企業辦公室系統閉合管理的研究

張有望

（華電能源哈爾濱第三發電廠 黑龍江 哈爾濱 150024）

辦公室系統工作主要涵蓋調研工作、公文材料、接待服務等方面。在辦公室系統閉合管理模式下，辦公室管理人員應制定出完備的管理機制，方可以保障辦公室管理工作有序、高效開展，并為企業其他管理工作創造良好的條件。

1 企業辦公室系統閉合管理的重要性

首先，提升辦公室工作成效。辦公室工作往往繁雜多樣，且在聯結內外工作、協調左右方面發揮著重要的作用。然而，隨著辦公室業務量的增加，辦公室管理人員也面臨著較大的工作壓力。通過實施閉合管理，有助于為辦公室工作人員提供安靜的工作環境，防止工作人員過多收到外界因素的干擾，進而提升辦公室工作效率。

其次，保障辦公室工作信息安全性。相較于開放性的辦公室環境，員工工作狀態多被呈現在開放性的視野中。由于缺乏私密性，極易導致辦公室保密性信息被泄漏，進而影響到企業信息的安全性。辦公室系統閉合管理模式下，每個工作小組可以在相對私密的環境下工作，進而有效減少了信息外泄風險。

2 企業辦公室系統閉合管理策略

以下內容結合辦公室工作類別，提出了相應的閉合管理策略。

2.1 調研工作閉合管理

2.1.1 提升調研工作細致性

在調研工作開始前，辦公室相關工作人員應結合實際情況，選擇出適宜的調研方式。比如，融合應用隨同領導調研方式與分管主任帶領秘書專項調研方式相融合，提升調研工作的細致性與針對性。在時間緊任務重的狀況下，則可以靈活應用電話調研、問卷調研等不同方式。調研工作結束后，調研工作者應細致、深入分析各類調研數據信息，以此挖掘出有利信息，并編制成相應的工作簡報供領導參閱。

2.1.2 建立完善的調研機制與工作方案

充分的調研準備工作，可以為調研工作地順利進行奠定堅實的基礎。對于一些重大事項，調研人員應積極收集材料，制定出相應的調研工作方案，進而保障調研工作的全面性與精準性。其次，積極推行黨政工作計劃機制，將重要文件或者任務以計劃形式呈現出來，并作出相應的工作安排，以此推動各項辦公室工作有序開展。 最后，結合各項辦公室工作，做好相應的工作預案，并結合工作具體情況，制定出相應的工作要求、工作內容或者工作流程等。在工作預案制定完成后，需提交相關部門進行審核，審核通過后方可以投入使用。

2.2 公文材料閉合管理

2.2.1 制定完備的工作制度流程

首先，權責明確，將工作權責落實到個人。各個公文處理環節，均需由專人負責，以此保障處理工作順利進行。通過推行績效掛鉤制度，有效防控公文處理環節出現失誤或者偏差。當發現失誤時，要找出失誤原因，并制定出相應的解決對策。積極采用會簽規范制度，當報送程序不規范、會簽手續缺乏完備性時，應將公文及時退回相關負責部門，并在規定時間內完成公文修訂工作。

其次，高效運用提醒策略。對于大修后的文件，相關會簽部門應在規定時限內完成公文審批工作，并強化公文控制力度，保障合規公文流轉速度。

最后，制定完善的文件制發流程表。在制發文件前，需要制定一份專門的流程表，以此規定各個環節時限，并促進文件順利流轉。

2.2.2 建立完善的公文信息管理體系

快速發展的信息技術，已深入到各行業管理工作中。企業辦公室系統也應該加快信息化建設，以此有效提升辦公效率與質量。企業辦公室可以積極引入信息化公文處理系統，加強與集團總部辦公室間建立起緊密的聯結。依托信息化技術，可以增加文件傳輸數量，提升文件傳輸速度，實現高效辦公與無紙化辦公。辦公室公文管理人員應及時發布企業紅頭文件，以此有效接受大眾監督。

2.3 提升接待服務閉合管理質量

2.3.1 提升事前準備工作效率

相關負責人員接到接待任務后，要及時聯系被接待人員，并全面掌握上級領導或者貴賓人數、身份、日程安排等信息。結合來訪人員實際情況，科學合理布置接待氛圍。比如，上級領導視察工作時，接待氛圍要突出莊重性。貴賓來訪時，接待氛圍要突出隆重性等。此外，結合被接待人員的切實情況，為其作出相應的接待規化。結合制定好的接待規劃，將接待權責下放到個人，促進接待工作有條不紊的進行。

2.3.2 以飽滿的熱情應對事中接待

首先，提升迎接引導與沿途介紹質量。在迎接環節，工作人員要結合被迎接人數，合理安排接待車輛、迎接人員，并保障人員或者車輛提前到達迎接地點。在接到貴賓后，可以向被迎接者介紹詳細的接待安排情況，并認真聽取被迎接者的意見與建議，以此為被迎接者提供更加優質的服務。

其次，提升座談交流與會議服務質量。結合座談活動性質或者座談人數，科學合理選擇座談地點，并合理布置座談室。

最后，提升食宿安排合理性。保障住宿環境的舒適性、整潔性。制定合理的日程安排表，并將其交由貴賓手中，使得熟知日常行程。就餐方面，要保障安全性、合規性、營養性，并安排好陪餐人員、座次、致詞等?；顒臃矫?，在出現緊急事務時，要及時采取應對措施。當需要參觀考察時，工作人員應合理安排車輛，并引導著客人正確乘坐。合理安排參觀期間的休息場所等。在參觀考察工作結束后，做好送行工作。

2.3.3 積極總結接待工作

在接待工作完成后，要做好工作總結。對于好的工作行為，要繼續傳承與發揚。不適宜的工作行為，則應做好檢討與改進工作。通過高效的工作總結，來不斷提升接待工作成效。

3 結束語

總之，隨著我國社會經濟的快速發展，企業發展也面臨著新型的挑戰與問題。辦公室工作與其他部門間工作具有著一定的聯結性。換而言之，高質量的辦公室工作，可以為其他部門工作奠定堅實的基礎。為了更好地應對現實工作需要，辦公室系統閉合管理模式在現實中得到了越來越廣泛的應用。以上內容分析了辦公室系統閉合管理的重要性，并結合辦公室系統工作提出了相應的閉合管理策略。希望可以給相關工作者帶來一定的啟示，并促進我國企業辦公室工作高效、有序進行。