電子檔案管理安全性研究

邵靖懿

內容摘要 電子和紙質檔案信息的管理方式不同，因此，實際的安全管理實現需要找到一種科學的方法來管理超出現實的存儲數據。電子信息的安全性變得越來越重要。隨著信息時代的發展，有必要提高電子信息安全管理的質量，只有這樣才能提高文檔管理的整體水平。

關鍵詞 檔案管理 電子檔案 安全管理

1 引言

由于深入的信息集成和產業化，計算機和網絡技術得到了廣泛的使用和發展。電子檔案是一種數字數據，其中包含諸如控制錯誤、數據污染、數據干擾、病毒破壞及其他方面（如生產、處理、傳輸、存儲、分類、存儲和使用）的風險。因此，安全有效的電子存儲設備是非常重要和復雜的任務，并且是存儲的新課題。

2 電子檔案安全管理的相關概述

電子檔案是從電子文件轉換而來的。當前，中國電子文檔由數字材料和環境制成，并以數字格式存儲在磁帶、磁盤、光盤和其他便攜式設備上。計算機和其他數字設備使用計算機通過通信網絡讀取、處理和傳輸文件。電子檔案和紙質檔案是信息和載體的組成部分，具有相同的內容，是一種存儲文檔的方法，但是電子文檔比紙質文檔具有優勢[1]。傳統的存檔管理器是對文檔存儲和使用的某種授權和限制，但是會降低文檔管理的風險。電子檔案包含在計算環境中編寫和實現的數字代碼，它易于適應和流動，并受創建和存儲環境的影響。因此，電子檔案管理充滿風險，如收集整理和維護。

3 信息時代檔案管理的優勢及現狀

3.1 信息時代電子檔案管理的優勢

隨著信息時代的發展，檔案工作者的工作作風和觀念發生了變化，信息技術的使用逐漸實現了檔案的電子化管理。傳統的文檔管理有效性相對較低。在信息時代，文檔管理的內容正在逐步達到集成文本、圖像、音頻和視頻的目標。電子文檔管理可以有效地解析文檔，提高文檔使用效率，并方便文檔的檢索。隨著信息時代的到來，使用網絡技術實現集成文檔管理，用于歸檔和檢索的歸檔管理的各個方面都在發生變化，確定有效的信息資源共享，提高文件管理的整體效率[2]。

3.2 信息時代電子檔案管理的現狀

在信息時代，管理電子文檔也有一些缺點。這是因為尚未提高數據收集和使用的水平，數據的開發和使用不足，數據收集的效率較低。這反映在以下事實中：在數據收集過程中未充分使用信息源;文檔需要進一步改進，并且硬件和軟件的構建尚未完成;一些數據管理仍然維持現有模型，這與數據時代的發展需求背道而馳，并且數據管理的整體效率相對較低。

在信息時代，管理電子存儲的安全挑戰是顯而易見的，存在許多隱患，并且很容易丟失數據。電子文檔管理（如傳統文件管理）必須著重于防火、防盜和防火墻保護，但是環境需要恒定的溫度和濕度。因此，在電子文件服務器中需要以下操作[3]：

（1）防火保護。必須配備滅火器和濾水器。要安裝防火門，必須安裝易燃材料。需要滅火器，疏散說明和火警。

（2）防盜。必須安裝防盜，紅外和微波傳感器以監視所有設備。鎖定板子和其他配件，以防止部件被盜。

（3）防電。必須提供帶漏電保護的電極保護裝置，以防止停機。此外，必須準備防雷設備，以防止由于雷擊而損壞計算機和人員。

（4）溫度和濕度常數。必須購買并安裝額外的設備，以保持計算機機房中的溫度和濕度穩定，并使服務器處于最佳工作狀態。

3.3 文檔管理一體化的安全性

在信息化時代，每個企業都應建立基本完善的信息系統，主要包括業務流程管理、統計分析管理、用戶工作臺、系統管理和系統形成等幾項功能。通過系統平臺，保證強大數據導入功能的同時，也要保證其安全性，規范文件分類體系，統一文檔元數據標準，對系統內的文件實現在線與離線的安全控制、統一授權;統一授權要在模塊權限、文檔權限加以控制。用戶權限種類有很多種，包括在線查看、下載、打印、查看文件等;系統門戶向所有系統用戶發布信息，要按級別限制，保證信息的保密性，一般的用戶可以進行信息發布、共享資料提交與發布，控制權限也是對計算機網絡安全問題的重要防護之一，以身份認證為基本，在非法訪客企圖進入時，可有效地將其阻止在外，保障用戶正常獲取信息資源。

4 電子檔案信息化管理中存在的安全問題

4.1 真實性和合法性問題

從傳統檔案館的角度來看，文獻部收集的絕大多數文件都是檔案。因此，負責創建和存儲文檔的文檔管理者應確保在簽名和蓋章進行正確的驗證后，此類文檔的來源是準確合法的。許多機構電子檔案安全管理的安全制度還不健全，出現了文件產生無依無據，歸檔不明確和存儲不安全等系列問題，一旦不規范的電子檔案歸檔后將無法體現出電子檔案安全管理的技術性和特殊性。

4.2 檔案資源傳輸及存儲問題

作為信息處理后的信息源，其傳輸和存儲方式不同于媒體。換句話說，媒體資源的性質是它需要通過網絡傳輸并以數據庫的形式存儲。在網絡傳輸或數據庫存儲期間如何防止或劫持黑客使用數據資源存在問題。還有在技術服務形式上非常單一，很多國內的網站關于檔案的信息資源較少，只提供瀏覽，大部分網站都實現不了提供遠程登錄、文件傳輸等服務。

4.3 病毒威脅問題

網絡技術大大改善了公眾的工作和生活，但也出現了許多問題。過去已經出現了幾種類型的病毒，這些病毒已經為各種類型的計算機造成了安全問題，從而影響了存儲在計算機數據庫中的信息的安全性。因此，在促進信息化的過程中，數據應加強網管信息系統的安全性，以避免由于病毒入侵而無法檢測到文檔資源。

5 信息化時代如何強化電子檔案管理的安全性

在信息時代，加強檔案文件的安全性需要良好的技術支持，以及文件管理人員授權。

5.1 技術防范措施

（1）存儲管理部門應將加密技術視為確保存儲數據安全的有效方法。加密技術稱為通過特定算法進行的源文件加密，原始文件是無法直接讀取的代碼。如果用戶可以訪問這些加密的文件，則需要輸入正確的密碼來保護其數字存儲資源。如果存儲管理部門正在發送數字存儲資源，則可以選擇使用加密的引用。這樣，當某人停止數字存儲資源時，由于沒有密鑰，因此無法讀取文件的內容[4]。

（2）檔案館應采用特殊的控制方法，以提高信息資源的安全性。使用此方法，文件管理部門必須確定數據庫管理系統的訪問權限，如果用戶沒有訪問權限，則無法進行正常訪問。以此方式，盡可能避免了無關身份的識別。此外，檔案館必須確定訪問者的權限級別，以確保使用不同級別的機密性來充分保護圖書館的信息資源。

（3）文件管理部門必須采用安全認證技術。技術是防火墻技術，具體取決于所使用的技術?？梢员苊馕唇浭跈嘣L問信息管理系統，同時防止從系統中產生機密數字存儲資源。

5.2 加強對電子檔案管理人員能力的培養和提高

信息資源的實施取決于文檔，而人力資源團隊的任務是使用相關的信息技術。理想情況下，文檔管理人員應具有基于強大的文檔管理知識和業務理解能力來操作適當的信息技術的能力。為避免文檔管理員在使用此職位時使用不正確的文檔資源而導致的問題，文檔管理員應為大多數企業家提供職業道德培訓。勤奮行事，負責協助管理職業道德的文件。

同樣，在某些方面，各級大型機構必須增加接受職業培訓或交流活動的機會，共享和學習管理經驗，對文檔管理員進行職業道德培訓，增進對文檔機密性的了解，并提高問責制和安全性。首先，員工必須管理需要嚴格管理的電子文檔，并維護正規的電子信息服務提供商。其次，電子管理部門需要專門的IT人員來對計算機系統進行例行維護。最后，員工必須了解安全措施，以防止信息泄漏。

5.3 完善電子檔案管理機制，落實好監督工作

建立完整的電子文件安全系統是為了確保電子文件的定期生產、加工、存儲和交付。因此，有必要通過分布和監視機制來規范信息管理的內部控制系統，提高信息系統的安全性。電子記錄管理員需要更改其行為，如及時備份和定期檢查文件。防止意外損失，建立全面的權利和責任體系，并要求相關行政人員對他們的行為負責，評估和應對風險，并將風險降至最低[5]。同時，需要全面的電子安全管理系統來標準化網絡操作。例如，不允許采取任何措施來阻止訪問不準確的信息、數據或計算機系統上的信息。信息應改善記錄機制并確保組織治理，尤其是各級收割控制部門必須遵守有關存儲和保密法律的內容。此外，可以根據實際情況發布業務代碼，以確保業務連續性并減少日常管理的泄漏。此外，應指導并確定常規監控和建立機制的實施，根據該機制，可以快速識別并解決管理問題。

5.4 提升硬件水平

歸檔文件必須認識到信息和硬件支持任務是不可分割的，因此本地存儲部門必須升級硬件。例如，中央空調和滅火器被安裝在存儲控制室中，以實現存儲控制室的內部條件。同時，倉庫管理部門還必須為其員工分配高性能計算，以滿足存儲需求。我們還將開發和改進文檔安全管理系統，以防止發生大規模的自然災害和事故。為了制定應急措施以應對災害并增強安全和救災能力，檔案管理部門應根據該機構的文件編制任務執行應急圖書館安全管理任務[6]。

5 結語

就信息技術在文檔管理中的廣泛使用而言，文檔管理不僅在思想和概念上進行了重大更改，而且還管理了數據存儲和數據載體。在這種情況下，保護電子信息的難度越來越大，檔案信息的安全性越來越突出。期望在安全性和機密性方面做得很好，以便信息技術可以在電子文件管理中發揮更重要的作用，并提高電子文件管理的有效性。

【參考文獻】

[1]屈紅軍.電子檔案管理與保護[J].城建檔案，2018（1）：56-58.

[2]胡建楠.電子檔案的特點及管理技巧[J].現代農村科技，2018（5）：103.

[3]趙異凡.電子檔案信息安全芻議[J].機電兵船檔案，2017（2）：68-70.

[4]宣藝翔，胡海翔，鐘宇森.科研電子檔案網絡管理與安全保障研究[J].浙江檔案，2017（4）：62.

[5]楊慧然.淺談網絡電子檔案信息安全保障策略[J].辦公室業務，2017（18）：95.

[6]高金寶.淺析信息時代的電子檔案安全管理問題[J].辦公室業務，2017（18）：177.