檔案電子化管理及應用的探索

【摘要】隨著電子和信息技術的飛速發展，黨政機關企事業單位以計算機為核心，以現代通信技術為基礎的辦公自動化快速普及，作為辦公自動化的重要組成部分，檔案的電子化管理及應用也逐步開展，但在實際工作中，依然存在著利用、普及、安全等很多亟待解決的問題。針對這些問題，本文從檔案電子化管理及應用的標準化、一體化、安全化等未來發展趨勢著眼，對其發展方向進行了研究探索。

【關鍵詞】檔案電子化;管理及應用;標準化;一體化;安全化

一、面臨的問題

（一）利用問題

1.以辦公自動化為基礎的檔案電子化尚未普及。由于地區差異等因素影響，各地區在推進辦公自動化過程中程度參差不齊，很多單位尚未實現辦公自動化，而以此為基礎的檔案電子化僅剛起步。

2.電子檔案對設備的依賴性。離開了計算機、掃描設備、存儲設備、互聯網、軟件等設備系統，電子檔案文件就無法生成、傳遞、識別、瀏覽、下載，檔案的電子化對設備的依賴度很高。

3.傳統觀念和管理習慣的制約。日常工作中，檔案管理人員習慣依照傳統，側重于對紙質文件的管理，而忽略了電子檔案廣闊的應用前景，沒有做到充分的開發和利用。

（二）普及問題

1.電子檔案的標準化、規范化程度較低。由于目前暫未出臺相關的法律法規，檔案電子化尚無統一的標準和規范，無法全面實施和廣泛推廣。

2.設備和軟件的通用性差。由于地區差異，特別是各類檔案的具體情況各異，缺乏通用性設備，且各自使用或開發的軟件不兼容，沒有建立統一的綜合管理軟件系統，造成電子檔案設備相容性低，軟件移植性差。

（三）安全問題

1.網絡的不穩定性。電子檔案以網絡為載體，離不開網絡的開放環境，在病毒、黑客攻擊的威脅下，電子檔案的安全性難以得到保證。

2.信息的可變性。計算機系統中信息的相對獨立性以及系統本身的特點使得對系統中信息的增刪、更改和重新編輯都很容易，且修改后可立即形成一份新的檔案文件，很難看出改動過的痕跡，影響檔案的原始性、真實性。

3.保存的不確定性。計算機系統中的靜態文檔已大量被動態文檔所取代，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存。除此，電子檔案保存的載體材料和信息技術的不穩定性、電子文件的信息共享性也造成了文件保存的安全問題。

二、未來發展的探索

（一）標準化

1.制度是實現標準化的前提。電子檔案的標準化首先要有健全的制度作保證，就是用統一的標準來規范檔案管理的各個環節，使檔案電子化工作的每個環節都有法可依。這就需要由負責檔案管理工作的主管部門與標準化部門及有關單位共同協商，對電子檔案工作的管理、原則、方法、標準、質量、概念、設施等方面，制定出科學的、統一的、標準的規范，并予以貫徹執行和適時修訂。

2.技術是實現標準化的手段。在實現標準化、規范化的前提下，利用通用設備和軟件系統，采集、保存、傳輸、利用統一標準的電子文件就成為了可能，憑借發展迅速的互聯網和移動終端，電子檔案將得到迅速的普及和利用。具體來說，可以利用掃描儀、相機等采集設備將紙質文件掃描為電子文件，按照統一的標準進行加工后，存儲于專用介質中，再將其按照具體分類要求，錄入到檔案綜合管理軟件系統中，并通過互聯網將系統與廣大用戶終端設備上的應用相連接，提供查閱、下載、利用等功能服務。

3.檢測是實現標準化的保障。推進電子檔案工作標準化、規范化，應有第三方的監督檢測，內外部審核和定期檢測相結合，是推進電子檔案工作標準化、規范化的重要監督和保障。第三方檢測時，需要將硬件設備檢測與軟件系統檢測結合起來，將電子檔案檢測和管理人員檢測統一起來，切實將檢測工作落實到位。此外，將檔案的電子化整理、分類歸檔、線上查閱、綜合利用等方面融入貫標工作中，充分利用檔案貫標對檔案電子化發展的助推作用。

（二）一體化

1.一體化是過渡階段的現實條件。鑒于目前正處于紙質檔案向電子檔案的過渡階段，兩者將長期共存互相補充，所以現階段電子檔案想完全取代紙質檔案并不符合工作實際，因此紙質和電子檔案一體化的情況將長期存在。

2.一體化是檔案保存的客觀要求。電子檔案在傳輸和保存上具有優勢，但紙質檔案在一定的范圍內是必須作為第一手資料而存在的，本身的權威性是電子文件不可替代的。所以，在辦公自動化檔案管理的趨勢下紙質文件和電子文件具有共存的意義，也是檔案保存工作的客觀要求。

3.一體化是檔案管理上的未來趨勢。為更好的發揮兩者的價值，需建立起密切的聯系，即將電子檔案和紙質檔案以文本方式和映像方式共同保存和綜合利用，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的傳遞利用和資源共享問題，從而優勢互補。

（三）安全化

1.增強電子檔案管理意識。隨著科技的發展，電子檔案管理的安全性問題也越來越突出，這就需要全面提高檔案管理工作的安全防范意識，強化工作人員的安全教育和技能培訓。

2.制定電子檔案管理制度。電子檔案的管理較為復雜，與紙質檔案存在著根本上的區別，因此需要建立健全電子檔案的各項管理標準和制度，并制定出與檔案電子化相適應的管理規章制度。即建立國家統一標準的檔案電子化收集采集、分類歸納、掃描錄入、保存加密、查閱監督、備份留存等具體的規章制度，這樣才能在檔案電子化的管理工作中，使檔案管理人員做到有章可循、按規辦事，確保電子檔案及軟硬件系統的安全可靠。

3.采取具體的安全措施。硬件方面，應嚴把相關設備及信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，對于存儲電子文檔的設備和介質要嚴控環境的衛生與安全，確保電子檔案不會因溫度、濕度、衛生、塵埃等人為事故造成損壞或丟失，時刻確保硬件設備的可靠性和安全性。軟件方面，引進完善的網絡安全系統，通過采用多級權限和密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻、殺毒軟件等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及數據不被非法訪問、修改和破壞。

三、總結

在電子信息技術快速發展的帶動下，檔案電子化管理及應用已成為辦公自動化的重要組成部分，檔案的電子化、信息化、數字化管理及應用是檔案管理工作的必然趨勢，而在普及過程中也存在著利用、普及、安全等一系列問題，需要我們充分利用制度、技術等手段解決。未來，檔案電子化管理及應用將向標準化、一體化、安全化等方向繼續發展完善。

參考文獻：

[1]李麗.文書檔案管理信息的電子化應用分析[J].電子世界，2019（7）：170-171.

[2]胡桂萍.如何做好文書檔案電子化管理工作[J].赤子，2017（1）：161.

作者簡介：

姜學敏（1986-），男，本科，長春世界雕塑園，研究方向：檔案管理。