從企業檔案管理系統開發角度談檔案的分類體系建立

劉杜鸝 許高杰

內容摘要 企業檔案作為企業發展的忠實記錄者、見證者、延續者，為更科學地服務企業各項活動，檔案管理系統在開發過程中對檔案內容的統一分類、組織、管理尤其重要。檔案分類應依據一定的標準并結合企業管理實際按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點對檔案進行有層次的區分并組成一定的體系。

關鍵詞 檔案管理系統 分類體系 檔案信息化

1 引言

隨著企業創新業務不斷發展，特別是信息化程度的不斷提高，搶占企業現代化信息化管理前沿，將是企業未來發展的核心競爭力，建設檔案管理系統將存量紙質為主的文件信息數字化及增量電子文件信息直接或間接歸檔管理，對海量檔案信息數據提供更智能化、便捷化、快速化的查詢利用，這將是企業現代信息化發展的客觀要求，為企業各業務和管理工作提供更便捷、更迅速的檔案信息資源利用，為企業實現現代化管理、知識庫建設打好堅實的基礎。因此，需要建設與公司業務信息化相匹配的、行業內先進的檔案管理系統，為公司未來在互聯網化、信息化、智能化時代不斷發展和壯大提供更好的服務與支持。

在互聯網金融、大數據時代，隨著文件產生的來源多樣、種類繁多，且制式不一，特別是電子文件（檔案）越來越多。如何有效規范管理這些海量資源，將是企業檔案管理面臨的主要問題，也是檔案管理系統開發與建設的核心目標與根本任務。為此，在企業檔案管理系統開發實施中，首先要搞清楚文檔及檔案的分類，哪些是重要的文檔，哪些必須管理，哪些可以簡單管理，哪些有關鍵影響，應依據不同檔案門類的屬性與其特殊性建立起相宜的檔案分類體系，完善全過程的檔案控制管理，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等各個階段都應在體系的管控范圍之內。在此主要根據檔案產生的方式（數據來源）、保存格式及應用價值三方面進行分類探討。

2 檔案產生的角度

文件是檔案的來源，檔案是文件的升華，電子文件的存檔成為目前及未來企業檔案管理工作的核心內容，要實現對電子文件的有效控制，必須對電子文件的形成方式采取對應的控制策略，下面主要從電子文件的來源途徑進行分類比較。

2.1 數字化電子文件

數字化電子文件主要是針對已有紙質內容的文檔，通過掃描等技術手段，進行數字化處理，從而形成電子文件，該方式主要為解決歷史紙質檔案所用。

2.2 系統化電子文件

由辦公自動化系統產生的電子文件，管理人員參與或負責辦公自動化系統的功能設計，既能對電子文件的來源及背景資料進行控制，又能將整個電子文件的生命周期融入管理需求，從而控制電子文件的整個形成過程，最后與文檔管理系統聯網運行，保證了電子文件的真實可靠性、完整安全性和長期可讀性。

2.3共享化電子文件

在各企業或各部門內，因存在較多單獨或聯網運行的管理系統，這些系統的功能主要針對相對應的具體任務，為檔案的管理提高了部分工作效率。

2.4 個體化電子文件

個體化電子文件是指由企業員工在工作操作過程中使用的文字、圖形等處理軟件形成的，打印紙質版本后供簽字批準的電子文件。這種電子文件因為較易起草和修改，減少了手工操作帶來的不便和困難，使用較為普遍，較受歡迎。但就電子文件本身因素而言，缺少原數據與背景資料，有效性與可靠性均存在一定的不安全因素，作為電子文件進行長期保存的價值也就甚微。

3 檔案保存的角度

檔案保存的角度是比較傳統的分類角度，一般是指以企業各職能活動中形成的各種門類和載體的全部試題內容文檔為對象，結合內容文檔內容和載體形態特點，而進行的分類方式，如會計內容文檔、工程建設內容文檔、聲像內容文檔、人員內容文檔、實體內容文檔、專題內容文檔等。

3.1 會計內容文檔

會計內容文檔指單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計文件，主要有會計憑證文件、會計賬簿文件和會計報表文件等。根據不同的需要，會計文件可采用順序存取、隨機存取和動態存取三種存取方式。

3.2 工程建設內容文檔

工程建設內容文檔是在工程建設過程中形成的各種載體形式（文字、圖表、聲像）的信息記錄文件，包括工程前期準備文件、監理文件、竣工文件和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

3.3 聲像內容文檔

聲像內容文檔指社會組織及個人在從事各項活動中形成的對國家和社會有保存價值的記錄聲音或影像內容的文件，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

3.4 人員內容文檔

人員內容文檔是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

3.5 實體內容文檔

實體內容文檔是指企業和個人在行使職能活動中形成或獲得或收集到的，對企業具有長遠保存價值的實物，主要有獎牌、獎狀、證書、獎杯、專利、軟件著作等。

3.6 專題內容文檔

專題內容文檔是指企業及個人在重大活動或事件中直接形成的各種載體的檔案，可作為企業在科學決策時的重要借鑒材料，同時為工作考查、檔案編研等提供可靠的依據。但此類文檔多不規范，收集工作渠道不暢，沒能及時有效管理，造成了檔案材料的流失、損毀等，給檔案信息資源建設帶來了巨大損失。因此，今后在做好別的內容文檔管理的同時，對專題檔案的收集歸檔、管理與服務工作也相當重要。

4 檔案利用價值的角度

檔案的利用是發揮檔案的價值所在，企業檔案管理系統的開發建設，應更多結合檔案應用者的角度，對檔案生命周期進行體系化的管理，最大限度地控制對業務產生重要影響的文檔及內容，并進行精準分類。

4.1 普通文檔庫

文件/文檔是企業員工在日常工作中直接產生或間接獲得的，與其業務或經營管理工作相關的各種文件、資料、圖表等。

4.2 檔案庫

企業出于經營管理需要，在項目或者工作業務過程中產生，并保持原貌的文檔/文件，或受國家法律法規要求而需要保存且具有保存價值，需要統一歸檔保存的成果文件。

4.3 知識性文檔

對某一固定業務主題，已經通過驗證且可以重復利用的成果。其載體可為文件、內容文檔或其集合。

應用價值的分類體系的特點，使一份文檔具備多重的屬性，可能既是一個日常工作的普通文檔，也是體系化控制的關鍵文檔，是內容文檔法要求或者審計中不可獲取的文檔，最終也會成為企事業單位知識體系中的重要組成部分，因此這就是文檔應用價值的體現，也正是依據這樣的應用價值去建立整體管控體系。

5 檔案應用價值的分類體系模型

結合檔案產生和保存的角度，再站在文檔的應用價值角度分析，可以很快地建立一個分析模型（見圖1），分別有兩條主線：體系化的區分、重要性的區分。

類型一：重要的體系化文檔，這類文檔是核心文檔，管理方式是必須分類歸檔。

類型二：重要的非體系化文檔，在工作過程中離散的產生的，這類文件是最難收集的，可以通過周期性的提醒、催辦來采集管理分類。

類型三：體系化的非重要文檔，這類文檔是我們日常工作最多的過程文檔，是提升規范化、標準化管理的重要內容文檔，應統一按標準分類管理。

類型四：非體系也不重要的文檔，這類工作文檔是日常工作中產生的草稿性資料等，一般不做強制分類歸檔要求。

當然，我們在開展具體的檔案管理工作的過程中，分類體系還應根據企業的實際需求等因素加以權衡，最終形成一套符合業務規則的內容文檔分類體系來指導我們實際的工作開展。

6 文檔的多重性分析

基于應用價值的分類，可得出一個企業文檔分類建設的金字塔模型。各類文檔之間是逐級遞進，以此轉化的;而其中日常工作文檔的量是最大的，以此為基礎逐漸產生體系化文件，合規性文件來達到分類所呈現出最具可操作可應用的理想型檔案管理系統，如圖2所示。

根據的金字塔的模型，如果站在自上而下的角度，實際上可以由企業的管理大綱、質量手冊，向下逐級推導出管理過程地圖、管理程序、操作手冊工作指引及日常記錄文檔內容格式。而這個衍伸出來的金字塔模型（見圖3）將進一步指導開展整個的文檔管理體系。

7 結語

不同企業的檔案類別不盡相同，但相同行業目錄卻基本相似。所以，企業檔案管理系統在開發的時候應根據行業標準設置合理的默認檔案分類規則，并結合企業實際加以區分和修改，生成真正符合本企業的檔案目錄系統，并在各個分類目錄中存放相應的檔案文件，并最終形成與之相匹配的科學式的、專業化分類的、符合企業實際需要的檔案管理系統。