高校檔案數字化與館藏檔案分級管理方法探析

摘 要 隨著社會科學技術和信息化的快速發展，數字化技術已經出現在人們的日常生活，越來越多的高校重視起了檔案的數字化建設。在高校檔案數字化建設過程中，要依托校內館藏檔案的建設，進行嚴格的館藏檔案分級管理，做到把重要檔案加以保護，同時利用數字化與信息化技術，有條不紊多的加快電子檔案建設，加強檔案的分級管理，為檔案的安全性和長久儲存提供有力的保障和技術支持。

關鍵詞 高校檔案 數字化 館藏檔案 分級管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

在目前的高校檔案建設中，大多高校會采取館藏檔案和數字化檔案的同步建設。在面臨嚴重突發事件時，如何對檔案信息進行安全的保護，是一項重要的工作，因此出現了檔案分級管理的方式，配合目前發展的檔案數字化，能有效對高校檔案進行合理有效的保護，同時分級管理方法也使日常檔案管理工作有序的開展。本文主要對高校檔案數字化與館藏檔案分級管理方法做出研究分析。

1館藏檔案分級管理有利于區別出重要檔案

高校的館藏檔案是高校的一項建設工作，每年都會進行更新，它記載著高校每個時間段的發展歷史，主要包括高校招生就業、科技研究、教育教學、人文活動等方面的信息內容，同時會以文字、音視頻、數據等形式展現和記錄。高校的檔案建設是高校整體建設的重要組成部分，因此為了使這項工作有序的開展，需要按照分級管理的方法，使建設館藏建設更加有效。首先高校在檔案信息收集時，要分清主次，根據檔案信息的重要程度分級，同時按照信息的重要程度將檔案的歸檔保留時間設置為永久保留、三十年保留以及十年保留，這種分級的檔案保留年限就是檔案價值的初步判定。通過這一級篩選，一些不具備代表性檔案將會被清楚收納范圍，同時篩選出的不同程度可以歸檔的檔案會根據類別，按照國家的法律法規由高校檔案管理部門依次進行保管。

目前國內的大多高校沒有進行檔案的分級管理，通常是根據時間年限把各類檔案存入同庫房，這樣的保管模式將會增加后期的調檔難度，同時也無法快速區別出重要檔案和非重要檔案。這種混合式的館藏模式在遇到突發事件時，無法做到歲重要檔案的重點保護和有效保護，后期的損失程度無法預估。因此采用檔案分級管理的模式，可以給館藏檔案一個有效的分級，對篩選出的重要檔案加以保護，充分發揮高校館藏的作用。

2館藏檔案分級管理有利于對檔案的安全保護

根據國家教育部和國家檔案局發布的關于《高等學校檔案管理辦法》規定，各高校要建立高校檔案部門，并且按照規定依法收納高校的各類檔案，并且規定可以依據高校建設要求和實際檔案管理需求，對特殊檔案就行單獨保管。各高校要根據學生和教職工的調檔要求，對頻繁利用的檔案進行數據統計，并將此類檔案與其他檔案分開存放，這樣一方面能提高管理人員對檔案的查找速度，另一方面還能保證此類檔案的使用不會影響到其他重要檔案的存放安全。

館藏檔案分級管理能明確每位員工的崗位職責，在突發緊急事故時，每位管理人員能第一時間找到重要檔案所在位置，對其進行搶救，盡最大能力減小檔案損失。同時檔案的分級管理后，能對重點檔案進行更加安全的管理存放，能有效預防安全事故的發生。在分級管理的同時，管理人員要定期培訓，增強整體的業務水平，每一個人都應該對檔案存放位置和檔案等級特性有全面的了解，平時要注重對檔案的保護。

3館藏檔案分級管理有利于高校檔案數字化建設

隨著信息數字化技術的不斷發展，高校在檔案管理方面也逐漸應用數字化技術。在檔案的數字化建設中，要將紙質檔案材料進行掃描，轉變為電子版的材料，這個過程中要掃描數量龐大的檔案材料。檔案分級管理給檔案數字化建設指明了建設方向，數據庫的搭建也要分級建設，然后將掃描的檔案按照重要程度逐級收入到數據庫里。館藏檔案的分級管理為檔案數字化進程提供方便，減少了錄入時的人力和物理，同時高校檔案數字化建設也為學校的檔案管理提供一個安全便捷的平臺，能夠利用數字化技術更好的服務于廣大師生和校友。高校檔案數字化建設也會為館藏的檔案提供安全保護，減小了人為查閱時對館藏檔案的損壞，能安全的保護原紙質文件。只有當高校建立一個完整的檔案分級管理制度，并嚴格的去落實，才會加快檔案數字化的建設，也會使建設的數字化檔案層次明確，方面后期的管理。

高校館藏檔案的分級管理符合國家教育部和國家檔案局的管理規定，也是國家大力提倡的檔案管理方法。高校檔案數字化和館藏檔案分級管理會給高校的檔案提供安全的存儲環境，在保護檔案原有的社會歷史價值的同時，為高校的師生提供更加人性和便捷的服務。在未來的檔案數字化建設還有館藏檔案管理中，要繼續按照檔案分級管理的方法，合理高效的對檔案進行收錄和數字化轉變，為高校檔案安全提供保障。

作者簡介：李燕，（1983.11-），女，漢族，江西人，本科，景德鎮陶瓷大學助教/科長，研究方向：檔案信息資源開發與利用。

參考文獻

[1] 王春莉，詹晉強.高校檔案數字化與館藏檔案分級管理探討[J].甘肅高師學報，2018，23（02）.

[2] 王春莉，詹晉強.高校檔案數字化與館藏檔案分級管理探討[J].甘肅高師學報，2018，23（02）：141-142.

[3] 王玉玲，朱銀培.新時期高校電子檔案基于信息化發展應用研究[J].蘭臺世界，2020（06）：61-63+66.

[4] 饒繼紅.高校檔案網絡管理系統安全及應急方案研究[J].蘭臺內外，2020（16）：7-9.