辦公用品的采購與發放流程及管理制度分析

王麗

摘要：21世紀，科學技術發展日新月異，采購管理作為社會生產、消費的關鍵環節，在分配資源和經濟轉型發展中發揮著重要作用。對于企業經營管理而言，辦公用品的采購、分配、管理起著關鍵性作用。本文將詳細闡述企業辦公用品采購、發放中存在的問題以及具體的管理措施，相關觀點僅供參考。

關鍵詞：辦公用品;采購與發放;管理措施

前言：隨著經濟社會發展水平的提升，企業管理流程朝著科學化、規范化的方向發展，逐漸成為企業發展中重點關注的問題。在企業經營發展中，實現辦公用品科學管理，有利于推動管理質量的提升。為此，企業要深入分析和研究辦公用品采購與發放流程以及管理制度。

1.企業辦公用品采購與發放流程及管理中存在的不足

1.1辦公用品管理人員缺乏專業性

部分企業辦公用品管理意識薄弱，還沒有建立完善、有效的辦公用品管理制度，也沒有制定完善的管理者問責制度，在這種情況下即使產生了十分嚴重的后果也不會受到應有的懲罰[1]。還有部分企業沒有建立維護辦公用品體系，甚至設備丟失不會追究相關人員的責任，這會導致企業辦公用品丟失問題嚴重。

1.2辦公用品管理制度缺乏完善性

在企業辦公用品管理中，經常會出現管理理念滯后，管理體系不完善等問題，這會阻礙管理措施的有效實施。在辦公用品管理中，折舊期較短，無法有效管理折舊后的辦公用品。同時由于缺乏科學有效的辦公用品管理措施，企業無法妥善處理重復使用的辦公用品，這導致企業辦公用品損失更加嚴重。

1.3對辦公用品缺乏有效的統計和管理

由于部分企業長期沒有有效統計和管理辦公用品，因此辦公用品的數量和實際損壞情況沒有準確的統計結果，部分管理人員甚至不知道某些辦公用品的用途是什么。部分企業在購買辦公用品前的批準比較隨意，會購買大量額外的辦公用品，這會導致資金浪費現象嚴重，積壓大量的物品，進而大大增加企業辦公用品成本支出。

2.企業辦公用品的采購與發放流程及管理策略

2.1強化辦公用品管理人才的培養

在辦公用品采購方面，我國企業還有很大的進步空間。擁有本科學歷的采購管理人員數量較少，專業采購人員匱乏，并且我國在采購人員培養方面沒有形成完整的培養方案，與發達國家相比較為落后。雖然設置了采購管理專業，但是仍然以吸收國外經驗為主，但是由于我國經濟發展、政治、文化等與國外不同，因此會導致辦公用品采購與發放管理專業人才的培養進度緩慢。為了有效管理企業的辦公用品，避免產生不必要的損失[2]。首先，企業辦公用品管理人員必須經過專業培訓和教育，通過實施廣泛的宣傳措施，強化辦公用品管理意識。特別是要增強相關負責人的管理意識，使他們形成正確的辦公用品管理思想，為辦公用品的有效采購和發放提供必要保障。除此之外，在培訓管理人員中，要求他們掌握管理步驟和具體的管理過程，并積極制定完善的管理制度，提升辦公用品采購和發放流程的規范性，防止出現資產損失和漏洞。

2.2制定完善的辦公用品管理制度

管理制度是管理質量提升的必要保障，不同企業要根據其實際的工作特點，建立有針對性的辦公用品管理制度。根據辦公用品管理現狀，成立專門的辦公用品管理機構。如果企業的固定資產數量少，那么可以將生產部門、財務部門合并，共同管理辦公用品，并及時注冊超過使用期限的設備。同時要統一更換超過使用期限的設備，防止零散的設備更換，帶來嚴重的損失[3]。除此之外，要建立完善的辦公用品采購系統。在具體的辦公用品采購中，特別是需要使用更多辦公用品的企業，可以通過招標的方式確定自己的供應商。在競標前要全面審查供應商的資格、產品質量、供貨水平等。也要建立完善的問責制度，將責任落實到每個部門和工作人員身上。在固定資產管理中，要嚴格規范業務流程，詳細注冊和檢查資產分配、變更。在驗收固定資產時，要強化實物驗收，保證驗收單位資質合格。

2.3優化辦公用品的采購和發放流程

企業在分發辦公用品中，要制定科學的管理措施，保證分發流程的合理性。積極構建先進的辦公用品采購和分發系統，企業辦公用品采購和分配系統主要由審批管理、系統管理、申請管理組成，其中申請人、系統經理、批準人等與辦公用品的采購和分發息息相關，涉及的過程包括統計過程、申請過程等。比如在辦公用品申請管理中，申請人要在系統中準確、詳細的填寫申請表格，表格中包括辦公用品使用的數量、使用的原因和基本類型等，當確認表格后會在系統中形成相應的申請表[4]。批準人需要根據相關規定批準申請，隨后系統會自動保存，最終形成簽發表格。如果申請與相關要求不符，那么系統會將申請表退回給申請人，并且附有審批意見和建議，為申請人更改申請表提供指引。當修改完成后，申請人可以再次申請。辦公用品管理人員在收貨過程中，要嚴格按照辦公用品的數量、品牌等進行分發，保證分發的正確性。

管理人員要完整保存批準信息和審批信息，對于不合規的操作，管理人員有權要求再次審核，從而為辦公用品的合理分配提供必要保障。在生成電子系統的收據文件中，要詳細顯示其中包含的信息，為檢查提供便利[5]。管理人員要在分發辦公用品中增強自身的責任感，從而防止出現分配和使用不一致的現象。除此之外，要詳細注冊和檢查資產的分配、變更，在檢查固定資產中，必須檢查實物。

結語：

隨著經濟發展水平的提升，辦公用品管理在企業發展中的重要性日益提升。為此，在辦公用品管理上，要加強制度建設，優化采購發放流程，結合企業實際經營情況，制定科學的管理方案，從而更加有效維護資產價值，提升辦公用品管理水平。

參考文獻：

[1]周煥珍. 辦公用品的采購與發放流程及管理制度分析[J]. 赤子，2019（28）：138-139.

[2]危南雁. 辦公用品的采購與發放流程及管理制度的分析[J]. 智富時代，2019（1）：96.

[3]李雪蕊. 辦公用品的采購與發放流程及管理制度研究[J]. 辦公室業務，2019（22）：62.

[4]費燕，楊璐. 淺談低值易耗品及辦公用品管理系統的開發心得[J]. 計算機光盤軟件與應用，2020（6）：199-199，198.

[5]王炳江. 基于多用戶的高校圖書館辦公用品管理系統設計與實現[J]. 河北科技圖苑，2019，26（1）：87-88，40.