新媒體在醫院檔案管理中的作用

李萍

【摘要】傳統的醫院檔案記錄和管理方式已無法適應當前快速發展的信息時代，很多公立醫院開始借助新媒體手段進行醫院的宣傳、活動營銷、內部管理等，以求不斷提高醫療服務水平和效率。目前來看，新媒體的應用在我院的檔案管理工作中占有重要地位，對工作的開展起到了推動與促進作用。本文介紹了新媒體的特征以及在醫院檔案管理中的作用體現，強調了醫院應用新媒體手段的安全問題等，僅供交流。

【關鍵詞】公立醫院;新媒體;檔案管理;必要性;作用體現

隨著近年醫療改革各項工作的不斷深入開展以及新興科學技術的出現，醫院在融合信息技術、發展新媒體方面取得了一定的成效。近年來，伴隨新媒體技術的快速發展，醫院的檔案管理工作也逐步朝著利用新媒體技術進行管理的方向發展，因此，在醫院檔案管理工作中，新媒體的價值不容忽視。

一、新媒體技術的概述

信息時代，相對于報紙、雜志、廣播、電視等傳統媒體，以網絡技術、移動技術、無線通信網、智能手機等為載體形成的新興媒體技術，簡稱為新媒體。具體來說，微博、微信公眾號、網絡短視頻、數字電視等，以文、圖、聲、像的媒介形式，立體地向受眾展示、傳播信息。同時，新媒體不受時間、空間、容量的限制，傳播速度更快，還能夠與受眾進行互動交流與分享?？傊?，新媒體具有交互性與即時性、海量性與共享性、多媒體與超文本、個性化與社群化等的特征。在當下醫院的媒體傳播、活動營銷、內部管理等方面具有鮮明、突出的功能優勢。

新媒體技術的手段：1.運用微信公眾號。利用便利的互聯網和通信技術，關注單位微信公眾號，了解醫院檔案室檔案信息、全宗指南、利用方式、服務內容等，從而讓更多的人了解檔案，提高醫院檔案的利用率，使保存的檔案價值達到最優化。2.通過辦公自動化系統方式進行檔案查閱。以我院綜合檔案室為例，對一些不涉密的檔案，如上級來文、合同、發文等，全文掃描，通過辦公系統進行傳輸，縮短檔案的查閱時間，提升檔案的利用率。改變過去傳統檔案被動服務的狀態， 檔案服務方式呈現多樣化，充分發揮檔案的利用價值。

二、醫院管理中運用新媒體的必要性

現階段，人們對醫院醫療水平、管理水平的關注度持續上升，大眾更希望借助微博、微信等新媒體手段、形式，更好地了解醫務人員的工作、自己病情的發展等信息。過去，患者想對某個醫院醫療、管理、病情進行了解，主要是通過報紙、電視的宣傳或者依賴口碑相傳來了解。如果這家醫院的宣傳能力不夠先進，媒介傳播方式過于落后，醫院發言人制度也不夠合理，容易引發人們的厭煩情緒，且滯后性較強，這對醫院醫療服務水平和管理水平都有一定的負面影響。新媒體的應用能夠最大限度地緩解這種不足，通過新媒體技術手段可以第一時間發布醫院的相關信息，從宣傳教育、大眾科普、交流互動各方面入手，更好地開展醫院的信息傳播、內外部管理等各種活動。

目前，醫院管理工作已經變得日益復雜和多元化，很多的醫院醫療服務工作，需要依靠科學、高效的制度或者先進的技術來保障。2015年以來，微博、微信的功能更加強大，應用人群和領域更加廣泛，許多醫院開始著手利用微博、微信等新媒體手段進行醫院管理工作。通過多年的實踐表明，新媒體給醫院的各項管理工作帶來了新的活力，尤其是醫生與醫生之間、醫生與患者之間、醫護服務人員與患者之間、醫院管理人員與患者之間等，都發揮了大量的信息交流、科普輔助作用。

三、醫院檔案管理中運用新媒體的作用體現

應用新媒體手段，不僅提高了醫院管理、對外宣傳、輿論處理等的效率與水平，也對醫院的檔案管理產生了巨大作用。

（一）新媒體技術為檔案工作提供了硬件和技術支撐。

“互聯網+”是時代的潮流，“互聯網+檔案”也是未來檔案工作的重心和方向。電子化、數字化、信息化作為檔案管理的考核點之一，檔案數字化將為檔案的利用提供更多的便利和可能。目前醫療機構基本都實現了網絡無紙化辦公，手機與電腦同步進行，為新媒體技術在檔案工作中的利用提供了硬件保障和技術支持。同時，辦公自動化系統的廣泛運用也為檔案利用提供了較多的途徑和方式。

（二）新媒體技術加快了醫院內外部的信息交流和資源共享。檔案管理有了共享平臺，加強了各個部門之間的交流與溝通，實現了在資源上的共享，使得醫院的工作效率有了較大的提升。信息時代，隨著社會的不斷發展及醫療技術的不斷進步，能夠被治愈及提高治療效果的疾病在不斷增多，隨之而來的醫療檔案也在成倍增加，這就給醫院檔案管理工作提出了更高的要求。如果把新媒體應用到檔案管理工作中，會有效提升檔案管理水平。同時，在新媒體技術的幫助下，醫院可以將相關的檔案管理工作逐步進行規范管理，在不斷提高管理意識的基礎上逐步增強管理者管理水平，從而提升醫院的整體管理水平。

（三）新媒體技術提高了醫院在患者住院期間的檔案管理效能。新媒體的應用，使得患者在住院期間的相關醫療記錄得到及時、準確、完整的記錄，方便病歷的查閱，提升了處理速度，患者的滿意程度也在不斷增加，為醫院在患者心中樹立良好的形象打下了堅實的基礎。

目前醫院的競爭，已不再單純是醫療技術水平的競爭，醫患關系是否和諧、服務質量是否滿意已成為患者更多考慮與選擇的因素，而檔案管理是否采用新媒體進行信息化處理，能否及時實現資源共享，在整個醫院醫療水平的高低上起著重要的作用。部分醫院將新媒體應用至檔案管理工作中，能夠及時并準確地為醫務人員提供相關的參考信息，加上有效的管理措施的實施，間接提升了醫院的醫療水平。因此，新媒體的應用輔之于行之有效的管理措施，對于檔案管理工作的提升起著決定性的作用，有利于提高醫院的競爭能力，提高患者的滿意度。

（四）新媒體技術推動了醫院檔案管理人員的整體素質提升。1.有利于提高醫院管理人員檔案意識。新媒體是基于互聯網的開放式平臺，在利用和傳播檔案上有更加廣闊的空間，時間上具有可選擇性。檔案管理部門可通過微信、微博等平臺，為醫護人員以及患者提供在線檔案咨詢服務，將醫院的特色醫療檔案或各科專家檔案制作成紀錄片或視頻形式，發布到醫院的門戶網站或自媒體平臺上，供廣大不特定受眾隨時下載、觀看和學習，提升醫院的形象和知名度，發揮檔案利用在普及醫療知識等方面的積極作用。一方面大大地擴大了檔案的宣傳渠道，另一方面擴大了檔案宣傳的受眾范圍，使檔案信息不受時間、地點的限制而被更多人員獲取，能夠為管理人員在工作方面帶來新的體驗，從而為其檔案意識的提高營造良好的宣傳氛圍。2.提高了檔案管理人員的整體素質。目前，在醫院檔案管理工作中，管理人員的文化程度參差不齊，對知識的掌握與理解能力也存在較大的偏差，新媒體的應用使得相關工作與管理人員不斷接觸新的事物，提升了管理人員的心理素質，也提升了專業化程度，保證了醫院檔案管理工作的有序與順利開展。因此，要豐富檔案人員知識儲備，強化新媒體意識，自覺運用新媒體平臺管理醫院檔案，發揮新媒體平臺在醫院檔案利用中的優勢。

四、今后在醫院檔案管理中運用新媒體時應該注意的問題

隨著時代的發展與信息技術的進步，檔案管理人員在將新媒體應用至相關的檔案管理工作中時，對于一些人事、病歷檔案等涉及個人隱私的信息與相關的機密檔案要提高警惕，不斷增強信息的安全性和保密性的意識，避免信息外泄造成不良的社會影響，這就需要在技術上以及信息查詢級別上進行管理，以增加保密性。公立醫院檔案信息安全方面，目前利用新媒體進行檔案管理工作正處在初級發展階段，但是也會不斷遇到來自黑客、病毒等造成的網絡攻擊，有些攻擊將會造成無法挽回的影響，因此公立醫院在享受新媒體帶來的方便快捷的同時對紙質檔案的管理也不能松懈，否則信息將無法查找，資料將無法更新，造成嚴重的損失。

此外，還應注意的問題有：1.在檔案管理新媒體運用中，相關的管理人員應具有較強的理論知識，并對新媒體的運用達到熟練的掌握程度。但現在大多數醫院檔案管理人員對于新媒體在檔案管理工作中的應用，整體專業性不強，且人員年齡逐漸呈現老齡化的發展趨勢。2.醫院管理者忽視新媒體技術在檔案管理中的作用，對于新媒體技術的投入力度不足，這將直接造成醫院檔案管理工作原地踏步、停滯不前。

五、結語

目前來看，在新媒體時代，如果公立醫院還沒有運用好新媒體，這會讓公立醫院在醫療服務、醫院管理，以及在與社會、患者溝通時存在很大的問題。醫院檔案管理工作在醫院服務、管理各項環節的工作中，占有重要的地位，因此探討新媒體在醫院檔案管理中的應用，具有現實意義。

隨著新醫改的不斷深入及新技術的不斷應用，在網絡時代信息存儲和管理方式的大背景下，將新媒體應用至相關的檔案管理工作中，已成為公立醫院勢在必行的改革措施與方向，也是改進醫院傳統檔案管理體制的重要路徑。檔案工作者應該思考如何利用“互聯網+”的優勢，在保證檔案信息安全的前提下，打破傳統的檔案服務模式，使檔案服務更加便捷、主動，讓利用者更滿意。在將新媒體應用至檔案管理工作中時，我們也要意識到大部分人習慣于傳統的紙質檔案管理的形式，在實際工作中，應將二者取長補短、有機結合，不斷轉變與創新檔案管理工作的方法與思路，推動醫院檔案管理工作的質量和服務水平再上一個新臺階。

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