基于績效評價的企業檔案信息化建設可持續性分析

王夢漪

摘 要：企業為迎合信息社會發展，在檔案信息化建設方面也取得了一定的建設成果。檔案信息化建設成果是否符合企業檔案管理工作的長遠目標？是否對于企業檔案管理工作有指導性？在檔案管理階段性工作上的改進方向又在哪？…為解決如此一系列的問題，本文提出并闡述了構建檔案信息化建設績效評價體系的思路方法，為檔案信息化建設的可持續發展提供了方向。

關鍵詞：檔案信息化建設;績效評價體系;建立

隨著信息技術的發展，企業逐漸以辦公自動化系統代替了紙質文件流轉。檔案管理工作面臨著新考驗，為了配合電子文件的歸檔，企業也采取了相應舉措。投資了專項資金建立檔案信息化系統、輸送了檔案管理人員參加專業化培訓……為了保障如此人力物力財力的投入能夠達到最優效果，建立一套具有針對性的評估體系來進行檔案信息化建設的PDCA循環管理。

本文運用文獻調查法并結合個人檔案管理及績效管理的工作經驗，針對檔案信息化績效評價的原則、主體結構及評價體系提出了建議，希望對企業檔案管理起到積極的參考作用。

1 企業檔案信息化建設的績效評價原則

1.1 統一領導原則

公司需成立“檔案信息化建設的績效評價”小組（或以檔案管理工作小組覆蓋），由公司分管領導為組長，部室負責人及檔案管理負責人為組員組成。負責審定檔案信息化建設績效評價相關文件、評價結果及工作指導，同時檔案管理負責人負責具體實施評價工作。

1.2 全面評價原則

檔案信息化建設績效評價要注重PDCA循環管理。即制定相關制度方案、搭建評價體系、確定評價主體、形成改進措施、推進問題整改并開展第二輪的評價工作;檔案信息化建設績效評價要包含檔案全生命周期，從收集、歸檔、整理到利用、統計、編研均作為評價內容;檔案信息化建設績效評價要覆蓋所有涉及檔案業務主體，從公司內部員工到外部員工、行業專家等，多樣化的評價主體可保證評價結果的參考性。

1.3 科學量化原則

為了檔案信息化建設績效評價工作更具指導意義、評價結果更準確，評價主體的選擇及評價內容的設立需具有科學性和可量化的特點。以評價工作的目的為方向，以評價結果為導向，明確并固化評價機制。此外，要重視評價工作的過程管理及評價結果的積累總結，準確無誤的元數據及經過時間累積出來的樣本量是保證評價結果科學性和基礎。

2 檔案信息化建設績效評價體系建立

2.1 評價主體

對檔案信息化建設進行評價的主要對象必須是參與企業檔案管理的相關業務，包含檔案的收集、歸檔、整理、利用和統計等的檔案管理工作全過程。評價主體的人為因素會導致評價結果的片面性和主觀性，為了提高檔案信息化建設績效評價的全面性、客觀性和參考性，區分內、外部主體，搭建多層次、全覆蓋的評價主體體系，使評估的結果具有有限的說服力。

2.1.1 內部主體

檔案信息化建設績效評價的內部主體包括公司參與檔案管理工作的檔案管理人員和檔案利用人員。檔案管理人員覆蓋公司專、兼職檔案員、檔案管理部門負責人、分管領導，他們參與了整個檔案生命周期及檔案信息化建設的指導、策劃、實施和總結相關工作。檔案利用人員覆蓋因任何理由借閱檔案的公司員工，他們是檔案管理工作和檔案信息化建設的直接受益者。

2.1.2 外部主體

檔案信息化建設績效評價的外部主體包括與企業機構有關聯的公司和指導企業檔案管理工作的政府機構的檔案從業者、檔案行業專家及檔案利用外部用戶等，相關公司、機構的檔案從業者及行業專家具有一定的專業知識，他們的評價具有指導性和參考性。而檔案利用外部用戶雖缺乏專業知識，但他們是檔案信息化建設的實際受益者且與本公司無利益關系，評價具有一定的客觀性。

2.2 評價維度

2.2.1 評價檔案管理工作及檔案信息化建設的目標實現

隨著信息技術不斷更新，檔案管理工作應不斷明確階段性的目標。檔案歸檔模式應順應公司文件流轉的形式、提高檔案歸檔的效率、保證檔案存在的價值。檔案服務方式應滿足利用者的合理需求，提高檔案利用的效率，保證檔案本身的完整。檔案信息化建設評價應檢驗目標的實現效果、提高檔案管理工作效率、保證檔案的準確性、完整性、可用性和安全性。檔案信息化建設績效評價的指標設置方向，應以檢驗目標完成程度為主要內容，占五成權重。

2.2.2 評價檔案信息化系統的服務效率與服務質量實現

檔案信息化系統猶如信息檔案通向用戶的橋梁，用戶滿意度是檢驗檔案信息化建設的重要指標，可占四成權重，而評價內容需考慮到檔案管理條線及檔案利用條線。其中檔案管理條線更注重系統的服務效率，系統響應的及時、數據處理的便捷、跨系統聯動的流暢等都明顯提高檔案管理員乃至公司的檔案管理工作效率;檔案利用條線更注重系統的服務質量，系統操作的便捷、界面反饋的友好、利用歷史的記錄等是較能獲取檔案利用者高滿意度的要點。

2.2.3 評價檔案信息化建設的合規性和創新性實現

首先，需對于系統進行合規性評價（可采用信息安全等級保護測評的成果），保證系統中發生的信息安全事件是區分等級相應處置的，保證檔案的存儲、傳輸、處理過程區分權限的，保證檔案本身是區分密級的。這項評價并不是一次性的，而是持續性的。在檔案管理過程中，無時無刻會產生新的文件、新的案卷，檔案信息化系統的合規性評價應是固化的評價指標項。

其次，檔案信息化系統需是不斷創新的，每個階段都有不同的創新方向。短期看來，電子文件歸檔率如何？是否可以順利配合辦公自動化系統？檔案借閱方式是否更加便捷？長期看來，是否對檔案管理工作有正向的引導？企業大數據庫概念是否能夠達成？是否能讓檔案文化更深入人心？等。合規性評價和創新性評價缺一不可，但權重設置可根據檔案管理工作階段性的目標有所偏重，總的權重占一成，或可設置為加分指標。

2.3 評價結果運用及再評估

2.3.1 檔案信息化建設績效評價的信息公開機制

依靠信息公開來完善及推動檔案信息化建設。一方面是要以保障評價主體的知情權來維護長期合作關系，有利于固化評價主體人員結構，使得評價結果更具有延續性、更具有可參考性。另一方面，評價結果的公開也是推動檔案信息化建設改革發展的利器，以群眾監督模式，審視評價結果是否落地、整改成果是否可觀。

2.3.2 檔案信息化建設績效評價的獎懲機制

為了保證檔案信息化建設績效評價持續、有效的運行，有必要建立合理的獎懲制度，將績效評價與檔案管理部門、內部評價主體和外部評價主體的部分利益建立一定聯系。檔案管理部門是檔案信息化建設績效評價的責任部門，應體現“懲”，將檔案信息化建設績效評價要求納入部門的績效考核之中;而評價主體大多是志愿參與績效評價的人員，是需維護的對象，應體現“獎”，可采用合理化建議評選等方式給予適當獎勵。

2.3.3 檔案信息化建設績效評價體系的再評估機制

以上討論的均是針對檔案信息化建設建立的績效評價，而針對整個績效評價工作也需要進行定期評估?？冃гu價雖主張以固化的體系來形成科學的評價數據庫，但為保證績效評價工作的合理性與可持續性，需在每期績效評價后，針對績效評價工作本身進行多維度的分析。首先，績效評價結果應是符合檔案信息化建設實際現狀的，這是績效評價體系指標設置的合理性體現;其次績效評價工作應是對檔案信息化建設有指導意義的，這是績效評價體系建立的指導性體現;最后應提出對優化檔案信息化建設績效評價工作的思考及改進方向，這是績效評價體系的持續性體現。

3 結語

檔案管理的信息化建設體現了檔案信息資源的開發和現代服務平臺的發展，對于提高檔案管理效率及檔案服務質量有不可忽視的作用，而檔案信息化建設的績效評價工作是提高檔案信息化建設質量的重要途徑。企業要明確檔案信息化建設的長遠目標及短期目標，以績效評價手段來檢驗目標完成程度，進而有針對性進行調整和推進。以“統一領導、全面評價、科學量化”為指導思想，合理建立評價體系，并定期對評價工作進行再評估。確保檔案信息化建設及績效評價工作的可持續性。

參考文獻

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