企業電子檔案管理中存在的隱患及應對方案

蘭日晶 張雯 周可 袁方 王春芳

摘 要：隨著科學技術的飛速發展，辦公自動化和計算機應用得到了廣泛普及，企業運營管理中大量數據涌現，對資料檔案管理提出了更高的要求，檔案載體從傳統的紙張逐漸向電子載體發展。儲存了大量重要資料信息的電子檔案，為企業管理提出了新的課題，如何在管理層面和技術層面對電子檔案安全性予以保障，是現代化檔案管理工作者需要重點研究的課題。鑒于此，文章首先對企業電子檔案管理工作中存在的隱患進行了分析，然后提出了具體的應對方法，以供參考。

關鍵詞：電子檔案管理;隱患分析;應對方案

1 企業電子檔案管理中存在的隱患分析

1.1 電子檔案收集、管理難度大

相較于傳統的紙質文件而言，電子文件收集歸檔的復雜性、精細度、難度更高，由于電子文件來自各個部門，不僅結構復雜，而且較為分散，同時存儲方式也較為多樣，因各部門文件形成、存儲等方式都存在著差異，也未形成統一及時對電子文件進行收集、歸檔的意識和習慣，同時不少員工對于電子文件缺乏認識，不能及時抓取具有流動性的信息，會導致信息的缺失;另外電子收集歸檔過程中，需要利用計算機系統進行傳輸、編目及歸檔，這對檔案管理人員提出了新專業技能要求。傳統檔案管理人員在計算機操作技術方面普遍存在著專業操作技能較差，容易出現文件信息疏忽的情況，對電子檔案收集的完整性造成影響。電子文件歸檔管理的過程中，主要存在的問題有：由于一些部門缺乏對電子文件、圖片等資料的重要性認識，電子文件未能歸檔;有些部門僅對電子文件進行簡單存儲，未進行鑒定、整理和歸檔，長時間會造成大量電子文件的堆積，形成管理混亂的情況;目前辦公自動化系統與檔案管理系統之間未實現有效兼容，使電子文件的收集、歸檔工作難度提高，因辦公自動化系統和檔案現代化管理系統通常在不同軟件環境下運行，數據之間難以直接轉換，使檔案管理人員的工作質量和工作效率受到一定影響。

1.2 電子檔案完整性、真實性難以控制

作為企業運營管理的重要歷史原始憑證以及記錄，檔案的真實性、完整性至關重要，是企業運營決策制定的重要參考憑證和基礎。由于載體讀寫技術以及檔案內容在管理過程中受外界影響容易發生變化，比如因光盤質量、讀寫技術問題等，造成電子檔案損壞無法讀取;數據傳輸過程中出現數據變異或丟失，對文件的可讀性造成影響;或者在傳輸和存儲過程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實性有較高難度。

2 保障電子檔案安全有效的方法

2.1 從制度出發規范管理控制人為因素

檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時歸檔，工作效率提高，使文件利用的時效性增強。在檔案管理制度建立時，應從企業信息化管理以及辦公自動化方面入手，對信息產出源頭進行分析，對其發展規律進行總結，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉移的特性，可以實現遠程傳輸，以及點對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復制更為便捷、組合更加靈活。這也同時提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進行嚴格規范，使電子檔案的安全性管理得以加強。

2.2 從歸檔方式出發鑒別電子檔案的完整性

1）物理歸檔時鑒別電子檔案的完整性。物理歸檔時，產生電子檔案的應用系統（如OA、PDM等）與檔案部門的檔案管理系統因網絡、應用系統、數據庫等原因，系統之間沒有數據交換接口，需要通過數據導出和導入進行數據交換。因此在對電子檔案完整性進行鑒別時，要求數據從產生電子檔案的應用系統導出時生成包含電子檔案的編號、題名、大小、創建時間、導出時間、導出人等關聯信息的電子移交目錄。電子檔案導出后產生數據包，數據包中應包含電子檔案的電子全文和電子檔案之間在應用系統中的內在聯系。檔案部門在接收到物理歸檔的電子檔案時，通過檔案管理系統導入數據包，系統通過“電子檔案歸檔移交目錄”核對數據包中的數據完整性和一致性，并生成數據導入報表以反應完整性檢查結果。

2）邏輯歸檔時鑒別電子檔案的完整性。通過邏輯歸檔將電子檔案全文移交檔案部門的，需要對移交給檔案部門的電子檔案的完整性進行查驗，保證已歸檔電子檔案的完整性不被破壞。邏輯歸檔時，可在生成電子檔案的應用系統與檔案部門的檔案管理系統之間設置數據接口，通過網絡直接鏈接，按照事先制訂的歸檔流程和數據歸檔內容，實現電子檔案的自動歸檔。由于各系統間在數據庫格式、文件存儲方式等存在差異，造成數據可能需要經過中間技術實現數據的交換，因此已歸檔的電子檔案與原數據之間要進行電子文件生命周期表項目完整性檢驗和電子文件集合完整性查驗，保證已歸檔電子檔案的完整性不被破壞。

2.3 從技術措施出發保障電子檔案的安全性

1）物理安全保障。電子檔案的物理安全的主要技術是對電子檔案進行數據存儲備份。通常備份有在線備份和離線備份，在線備份具有在較短時間內恢復的能力，在線備份技術主要有直接附加存儲、網絡附加存儲和存儲區域網絡等;離線備份抗網絡風險性較高，離線備份有光盤、硬盤、磁盤、磁帶備份，因電子檔案數據量龐大，目前主要是依靠磁帶備份技術。

2）運行安全。運行安全主要是電子檔案流轉系統的網絡防病毒。在防病毒的技術措施上，應注重防治技術與網絡技術的結合，采取分布式解決方案，設置一臺防病毒服務器，統一管理網絡內防病毒策略定制及升級，利用網絡防病毒軟件所具備的自動化管理手段和管理工具，以集中管理的方式，對用戶終端PC機網絡服務器進行病毒防治。

3）信息安全。從技術上考慮，電子檔案信息安全主要需要做到防御網絡攻擊、防護主機安全、管理終端安全、控制文檔安全保密這幾個方面：在防御網絡攻擊方面，可采取多層防御體系，將入侵檢測設備和網絡訪問控制相結合，以達到同時實現對攻擊行為的偵測和防御兩大功能。同時結合系統漏洞檢測技術，發現并解決潛在的安全隱患。主機安全防護措施主要有主機合法性認證和用戶身份合法性認證。主機合法性認證實施介入認證系統，防止非授權主機接入，從一定程度上保證網絡中計算機的合法性。為防止非法用戶登錄主機系統，需加強用戶登錄操作系統的身份認證安全，可采用專用硬件令牌和口令相結合的多因素認證方式，防止用戶身份盜用所導致的各種安全威脅。在終端安全管理上，為防止用戶在終端PC機上進行違規操作，采用安全審計系統軟件控制，實現對非法外連監控，并按照預定策略阻斷網絡連接;提供用戶對制定重要文件讀、寫、刪除行為的監控;對計算機外設監控，實現對計算機外設端口的監控管理;提供進程監控，保證主機運行進程的可控性。在文檔安全保密方面，可通過有效的技術手段在對用戶進行身份認證的同時，嚴格控制認證用戶對電子檔案的瀏覽、編輯、下載、打印的權限和時間。

3 結語

綜上所述，隨著電子信息化的快速發展，在企業檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統的紙質文檔。因此企業應提高對電子檔案管理的重視程度，對相關管理人員加強電子檔案管理技術和知識的培訓，使電子檔案管理水平與時俱進，更加適應未來網絡化、自動化、智能化檔案管理發展需求，同時在管理過程中，加強與云服務、大數據技術等信息共享技術的應用，有效實現電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

參考文獻

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