城建檔案數字化建設的思考

李曉萍

◆摘? 要：近年來，數字化技術取得了飛速發展，廣泛應用到了城建檔案管理中，數字化技術的應用極大的提高了城建檔案管理的質量和效率。但是，在城建檔案數字化管理的發展過程中，出現了諸多的問題：例如，信息安全、管理效率低等問題，這些問題的出現極大的阻礙了城建檔案管理工作的順利開展?；诖?，筆者就城建檔案管理創新的相關問題進行分析，并提出相應的解決問題的方案，旨在提高城建檔案管理的整體水平。

◆關鍵詞：城建檔案;數字化建設問題;創新管理

一、檔案信息管理的重要性

在傳統的檔案信息管理中，需要使用紙質介質進行信息存儲，這種存儲方式容易使一些重要信息丟失，潛藏著一定的安全隱患。當前，數字化技術的廣泛應用就有效的解決了這一問題。數字化技術通過應用相關的信息管理軟件和管理系統可以將檔案信息存儲到數據庫或者是磁盤、硬盤中，保證信息在存儲的過程中不會隨著時間的推移而丟失，從而提升檔案管理工作的安全性和效率。

二、檔案信息管理存在的問題

城建部門開展檔案管理的目的就是保存和管理城市發展過程中的重要信息資料，為城市的建設服務。但是，在城市建設的不斷推進中，需要保存的資料越來越多，過多的紙質材料信息無法進行很好的保存，而且紙質材料容易丟失，這就對城建檔案信息管理提出了新的挑戰，而數字化技術通過應用信息化管理系統進行檔案管理就有效的提升了檔案管理的質量和效率。但是，信息技術的應用也對檔案管理人員提出了新的挑戰：城建檔案管理人員大多對于軟件管理的應用技能方面存在欠缺，這對開展工作造成一定的困難，并且檔案管理人員的整體素質層次不齊，也是影響檔案管理質量的原因之一。

第一，城建檔案管理的數字化建設需要一定數量的硬件和軟件系統，這就需要投入大量的資金，但是，很多規模較小的城建部門無法投入太多的資金用于硬件和軟件系統的購置，這就導致了這些城建部門的檔案管理數字化建設停滯不前，甚至一些城建部門目前還停留在傳統的檔案管理模式上。

第二，城建部門的人員安排和組織結構存在不合理的現象，在對工作人員進行崗位分配的過程中，沒有充分的了解每一個崗位對工作人員的知識程度、工作能力以及工作態度的要求，而是根據崗位的空缺情況對工作人員進行隨機的分配，這就導致工作人員的知識程度以及工作能力等與工作崗位不匹配的現象出現，造成工作效率低的問題。

第三，城建檔案管理工作人員對檔案管理的工作流程以及信息管理系統缺乏認識，沒有熟練使用檔案管理系統軟件的技能。檔案管理人員的業務能力有待提高，急需建設一支專業素質過硬的隊伍。

三、信息化條件下加強檔案管理與服務創新的建議

（一）加強信息系統建設

新時期，城建檔案的信息化管理對工作人員的綜合素質提出了新的要求，如何提高城建部門管理人員的綜合素質是當前面臨的重要問題，構建專業能力過硬的隊伍是解決問題的重要舉措，提高城建檔案信息化管理人員的綜合素質可以從提高專業素質和工作能力兩方面入手。在提高專業素質方面：城建部門可以結合工作需要來制定合理的員工培養方案，可以定期開展培訓活動，邀請業內的專業人士對檔案管理人員進行系統化的培訓，提高工作人員的專業能力，以更好的提高檔案管理效率。

（二）制定合理的考核制度和培養計劃

為了更好的激發檔案管理人員的工作積極性，促進信息技術在城建檔案管理中的應用，充分發揮人力資源部門的作用。城建部門需要根據工作需要來制定更加人性化和個性化的考核體系，建立任務驅動的考核機制，量化細化各項考核指標，以更好地幫助工作人員發現自身的不足，提升工作能力和工作效率。城建部門還可以制定完善的培養體系，幫助工作人員樹立終身學習的理念，以更好的掌握信息管理系統的相關知識。

（三）加強應用系統建設

系統化是讓流程一體化，用于對檔案信息進行采集、處理、管理、存儲等操作，能夠為檔案信息的網絡建設及檔案信息資源的開發，利用堅實的技術保障最大程度的提高檔案管理的質量和效率。城建檔案管理中需要將自動化技術和局域網技術的輔助，還需要將掃描技術、數據庫技術、存儲技術等融合在一個系統中。例如：建立數據庫，根據關鍵詞，進行檢索和篩選，提升工作人員效率，擁有基礎技術的支撐才能促進城建檔案數字化體系的建設。檔案管理的信息化、自動化和智能化，提高檔案管理的質量和效率

（四）加強電子信息技術的應用

將信息化技術應用到城建檔案管理工作中，信息系統安全防護技術是十分重要的工作，要加強信息系統的安全建設，可以從以下兩個方面入手：第一，要對城建部門的防護能力和防護等級進行科學合理的評估，對系統存在的問題進行詳細的排查和修補，建立權限訪問機制，加強數據的保護力度。第二，制定完善的信息服務管理制度，做好數據備份，在必要時應用數據恢復技術恢復重要數據。

四、結語

綜上，數字化建設是城建檔案建設的重要趨勢，在發展進程中，需要加強管理人員的綜合素質，完善管理系統安全性建設，從而更好的推進城建檔案數字化發展進程。

參考文獻

[1]吳卓敏.城建檔案管理數字化建設問題的思考及對策分析[J].經營管理者，2017（10）：275.

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