論事業單位檔案的規范化管理策略

文/朱瑞侃，山東省菏澤市單縣廣播電視臺

檔案管理是事業單位一項基礎工作，主要是對單位事務、人員檔案進行收集、整理與保管，為事業單位發展服務。加強檔案規范化管理為事業單位各項工作的高效運行提供了有效保障，同時，也能提高單位的管理水平，助推單位的健康持續發展。然而從實際來看很多事業單位對檔案管理重視不足，檔案管理規范程度不高，極大制約了檔案資源的作用發揮。為此，有必要加強對檔案規范化管理的研究。

1 當前事業單位檔案管理存在的問題

1.1 重視不足，檔案管理制度有待完善

由于檔案工作的特殊性，無法在短期內為單位帶來實際的效益，而且需要投入較多的人力物力，因此，很多事業單位為了節省經費，經常忽視了檔案管理工作。因為對檔案管理不重視，檔案管理制度也嚴重滯后，表現為責任劃分不明確，工作流程不清晰。有的事業單位檔案資料編制體系不完善，未按檔案歸檔與修建標準使用檔案資料用紙。這增加了檔案人員的工作量，也影響到檔案管理效率。還有一些事業單位只關注檔案收集工作，而不重視分類整理工作，檔案編排、劃分、整理比較混亂，降低了檔案檢索效率。有的未嚴格對檔案進行保密管理，未按相關流程操作擅自銷毀本該繼續保存的檔案資料。

1.2 檔案信息化水平有待提高

信息時代的到來促使了各行業管理模式的轉變，信息技術被大量應用于企業管理當中，極大提高了企業管理效率。事業單位檔案數量與種類也逐漸增多，傳統的手工管理方式跟不上實際發展的需要。這種粗放的管理模式不僅會增加工作人員的工作量，而且檔案管理效率不高。還有部分事業單位雖然實現了檔案管理信息化，但工作人員對檔案管理系統與相關軟件不熟悉，不能熟練運用，也極大制約了檔案信息化水平的提升。

1.3 人員素養跟不上發展形勢

由于檔案管理工作得不到重視，將檔案管理等同于資料整理與保管，這種有偏差的認知使得檔案人員對工作缺乏熱忱，大部分人員認為只要確保檔案資料完整，沒有丟失檔案就行。在這種觀念意識下導致檔案管理水平較低。此外，事業單位沒有投入充足的人力物力開展檔案工作，對檔案人員也未給予有效的培訓，致使檔案隊伍的整體水平不高

2 新時期加強事業單位檔案規范化管理的對策

2.1 提高對檔案規范化建設的重視度

思想是行動的先導，事業單位領導要充分認識到檔案規范化建設的重要意義，將這項工作擺在重要的議事日程上。要認識到雖然檔案管理工作不能在短期內為單位帶來利潤，但對單位長遠發展是有益的。為此，要放眼未來，高瞻遠矚，給予一定的人力物力支持，盡快完善檔案管理的軟硬件設施，購進先進的設備與軟件，加強檔案庫房建設，為檔案管理工作的開展做好硬件保障。然后，通過單位內網、短信、教育培訓、文化活動等途徑向員工宣傳檔案規范化管理的意義，增強全體人員的檔案規范化管理觀念，獲得各部門的配合與支持。

2.2 進一步完善檔案管理制度

檔案部門要與單位領導充分溝通，圍繞檔案管理現狀制定適合本單位的檔案管理制度。對檔案收集、整理、編目、保管、利用、鑒定與銷毀等工作環節要配套明晰的工作流程與制度規范，加強對檔案的規范化管理。同時，由重要領導與部門負責人組建檔案管理網絡機構，將責任明確到各部門的負責人，各部門安排一名檔案員，明確其職責與工作要求，完善部門間的管理機制。采用檔案工作聯絡員制度，制作各部門資料收集、移交時間表，安排檔案工作階段性目標與任務，保證檔案管理工作的有序展開。

2.3 重視檔案保密管理工作

檔案有可復制的特性，特別是電子檔案更易被復制、刪改。為避免檔案資料泄露外傳，確保檔案的安全性，必須加強檔案的保密管理。首先，根據國家有關法律規定，建設專門的檔案室，檔案人員辦公室與檔案存放庫房必須有所區分。對檔案室與庫房的門窗要加固，避免偷盜問題發生。其次，由專人負責檔案室的開關，嚴禁無關人員進入。參照檔案的不同密級程度，明確相應的利用對象與利用范圍。關于涉密資料要求只能在閱文室內查閱，且涉密材料嚴禁進入編研范圍。工作人員也禁止在公共場所談論保密內容。若有資料需要銷毀應先通過上級領導的批準，并交給鑒定部門鑒定，獲得允許后在數名工作人員參與監督的過程中銷毀文檔。必須嚴格防范泄密事件發生，如將需要銷毀的資料賣給廢品站，對于泄密者嚴格按法律追究責任。最后，培養檔案人員的保密意識，定期組織檔案人員學習《保密法》，加強保密教育，強化他們的保密意識與法治意識。

2.4 加強檔案信息化建設，提升檔案隊伍整體素養

隨著信息時代的到來事業單位應加大檔案信息化建設力度，配備先進的檔案管理軟硬件設施，實現紙質檔案向電子檔案的轉變，提升檔案信息化管理水平。同時，要重視對檔案隊伍的建設。首先，要選拔專業、優秀的人才進入檔案管理隊伍，優化檔案隊伍結構。其次，結合單位實際制定培養方案，加強對人員的職業道德素養、專業能力、信息化能力方面的教育培訓，不斷提高其業務水平。其中，特別要抓好計算機操作技能的培訓，使其熟練應用檔案管理軟件。最后，加強業務考核，采取有效的獎懲措施，激勵檔案人員更積極的投入到日常工作中，主動學習專業知識，提升檔案管理效率。

3 結語

總之，加強檔案規范化管理能提升檔案管理質量，使檔案資源得到更充分的利用，對事業單位的發展有著積極的作用。為此，要圍繞單位實際盡快構建一套完善可行的檔案規范化管理機制，實現檔案管理的規范化、高效化。