人力資源管理視角下高校人事檔案信息化建設分析

史陽陽 湛江科技學院

目前社會已經逐步步入到信息發展時代，而互聯網技術得到了較為充分的發展，使得當前高校人事資源管理工作在發展過程當中具有創新型的發展模式。應用大數據以及信息技術等創新型技術，能夠將資源進行綜合性的整合，能夠在一定程度上使管理效率得以大幅度的提升，由此也使得信息化建設促進高校人事管理的發展。當前，高校人事管理在構建過程當中會記錄全體職工的各項人事活動，并且以個人為單位對各類留存的資料進行綜合性的保管，較為客觀的展現每一個體在發展過程當中，不同階段所存在的思想形態以及具體的工作表現，同時對個體取得的成績進行詳細的記錄。在實際的高校發展過程當中，是人才選拔所具有的重要依據，同時具有著較為突出的現實應用價值。在信息技術的發展過程當中，高校諸多領域均能夠將信息化建設模式進行有效的應用。但就人事管理工作而言，其信息化建設仍然有待于進一步的提升，整體人事檔案管理信息建設的效率有待于進一步的優化提高。由此，需要進一步的增加對人事檔案信息化管理建設的重視程度，需要以人力資源管理為視角，使高校人事檔案管理信息化建設的速度得以大幅度的提升，能夠進一步的使績效考核時效性公平性得以提升，使崗位與員工能夠得到高度的契合，進一步的將精準定位模式進行有效的應用，由此在實際發展過程當中需要充分的設計人事管理部門的優化方案，使得具體的培訓方案能夠符合實際，并且進一步激勵人才的綜合潛能，以此從諸多角度保證高校人事檔案信息化建設所具有的完善性，以下對高校人事檔案建設過程當中所存在的優化方式進行詳細的分析。

一、從人力資源角度分析高校人事檔案信息化管理的重要性

當前，信息化在發展過程當中，已經能夠在各行各業進行綜合性的應用，并且使各個領域的管理工作得到了不斷的優化，使生產工作產生諸多現實便利，使當前社會經濟發展存在較為突出的發展動力。在人事檔案管理工作過程當中，充分的融入信息技術，對于當前的人事檔案信息化以及數字化管理的構建有著極為突出的現實意義。就人力資源視角而言，高校人事檔案信息化建設所具有的重要性可以從以下三個角度進行分析。首先，傳統人事檔案管理工作主要以紙質檔案管理為主，在實際管理過程當中紙質檔案的管理工作難度相對較高，會進一步增加管理人員的實際工作壓力，同時紙質檔案在管理過程當中，如若保管時間過長，將使得信息容易存在缺失現象，進而使人事檔案管理工作存在諸多不確定的因素。而人事檔案信息化在實際的構建過程當中，能夠對該種問題進行有效的解決，能夠使檔案管理的實際工作效率得以提升，并且能夠進一步的使工作人員的實際工作服務能得到有效的降低。第二，進一步的強化高校人事檔案信息化建設，能夠使教職工以及管理人員等諸多技校所具有的公平公正性得到提升，并且增加績效考評所具有的實效性，能夠在一定程度上使教職工以及具體管理人員在實際發展過程當中所具有的綜合能力得到有效的判定，使高校工作人員與崗位所具有的契合度得到大幅度的提升。第三，人事檔案信息化管理在實際開展過程當中，能夠進一步幫助高校管理部門構建更為優質性創新性的激勵策略，由此使得當前人力資源的結構得到有效的優化，進一步的吸引更加多元化的人才。

二、對當前高校人事檔案信息化建設所出現的各類問題進行分析

（一）無法對人事檔案信息化建設予以重視，建設標準有待優化

人事檔案在管理系統構建過程當中，不僅是對信息查詢的功能予以執行，其主要的效用在于對高校數字化服務進行綜合性的體現。但當前高校管理人員在發展過程當中無法對人事檔案的信息化建設予以重視，主要將其定義為輔助性的工具，由于無法對其進行有效的重視，致使檔案信息化在發展過程當中，整體進程極為緩慢，諸多資金無法進行有效的投入。由此，也使得該項工作在實際構建過程當中存在較為突出的現實制約，使信息化在實際構建過程當中，其自身無法擁有較為顯著的現實效果，在短時間之內無法體現出其自身所具有的應用潛能。人事檔案在構建過程當中具有高度的保密性，其應用范圍受到一定程度的限制，由此在使用過程當中，其綜合使用頻率具有一定程度的有限性，各項因素也使得該項工作在實際構建過程當中所具有的重視程度相對較低。在實際發展過程當中，我國已經能夠出臺檔案信息化的綜合管理方式，但此種管理方法往往會對新興發展領域予以應用，對于高校人事檔案管理而言仍然無法擁有較為充足的經驗，各項規定在構建過程當中仍然處于擬定階段，并且無法對各項細則進行有效的實施，僅能夠擬定相應的框架以及發展的具體方向，由此僅起到一定程度的基礎性指導作用，對于各類細節而言，則無法進行綜合性的指導。由此，相應單位以及部門在發展過程當中需要對規范化的指導工作進行細化，進一步的結合實際，構建的各項單位管理規范，使管理能夠形成統一性的發展模式。如若無法擁有規范化的指導，則很難將通用性予以突出，并且會在后續的資源共享以及數據交換等諸多層面，存在諸多現實阻力，會使得整體信息化建設存在較為突出的現實阻礙。

（二）人事檔案隊伍建設的落后性相對嚴重

科學管理度有待于進一步的提升，檔案工作在發展過程當中，長期而言處于默默無聞的發展情況，并且其自身無法得到有效的重視。因此，對于從業人員而言，有著較為突出的發展考驗，致使該項工作在實際發展過程當中所具有的流動性相對較強部分，具有高度綜合素質以及能力較為優質的人才往往會希望調離原有的工作崗位，并且尋求更為優質的發展平臺。由此，使得崗位內部存在的人才流失度較為嚴重，其業務素質提升難度相對較高。目前，在行業內部擁有諸多管理型人才，其自身所具有的專業素質相對較高，并且能夠在工作中以規范謹慎的態度開展各項工作。然而在實際管理過程當中，對于相應的互聯網技術無法予以充分的了解，并且以互聯網技術為基準的創新型模式，無法進行有效的學習，進而使其在實際發展過程當中所具備的信息化管理能力有待于進一步的提升。近年來，高校信息化在發展過程當中實際發展速度大幅度的加快，檔案管理過程當中同樣會融入諸多創新型的發展理念，諸多具有優秀管理能力的管理人員，能夠具備更為優質的計算機操作能力以及網絡的綜合管理能力，但在具體的檔案管理過程當中，無法擁有較為優質的管理經驗，在管理過程當中所具有的綜合管理素養有待于進一步的提升。舉例說明，在立卷以及材料分類的諸多整體過程當中，需要充分的以實踐為基礎，擁有較為優質的發展經驗。傳統的單一化人才結構在構建過程當中，很難適應人事檔案信息化管理所存在的綜合發展需求。當前，需要進一步的注重培育更為優質的復合型人才，并且在新老人才進行交替時，進一步的縮短融合時間，使當前行業在發展中所具有的完善性得以提升。然而，目前我國高校人事檔案管理過程當中，相應的隊伍建設除信息能力普及度相對較低之外，在新老人才交替過程當中，其自身所具有的滯后性相對較高，其實際過度的效率有待于提升。因此，也會使得經濟行業的發展受到較為嚴重的現實影響。

（三）信息化服務對象具有高度單一性的特征，檔案安全無法得到有效的控制

高校人事檔案信息化管理在構建過程當中，其自身所具有的功能不僅需要對信息進行有效的查詢，需要進行更加數字化的服務，具體服務對象需要涉及人事管理部門以及諸多管理機構。相應的教職工在實際發展過程當中，無法擁有較為優質的檔案調用權限，個人在實際的工作中若想調取相應的檔案信息，需要由人事部門予以登記，之后由專人開展具體的查詢工作，而在實際過程當中，各項流程會存在較為突出的繁瑣性特征，其具體查詢會消耗大量時間，使數字化服務在構建過程當中所具有的便捷性無法得到進一步的體現。此外，在對人事檔案進行管理的過程當中，諸多檔案信息在構建中需要集中申請，之后以網絡進行綜合性的查詢，此類發展模式在構建過程當中，能夠進一步使整體工作質量得以大幅度的提升，為群眾提供諸多現實便利。但就實際而言，其自身所存在的信息安全需要得到進一步的優化，由此能夠使整體檔案信息獲得集中性的保護，進一步的強化個人信息所具有的安全性。目前，就全面數據保障而言，其當前檔案管理無法擁有專業的技術人員，并且其自身的信息保護意識有待于提升，加之目前網絡中所存在的各類病毒侵害，如若管理人無法對其綜合管理能力進行有效的提升，開展更加有效的處理，將使整體系統構建產生較為突出的現實影響。

三、對高校人事檔案信息化構建的優化方式進行詳細的分析

（一）提高人事檔案信息化的綜合重視程度

對管理活動進行標準化發展，在新世紀背景之下高校發展建設需要進一步的注重將發展戰略作為當前信息化構建的重要構成部分，建立與當前人事檔案信息化具有高度對應性的監管模式，檔案信息化的構建過程當中，其整體建設屬于長期性的發展過程，在短期之內很難得到較為優質的發展效果，加之各類檔案信息，在構建過程當中處于不斷更新的現實狀態，各項技術也逐步的升級，諸多軟件開發會消耗諸多資金。因此，需要就觀念而言提升其重視程度，需要進一步的劃撥專用資金對硬件及軟件進行有效的構建。其中，相應的人事檔案管理工具在構建中需要擁有更為優質的保密性，外部環境對其自身了解相對較低，而諸多管理人員對相應工作進行了解過程當中，僅能夠局限在多項信息查詢以及各項人事的綜合籌備過程當中，無法充分地意識到人事資源管理中各項檔案信息化發展的現實價值。因此，需要進一步使有關部門開展有效的宣傳工作，進一步強化各高校對于相應工作的重視程度，在后續。高校工作的發展過程當中，需要對人事檔案信息化資源開展更加全方位的應用，并且對各類人事資源檔案信息構建提供更加高效的支持，在實際工作的優化發展過程當中，需要注重進行有效的配合，以此確保信息系統在構建過程當中，能夠形成更加全方位的優化方式。

（二）確保答案管理人員隊伍得到有效優化

目前，為了使檔案管理人員的綜合素質以及其專業素養得以大幅度的提升，需要從諸多角度進行有效的培訓工作，定期組織信息技術專業人員對相應的技術進行綜合性的指導，發現工作中的諸多問題，使其自身技術能力得以大幅度的提升，并且需要使組織人員開展有效的人事檔案信息建設工作，使其自身所具有的工作成效得以大幅度的提升。學校在發展過程當中，需要對管理進行有效的創新，結合諸多創新型的建設經驗，進一步將經驗進行有效整合，并且開展綜合性的培訓，使個人能力得以大幅度的提升，同時需要對人才結構進行有效的優化。人事檔案管理工作需要擁有較高的保密性，因此需要使相應的管理人員擁有較高的綜合素質，需要使個人在發展過程當中能夠注重對其自身所具有的專業能力進行提升，需要使其自身能夠擁有更為優質的綜合素養。在信息化建設推進的背景之下，對于管理人員也有著更加多元化的要求，當前需要進一步的對復合型人才進行招聘，提升個人所具有的專業知識能力，維護各項網絡信息安全。由此，在當前的信息化建設發展過程當中，對實際高校人事檔案信息建設所具有的活動開展穩定性進行有效的提升。

四、結語

人事檔案在當前高校人力資源管理過程當中，屬于極為重要的內容，能夠充分的使檔案管理工作質量大幅度提升。當前，整體高校在發展過程當中需要充分的注重人事檔案的信息化建設，對原有的管理模式進行創新，使高校管理部門在教學科研、人事決策等諸多方面能夠獲得更加有效的信息，并且使信息化能力得到進一步的提升，確保當前信息查詢能夠擁有更加快捷的現實特征，使得工作人員的實際工作壓力得到有效的緩解，使工作效率得以進一步的提升。