轉型的重要手段，實現可持續發展的必然之路。企業需結合自身發展戰略，搭建系統、完善的電子化采購平臺，促進企業與供應商之間的溝通協作，實現互利共贏。

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