檔案收集工作的思考

（沈陽市皇姑區檔案館，遼寧 沈陽 110031）

近年來，在國家與地方政府的統一領導下，各地檔案收集工作如火如荼地開展著，在群眾中取得的不錯的反響。在實踐中，我們檔案工作者整理出了一系列檔案收集方法，有優勢也有不足，我們將會繼續發揚優勢，同時也注重加強短板建設，不斷進行突破創新，使檔案收集工作得以更高效、更高水準地開展。

一、檔案收集的重要性

檔案收集可以說是一系列后續檔案工作的基礎和前提，做好檔案收集工作是順利開展其他的工作的首要環節，如檔案歸檔、檔案分析等工作，“檔案收集精準化管控，就是對檔案收集涉及的各個環節進行梳理，在檔案收集的事前、事中、事后細化工作細節，形成精準歸檔機制，以達到檔案收集齊全、完整、準確的工作要求”（王羽佳23），檔案工作講求整體性、系統性，是一份環環相扣、緊密相連的細致工作，這就要求廣大檔案工作者有耐心、有細心、有恒心地進行收集工作，任何小小的紕漏或者遺漏都會造成重大的錯誤和損失，正所謂“千里之堤，毀于蟻穴”。為了避免此類現象發生，我們要對過往經驗進行總結，并結合現代化信息技術進行創新，使檔案收集工作更好地取之于民、用之于民。

二、當前檔案收集存在的問題

（一）對檔案收集的認識不到位，存在工作積極性不高、工作滯后等問題

檔案的收集應該是日常的、有計劃、有步驟的工作，但一些單位的實際情況是，平時疏于收集、積累和管理，每到年底時臨時突擊、窮于應付，該入檔的資料未入檔，不該入檔的卻拿來濫竽充數，造成檔案的缺失或卷宗殘缺不全，給今后的檔案利用造成了很大困難。檔案人員的工作缺乏主動性和創造性，檔案管理人員認為自己所從事的工作不被單位或部門領導重視，未把檔案收集工作列入本單位工作議事議程，致使本單位內的檔案收集工作大都處于無人問津或問之不多的放任自流狀態，所以在工作中處于消極態度，在日常工作中產生的檔案資料形成你交我收、坐等上門的封閉工作狀態，常常使一些有價值的資料失去了收集的機會，造成了不必要的損失。

（二）檔案收集培訓的力度不夠，缺乏相關的專業人才

各單位檔案部門在收集檔案時，通常只是發個通知告知各業務部門檔案的歸檔范圍、收集時間，針對性不強，在檔案收集的過程中所起的作用不大，會影響檔案的收集歸檔。特別是各業務部門職責和工作性質不同，檔案呈多元化態勢，各部門形成的檔案具有很大的個性，所以在收集歸檔前急切需要檔案部門做專業的具體指導培訓，而實際中常常缺乏這樣專業的指導培訓?，F在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務，對科技檔案、設備檔案、聲像檔案實物檔案等的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作沒有得到重視。這樣就導致單位檔案館藏檔案種類單一，很多有保存和利用價值的各種門類檔案沒有得到有效管理，極大影響了本單位工作人員對各類檔案的利用需求。

三、檔案收集的創新型策略初探

（一）加大宣傳力度，提升檔案收集工作水平

首先，各級檔案行政部門通過開展《檔案法》宣傳，加大檔案收集工作的宣傳力度，讓檔案人員明確檔案收集工作的重要意義，“可以利用各種宣傳方式，提升相關人員的檔案管理意識，提高人們對檔案管理的重視程度。例如，檔案管理人員可以以國際檔案日為契機，組織相關的宣傳活動，明確檔案的重要性，提高人們對檔案的重視”（于欣令46）。定期對檔案收集進行業務指導和專業知識學習，形成小組分工合作，互幫互助，使大家逐漸認識到檔案收集是單位一項重要的基礎性工作，從而取得大家對檔案工作的支持。一項工作完成的好壞與否，與領導的重視程度有著密不可分的聯系，領導的重視與支持是完成這項工作的強有力的保證。只有讓領導認識到了檔案的重要性,才能很好地支持檔案的收集工作，得到領導的大力支持,規章制度才能落到實處。

（二）培養檔案收集工作的復合型創新人才

人才培養始終是各類工作的重點，有關部門應該鼓勵培養青年骨干，或者從基層中挖掘人才，檔案管理工作是一項繁瑣性和重復性較強的工作,檔案管理部門要注意檔案管理人員任勞任怨、愛崗敬業精神的教育和培養，增強其工作主動性，與其他部門加強聯系、溝通信息、廣泛收集。不僅如此，檔案知識的專業性也要求了檔案人員的業務能力和專業素質，各部門間可以相互學習、引進人才，使檔案收集工作更加高效、全面，檔案工作人員的業務素質直接關系到檔案管理水平，要全面提升檔案管理水平，必須要有一支業務素質高的隊伍，“由于檔案管理人員的年齡結構老化,新技術知識貧乏的狀況,通過以老帶新,幫助年輕的檔案管理人員加快學習,適應檔案管理工作。老干部業務技能水平高,經驗豐富,對于年輕的檔案工作者身上所存在的經驗不足應給予教導和幫助，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智和積極性，對于優秀的年輕工作人員要勇于啟用”（段然,解少晨,劉云偉 107），加強檔案管理人員的培訓和學習，找到薄弱環節，突破重點，才能不斷提高專業水平和實際操作技能。

結論

在整體的檔案工作中，檔案收集工作的特殊地位在于它的基礎性和先導性，只有檔案收集工作做得到位，其他各項工作才能穩健地開展，收集檔案是前提也是保障，其重要性和必要性不言而喻，但由于人們對其認知度并不廣泛普及，很多檔案人員并未掌握專業的檔案收集方法，導致了很多問題的存在，對后續檔案工作的開展產生阻力，不能很好地服務于老百姓的日常生活，這就需要萬千檔案工作者堅持正確理論的指導，有關部門加強培養專業人才，并結合信息化時代計算機的應用與輔助，提升檔案收集工作水平。