探討高校檔案管理數字化發展面臨的問題及對策

黃曉鑫

摘 要：文章對高校檔案管理存在的問題略作闡明，依據自己的原有的見解對高校檔案管理工作提出自己的一些建議，來解決當前高校檔案管理的問題，這是提高高校教學質量的重要方法。所以解決當前高校檔案管理的問題是提高高校教學質量必要的措施。

關鍵詞：高校檔案管理;主要問題;解決措施

中圖分類號：G64? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? 文章編號：1673-9132（2020）32-0175-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2020.32.087

當前高校在保證教學質量、強調模范教學的時候，還應注重檔案管理，因為檔案管理工作含有著有關高校的學校信息、科研立項、資源分配等活動的檔案材料，是高校進行教學改革、加大制度完備、提升管理方式等方面的重要參考依據檔案管理也是其中很有必要的構成，需要我們引起極大的重視程度，這也需要通過不斷豐富經驗，才能達到符合人才市場變化、提升高校資源利用質量的要求。學生檔案作為學生在高校所有教育活動的記錄，通過學生檔案能夠反映學校的基本職能活動，是外部評價該學校辦學水平的一個很有價值性窗口。

高校的學生信息管理需要成為社會認識一個高校評估能力標準的重要參考標準，是學校進行資源整合、相關活動和考核審評都必須需要的資料根據，也是該校覆蓋有關信息的證明，學校的應有的職責是使我們的個人信息能夠得以全面評價。這是應屆畢業生的一個很重要的參考標準，在面對現在的巨大強烈的就業壓力中具有不可或缺的替代作用。

一、我國高校學生該類管理工作當前存在的問題

迄今為止，高校學生的個人信息成案并沒有獲得我們足夠的認識程度，基于多種的影響，產生了我們該項資料不夠充分，管理質量也十分不足，都不夠很好真正地覆蓋我們學生的原有狀況，有的高校還有學生個人信息袋無法查詢的現象等情況?，F今我國高校檔案在進行數字化管理工作方面主要存在的問題如下：

1.高校還沒有擁有健全的學生該類管理體制。我國許多高校中并沒有真正把該項管理工作放在它應有的位置，著重的是教學層面，對我們的該類管理沒有比較好的認識或不夠深入，在對我們的該類工作中沒有專門的人員，何況對我們信息管理的完善和核查，他們的該類工作沒有和相應部門的考評相聯系起來，導致沒有擁有十分完善的該管理制度。

2.收取整理檔案不很規范正規?，F今我們的高校的信息成案管理工作并不是由熟悉的對應部門管理，并沒有將整理的信息歸入到自己對應的院系管理，更不可能含有有熟悉的該類管理人員獲取整理個人信息。學生并沒有熟悉的整理信息知識保存的能力，再加上信息搜集，學校沒有獲取和審查，產生了檔案信息在收集、編排的過程中比較混亂，沒有一定明確的順序。

3.沒有充分的檔案服務作用功能。沒有按時地對信息進行編排、整理，造成檔案的服務環節脫鉤，信息成案沒有真正發揮應有的價值，沒有人翻看，也無法借閱、審閱，這不利于教師更好地知道學生。

4.學生檔案的派收工作負責不夠。因為我國對大學畢業生就業制度的改革逐步進行，國家不對大學畢業生開始一起地包分配，學生所在地的對應組織也就沒有了負責和保留學生個人信息的義務，產生了對畢業生個人信息管理的輕視，加上不簡單的信息傳收程序，一些學生的個人信息在該過程中丟失了，這給我們畢業生的就業造成了很大的難處。

5.保管制度不完善影響了檔案的充分利用。信息成案保管就是為了我們方便以后再次使用，但是因為沒有對信息的保管工作引起重視，常常會導致信息袋子不按時歸還、遭到修改等情況，產生了個人信息的丟失和失效。需要注意的是，高校教學的工作與該類資料的記錄有著直接的關系，但是，在高校檔案管理中，卻時常出現制約它發展的事情，不能真正有效提升高校該類工作質量，所以，該管理人員一定要一直探索解決現在問題的新措施，新對策，提高高校該類管理工作在教學中的重要性，為高校的充分發展是必不可少的。

二、加強高校學生該類管理工作在數字化方面的對策

1.注意加強管理，充分加強認識。學校檔案是學校相關負責人處理問題、做相關決定的十分重要的參考標準。做好信息資料的編排和搜集保證個人信息資料具有完整和準確的基本涵蓋信息，也可以很好地證明本部門的工作成就?；诖?，讓我們的教師員工特別是高校負責人要十分重視學生的個人信息管理，對學生個人信息管理要很好給予宣傳支持。

2.加大有關建設，自覺提高專業素質。該類人員的工作能力和專業素質表現了信息成案管理中不同程度和質量的強弱。高校的管理要求、創辦特點、歷史沿革都能夠在信息成案管理中體現出來。在對該類管理人員進行職業道德提高和政治思想教育的同時，還必須注意建設其專業水準和有些技能練習。學校首先要積極努力地使信息成案管理人員學習該類管理理論知識和積極參加有關培訓;其次學校也要積極地建立線上化該類管理，對該類人員的任命要選那些青年化、踏實、對電腦明細操作熟練、喜歡檔案管理工作的人員，使信息成案人員真正樹立起“業務精通，視檔為寶，堅守歷史，勤勤懇懇，服務現實”的理念。所以，對該類人員加強有關培訓，提高信息管理人員的綜合素質，是加快該類現代化管理，推動檔案事業發展的必要組成部分。

3.完善健全應有的制度，不斷充分完善。有完善的制度作保證是管理好學生個人信息的首要。要規范制定該類管理要求，降低信息成案管理無秩序。要建立健全信息資料的整理和收集、信息的核查和保存、信息的轉交和管理等各項對應規章規定，明確該類工作人員的工作要求。對信息成案管理工作的每一樣任務制定工作程序。通過完善檔案管理工作制度，使信息袋的擺放有序、分類明確，提高了信息成案的歸檔率和準確率。

4.努力規范整理，強化建設。高校應該有一個熟悉管理學生個人信息的部門，并為其圈定熟悉人員進行合理管理。在整理信息成案的過程中，在檔案袋的面上要具體填寫信息袋內的材料名稱，要填寫標準、全面、正確。學生個人信息的收集整理要保證學生個人信息的完整，真實;信息成案的文字要書寫正規、規格統一。

5.努力加大投資，線上管理學生該類管理工作者應按照檔案工作客觀方法的基礎上，很好利用以電子信息為中心的現代化技術手段，有計劃、有步驟地把學生個人信息分類歸檔，最后實現學生信息成案的數字化管理。利用成熟的線上技術，將信息文件中的文檔、音頻、和有關作品等進行數字化處理，做成學生數字化信息，建立該類信息數據庫，實現該類信息保存的數字常態化和搜索的線上正規化，是學生檔案管理的正確發展方向。這樣不僅能夠節約一定的人力成本，提高工作質量，而且能夠方便學生個人信息的通過自己查閱，替代原有學生就業中的隨調形式，提高信息成案的正確率，也為學生就業提供靈活條件。

6.建立和完善該類數字化建設匹配相關制度。建立和完善該類數字化建設的有關制度有利于該類人員全面推進高校該類的數字化工作，有效進行高校該類數字化工作，確保高校該類數字化建設的效率和計劃。高校該類部門在該類數字化工作開展前，首先應按照有關制度標準，既要按照統一已經有的與該類工作相關的成文規定和已經明確的統一信息化體系來制定，同時也要充分了解本校的情況，使高校檔案數字化工作真正做到有據可查，讓制度真正落到實處。

7.加大加強投入，并提供應有的技術保障。高校檔案要想實現數字化管理并確保該項能夠得到有效利用，一方面，要以線上應用技術作為手段，而線上的應用是以高量投資為代價才能進行的，這就需要高校加大對該類數字化工作的融入;另一方面，高校該類部門進行該類數字化還要使相關技術得到保障，可以使用以下方法：高校該類部門應該按照統一制定的技術標準和規定并制定符合本學校的該類數字化技術標準和規定;高校該類部門應有必要配有設備軟件設施，還應對系統和設備固定進行更新并加以補充，組織自己開發或引入尖端的數字化該類管理系統;選擇數字化該類保持中介和有關設備時，盡量選擇以當前成熟的技術為基礎的保存系統;還應有更新、監測獲取系統，當技術發生更新升級、載體過于退化時，還應按時將數據轉移到新的媒介上。

8.加強該類數字化人才的培養模式。高校該類部門需要努力培養檔案管理型、復合型雙重的這方面人才。高校在招聘與培訓該類管理人員時應做到與學校制度相適應，讓被要求的該類管理人員具有較好的知識體系、很好的職業道德操守。高校該類數字化工作是一項專業性非常強的工作，這就對高校該類部門該類人員做出了新的更高要求：要求其不僅該類專業素質過高，還要重視線上專業知識的獲取及整理。而高校則要重視信息成案工作人才的納取，時不時對現有檔案工作人員進行針對性培訓，使其能適應新時代下檔案工作的發展，這對數字化管理該類工作是非常有幫助的。

9.重點關注高校該類數字化。數字檔案館的產生已作為該類事業發展的不可阻擋潮流，并引起檔案業界的十分密切重視。該類數字化的建設是現在該類數字化建設的新起點。高校檔案館目的是為適應學校的教學需要和為我們師生提供服務的，但一個短的時間內將所有該類實現數字化是不太可行的，因此該類工作者要對重要、有針對性、重復率高的該類資料先進行數字化以保證良好利用。

三、結語

高校檔案數字化建設是一份一直進行的工作，我國高校該類數字化建設才慢慢開始，還需要不斷探索健全，本文只是從存在問題與對策方面給予了有關闡明，但問題可能不能全面談及，需要進一步完善，但是可以作為我國高校該項數字化建設提供更好的參考依據。而今，多數高校在該類管理實施的時候，經常會出現一些不好解決比較棘手的問題，這會導致約束其良好的發展，不能更好地提高高校該類管理質量。所以，有關管理人員要制定必要的健全的管理措施，通過階段性地對工作人員進行專業知識的培訓，讓我們的工作人員充分掌握懂得其應有的技能，并解決該類管理工作中出現的問題，為其發展打下良好的基礎。

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