醫院人事檔案的業務流程優化及信息化探究

李美佳

【摘要】醫院人事檔案作為醫院選人用人的重要參考憑據，其管理規范程度直接關系到醫院的社會影響力和競爭力。本文結合工作實際，闡釋醫院人事檔案規范化管理的必要性，分析目前醫院人事檔案管理存在的問題，并從夯實制度保障、加快數字化步伐、構建人才隊伍等幾方面提出解決策略，以期為我國醫院人事檔案管理的規范化和信息化提供參考借鑒。

【關鍵詞】醫院人事檔案;信息化建設;問題與策略

中國特色醫療衛生制度的重要組成部分就是現代化醫院管理制度，而醫院的人事檔案管理作為一項基礎性醫院管理工作，是現代化醫院管理制度的支撐和重要保障。隨著信息技術的不斷發展，智慧醫院平臺的紛紛開展，給醫院的人事檔案管理帶來前所未有的機遇和挑戰。只有不斷創新醫院人事檔案管理模式，不斷提升醫院人事檔案管理質量，才能使其更高效、更科學地服務醫療衛生事業。

一、醫院人事檔案規范化管理的重要性和必要性

《干部檔案工作條例》明確規定了檔案管理部門干部的日常工作。其中，第三條明確規定：“人事檔案工作，不僅是國家檔案工作的重要組成部分，同時也是黨和國家干部工作的重要組成部分。人事檔案工作的最終目的和最后歸宿是服務于社會主義現代化建設，精細而科學化的人事檔案管理是貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，選舉賢能，知人善任的重要保障?！薄稐l例》體現出黨和國家下決心規范人事檔案管理，體現人事檔案管理的必要性和重要性。

（一）醫院人事檔案管理是人事制度改革和人力資源配置的有力支撐和強大動力。醫院的人事檔案是醫院的人事部門、組織部門或其他勞資部門參照黨的干部政策在人事管理活動中形成的真實記錄，其中記載醫院職工的個人基本信息以及醫院職工獲得的榮譽、工作表現、德學才藝等方面。醫院人事檔案是人事部門優化人才配置、績效考核的參考憑據，對優化改革、促進醫院醫療水平、擴大醫院的影響力等具有重要意義。

（二）醫院人事檔案管理是提高醫院信息化水平的重要保障。人事檔案信息化建設作為醫院信息化建設的重要組成部分，隨著信息技術的發展、無紙化辦公和知識管理的推進，人事檔案如何利用現代化新型技術科學、規范、高效管理，對提高醫院的信息化水平具有重要意義。

二、信息化時代醫院人事檔案應當具備的主要特征

（一）醫院的人事檔案具備現實性、流動性、保密性和專指性等特征?，F實性是指醫院人事檔案部門在干部擬聘、職稱評聘、評優評先等活動中需要經常翻閱人事檔案，因此，人事檔案具有較強的現實性;流動性是指一份人事檔案建立完成后，需要不斷地充實新的內容，比如年度考核表、獲獎證書等材料，醫院的職工經常會有辭職調出、晉升和免職等情況，因此，人事檔案具有較強的流動性。保密性是指人事檔案里面記載一個人家庭情況等個人隱私。因此，即使人事部門查閱也需要遵守保密制度。

（二）信息化時代，醫院人事檔案應該具有存儲數字化、信息網絡化及人工智能化等特征。（1）數字化存儲。數字化存儲就是把紙質的人事檔案錄入計算機數據庫，以數字化的形態為用戶提供服務，滿足醫院人事管理對人事檔案信息的需要。（2）智能化應用。信息化背景下，計算機技術的快速發展和檔案管理軟件的應用，促使檔案工作者從繁重的手工操作模式中解放出來，工作的重點是開發人事檔案信息資源，從而使醫院人事檔案更加個性化和智能化。（3）信息網絡化。新型信息技術的崛起，促使醫院人事檔案的采集、整理、傳遞和利用等業務流程突破時間與空間的控制，突破信息壁壘，實現人事檔案的信息化和網絡化一站式檢索利用，最大限度地挖掘人事檔案價值。

三、目前我國醫院人事檔案管理的現狀及存在的問題

（一）缺少相關制度和管控機制。目前，相關的人事檔案管理法未進行定期完善和修正，一些法律法規難以符合當前的人事檔案管理現狀，缺乏針對性、科學性和具體性，難以發揮指導和說明的作用。比如缺乏較為完備的人事檔案管理網絡信息化建設的制度，很難從制度層面確保人事檔案的科學有效管理，運用于人事檔案管理過程中的現代化手段、模式不完善，難以應對實際工作中出現的突發狀況，難以確保網絡信息化模式發揮其應有的價值。另外還有些單位沒有制定科學合理的人事檔案歸檔范圍，導致人事檔案不齊全、不完整等。

（二）醫院人事檔案信息化基礎薄弱。據調查，目前醫院的人事檔案管理主要存在信息化管理的意識不強、信息化管理的資源不足、信息化管理的利用受限制等幾個方面的問題。醫院人事檔案的信息管理意識不強，對人事檔案重視程度不夠，導致軟硬件條件不足，缺少光盤刻錄機等硬件設備，沒有人事檔案專門軟件，而且沒有實現人事檔案網絡化管理，使人事檔案的利用率較低，很難實現人事檔案信息資源的共建共享。

（三）計算機系統和網絡安全風險問題。人事檔案信息涉及每一個人的個人信息，關乎每一個人的切身利益，一旦出現泄露，將會造成不可挽回的損失。電子檔案的安全是完全依賴于計算機技術和網絡環境的，目前從計算機系統來看，其操作功能是比較薄弱的，存在安全隱患，容易受到病毒的侵犯，計算機病毒的侵犯過程具有廣泛性、長期潛伏性和衍生性等特點。另外，計算機系統的運轉需要在安全的物理環境中才能正常工作，其環境不但對計算機的溫濕度、潔凈度有要求，而且對其使用的電源、空調等也有明確的規定，否則，如果打破計算機系統原有的物理環境，計算機很可能無法正常運轉，甚至會導致計算機系統整體癱瘓，無法工作。

（四）人事檔案管理者素質有待提高。社會的進步和信息化的不斷發展要求檔案管理者不斷地用新技能武裝自己，有些檔案員雖然能夠掌握檔案管理的基本技能，但是缺乏計算機技能，阻礙了人事檔案的網絡化管理。還有一些檔案員沒有掌握網絡安全風險的具體知識，在工作中可能加大人事檔案信息泄露的風險。

四、構建醫院人事檔案規范化管理的科學策略

（一）夯實制度保障，建立監督機制。首先，需要建立完善的檔案管理制度，制定適合醫院的人事檔案管理制度，醫院應當遵照《干部人事檔案管理規范》等規章制度量身定制適合本單位的管理制度，充分發揮醫院檔案部門的監督作用，逐步實現標準化和制度化。同時成立醫院人事檔案督導小組，對檔案管理工作有效監督，將醫院檔案管理與年終績效考核、評獎評優掛鉤，不定期、不定時地監督，并負責修訂完善有關制度，遇到突發事件時第一時間啟動應急預案。其次，醫院人事檔案收集、整理、裝訂、入庫、儲存、保密等工作都需要制定相應操作規范，以便有效提高檔案管理人員業務水平及保證檔案工作的正規、安全、高效進行。

（二）加快數字化與信息化步伐。首先，構建醫院人事檔案數據庫，逐步實現存儲數字化。將館藏人事紙質檔案進行文件級錄入，將個人獲獎證書等圖片進行全文掃描。利用云計算、大數據等關鍵技術，將人事檔案進行電子網絡傳輸，便于查詢和利用，為醫院服務質量的提升以及發展提供強有力的支持。其次，依托智慧醫院的管理平臺，實現智能化和網絡化管理，將檔案管理信息系統與智慧醫院的管理平臺無縫對接，打通信息孤島，充分挖掘人事檔案的價值，實現人事檔案館藏資源的共建共享和醫院人事檔案管理一體化。

（三）強化信息管理，加強信息安全保障。為了確保人事檔案信息資源的安全存儲和管理，需要采取安全有效的保障手段。人事電子檔案的安全主要包括物理安全和內容邏輯的安全。為了確保電子文件的信息安全，必須嚴控風險體系。首先，在云計算等信息技術的環境中，保證電子檔案的可識別和可處理，電子檔案從原來的檔案管理系統轉移到新的醫院管理信息系統上，使新舊信息系統相互兼容，把好電子文件的接口入口關，切實保障電子文件的原始性、真實性和可靠性。其次，技術策略方面。第一，智慧醫院背景下，需要設置用戶的權限和用戶的等級，在進行檔案信息資源訪問時需要輸入正確的登錄信息方可進入。比如，可以通過PMI（特權管理基礎設施）授予管理權，用戶在云端根據設置好的真實信息進行檔案信息查詢和利用;如果是從事檔案數據維護的用戶，也有自己的相關權限，只有申請管理員同意后方可進行后臺的數據維護、數據升級和數據備份。第二，可以建立數字簽名或者公鑰加密的PKI平臺，這樣能確保醫院的電子檔案信息資源傳輸中的安全性，使各個部門在云系統中加密和數字簽名完成工作，網絡運行環境更加安全。另外要構建較好的網絡設備運行環境，保證房間的恒溫、恒濕，具備防火、防潮、防靜電、防水、防盜等功能。

（四）以人為本，構建醫院檔案人才隊伍。首先，由于人事檔案的專指性和保密性特點，需要配備專人專門管理，因此醫院應當打造政治立場堅定、道德水平高的檔案管理者梯隊。其次，鼓勵檔案管理工作者不斷創新思維，不光要掌握檔案學基礎理論知識，還要學習計算機相關知識，醫院管理者可以通過外派培訓、組織專家來院舉辦講座等多樣化的形式調動檔案員積極性，并將檔案工作業績與年底績效考核掛鉤。最后，醫院的檔案管理者要有大局意識，提高思想站位，樹立服務意識和創新意識，醫院管理者主動為用戶提供多元化、個性化的檔案信息資源。變“坐等上門”被動服務為主動服務模式，滿足用戶的多樣化檔案信息資源需求，樹立“以人為本、用戶至上”的服務觀念，不斷調整服務方式與策略，促進醫院事業健康穩步發展。

五、結語

綜上所述，人事檔案管理是醫院必不可少的一個重要環節，必須隨著醫院大環境的變化而不斷創新改革，盡可能地將網絡信息化與人事檔案管理做到完美融合，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，確保信息的安全性和真實性，增強人事檔案管理的綜合水平。

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