初探醫院人事檔案管理的數字化實現過程

張金玉

摘 要：隨著信息化技術的普及與應用，醫院信息化作為一種重要的戰略資源，不僅在醫療服務過程中彰顯了信息技術的巨大作用，在人事檔案管理中其信息化的重要性也日益凸顯。由于醫院專業人才、高學歷醫務技術人員職稱級別類別多，職稱考核與晉升不斷變化，傳統的人事檔案管理模式已無法滿足快速發展的需求。因此，為加強醫院人事檔案管理，滿足人事檔案的不斷更新和管理效率，數字信息化建設在人事檔案管理中的運用，可以很好解決傳統醫院人事檔案管理的局限性問題。這樣就能夠很好地為廣大醫護工作者提供優質檔案管理服務。

關鍵詞：醫院;人事檔案;管理;數字化;實現過程

1 數字信息化人事檔案管理的重要性

人事管理是任何一家單位的重要工作事項，而人事檔案管理是醫院人事管理的一項重要組成部分。因為，每個醫院員工的個人檔案是組成龐大的醫院人事檔案的最基礎資料，是醫院集中保存的特殊單個檔案，比較清楚地全面、歷史、客觀反映醫院員工個人最真實情況，是其在職業生涯中的最有價值的反映。因此，我們應當充分發揮員工個人檔案材料的價值，確保檔案材料的真實性、完整性、及時性和方便性。將人事檔案納入數字信息化管理范疇，充分利用信息化管理手段，實現全院人事檔案信息和醫院內部其它資源信息的共享、共用。真正做到人盡其責、人盡其能、人盡其用，保證醫院人才戰略方案順利實施，使檔案服務職能部門發揮更大作用，為醫院建設助一臂之力。人事檔案實施信息化管理的難點，在于材料收集困難。將數字信息技術與檔案管理方法有效結合起來，改變傳統的采用紙質載體進行管理弊端?？筛鶕堎|材料，利用計算機系統功能，完善個人數字信息系統錄入，實現信息自動分類，提取和編輯，顯然工作效率會大大提高數倍。數字檔案能夠更方便保存，還能方便查詢，有效提升了人事檔案的應用效率，不僅成本低，還減少了工作量，降低了勞動強度。另外，通過計算機對人事檔案進行信息優化與整合，對傳統紙質檔案資料進行統計、匯總、分析，化繁為簡，實施目錄管理，轉變為電子化和數字化的數據庫，提高醫院人事檔案管理效率。

2 醫院人事檔案管理現狀

現如今，醫院采用傳統人事檔案管理辦法的不在少數。誠然，傳統人事檔案管理注重記錄，具有歷史參考價值，但不容易查看，不容易共享，更新緩慢等特征使其在實際應用中愈發跟不上時代的步伐。首先，是檔案管理十分松懈。在傳統的醫院人事檔案管理中、醫院的不重視、檔案管理員良莠不齊的素質導致檔案管理一直很難被提上日程。檔案的整理歸類缺乏管理，效率低，質量差。其次，過去的醫檔案主要依靠人力來管理，引發如下三點問題：其一，效率低。手工操作在操作時很容易出現人為錯誤，造成檔案錄入的不準確，而在后期發現錯誤后又需要大量的人力物力配合彌補過錯，增添檔案管理的難度。其二，使用不便?，F存的檔案管理主要靠人手工錄入，成年累月積累下來的歷史紀錄在應用時查找十分不便，歸檔的整理每次都需要大量人工的付出，造成一定程度上人力資源的浪費。其三，對醫院整體的現代化轉型無益。醫院其他部門早已基本實現現代化，只有檔案管理仍是發展的“真空地帶”，這種部門之間信息不暢通的情況不利于醫院的提升。

3 醫院人事檔案管理的數字化實現過程

3.1 正確認識綜合檔案的數字化管理

當前，各醫院均實行了綜合檔案的數字化管理，而且具備信息化檔案管理制度，但因為醫院領導的不重視、投入少使得檔案管理數字化的應用效果無法有效發揮。首先，醫院領導層應充分認識綜合檔案的數字化管理所具備的價值，并轉變醫院檔案數字化的觀念，對其予以高度的重視和肯定，這是檔案數字化工作順利開展的基礎條件。雖然醫院的主要工作是以治病救人、教育科研為主，檔案管理部門只是一個為各個科室提供服務的后勤部門，但是如果醫院的檔案一直都是使用的紙質文件，查詢借閱十分不便，將會嚴重地影響各個部門的工作效率。如果醫院檔案進行了數字化管理，就會打破紙質檔案的種種局限和不便之處，讓檔案管理工作更為簡便。醫院領導應該將檔案數字化作為一項長遠發展戰略來進行規劃，并將其納入醫院的整體規劃發展之中，并給予最大程度的支持和幫助，從而讓數字化檔案為醫院提供有效數據支持。其次應加大投資力度，根據檔案管理的數字化需求完善相關硬件、軟件設施并定期進行更新、維護。優化以專業的計算機硬、軟件為基礎平臺，建立以檔案室為核心的數據系統，將醫院的檔案統一管理，便于醫院在內部工作電腦上查詢資料。

3.2 牢牢把控人事檔案信息化管理的安全意識

人事檔案數字信息化管理的優勢為我們帶來高效快捷的同時，也帶來了諸多安全上的問題。涉及的人事信息量越多，內容就越豐富，存在的風險就越大，對信息系統的要求也就越高。醫療互聯網的火熱，醫療信息泄露隱患頻出，醫院信息系統成為不法黑客攻擊的對象。因此，為規避潛在的安全風險，采用的操作系統軟件應具有安全保護措施，具備網絡版反病毒功能。設置使用醫院內部局域網默認端口以防御黑客的攻擊。對凡是有效的人事檔案數據均采取數據災備和數據庫鏡像備份，如，集中存儲、數據離線存儲、數據冷備份、異地鏡像備份、計算機操作入口身份認證等手段將是保護醫院人事檔案信息數據安全的最主要工作措施。在醫院人事檔案的日常管理之中，為防止數據的丟失和泄密，計算機操作人員必須對存儲的重要數據材料及載體實施分類加密保護，以防損毀而帶來巨大的損失。檔案管理人員應正確區分不便公開的重要檔案資料和可公開的能共享瀏覽資料，設置不同權限。此外，檔案管理人員還要認真搞好電子檔案的及時梳理與常用計算機設備的維護保養工作。正確處理紙質人事檔案和電子數字信息人事檔案管理的相互關系。對紙質檔案材料要注意防火、防水、防潮、防塵、防霉變、防鼠、防蟲蛀、防氧化等;對電子數字信息檔案要注意防水、防潮、防塵、防輻射、防磁、防高溫、防盜、防病毒等工作，確保兩種人事信息檔案資料的完整性與安全性。

3.3 做好人力物力的升級投入

在人力上，組建相應的人才團隊來對人事檔案做到更好的管理，使檔案管理員充分認識到工作價值，從而更加積極地投入工作。在物力上，提供較為先進的硬件配套設施，讓檔案員可以通過更加完善的設備來實現檔案的數字化。

4 結束語

數字信息化在人事檔案管理中的運用對現代化醫院的人力資源信息管理工作具有十分重要意義。重視數字信息技術的運用，是醫院人事檔案管理的一項重要工作。隨著醫學水平的不斷提高，醫院人事制度改革的推進，醫院人才的流動性增大，需要不斷提升人事檔案管理人員的工作效率，才能適應和滿足改革發展對人事檔案管理工作的需求。我們應充分重視信息技術的引進和運用，將先進科學技術融入到現代醫院的人事檔案管理工作中，提升工作效率和管理成效，進一步發揮人事檔案信息化管理的作用，促進醫院又好又快地持續健康發展。

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