行政文書電子歸檔系統功能探討

劉淑君

(濰坊醫學院附屬醫院，山東 濰坊 261000)

0 引言

經驗教訓得以積累總結，規律真理得以把握，歷史文化得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案工作。行政文書檔案涉及日常辦公的方方面面，如大量的公文、合同、責任書、歷年大事記、行政值班記錄、會議室使用登記、物品使用登記等等，隨著信息技術的深入發展，當代文書工作已廣泛采用電子信息化呈現方式，但辦公手段的急速進步在歸檔工作中的體現并不是同步的，當代文書歸檔工作普遍存在一系列的問題與困惑，現狀并不容樂觀，一些重要的文書得不到及時收集歸檔，深刻制約著行政文書檔案的廣度與深度的拓展，限制了檔案價值的有效發揮，不能很好地為本單位重要規劃、重大決策提供歷史的作證，對單位的長遠發展是不利的。

行政文書檔案包含紙質與電子兩種形式，電子文書檔案又包含文檔、視頻、圖片、音頻等多種格式。

1 造成行政文書檔案普遍入檔率低、質量不過關的因素可追溯幾個方面

(1)行政文書普遍存在“入檔即封存”、利用價值沒有得到充分發掘的特點。檔案的傳統存儲方式造成檢索難度較大，一般情況下只有在單位大型慶典時，才會被部分展覽出來“露露臉”。檔案價值沒有被發掘并充分發揮，單位職工也普遍認識不到它的價值。這樣的現狀很容易再次影響入檔初期工作，影響工作人員入檔的積極性，入檔文書全面性、廣泛性得不到保障，縱深貫穿力不夠，這些都局限了檔案價值的發揮，又再次影響初期入檔積極性，形成惡性循環。文書入檔工作是幕后浩大的工程，工程量大，投入多，見效慢，如果得不到單位有關領導的重視與大力支持，工作人員很容易出現懈怠心理，直接影響入檔工作的日常運行，該入檔的文書得不到及時歸檔整理，很可能會造成荒廢、斷代等嚴重影響檔案連貫性的情況的發生。

(2)相關配套軟硬件設備跟不上現代檔案發展的需要，無法實現快速、便捷的歸檔。有心難為無米之炊，面對繁雜的行政文書入檔工作，沒有先進的硬件設備，僅憑埋頭手工勞作，再怎么巧手慧心也無法及時高效地做好檔案工作。但僅單純具備現代的硬件支持，沒有與之相配合的人性化的電子文書入檔信息系統軟件的支撐，同樣是隔靴搔癢，解決不了檔案整理工作的根本性難題。

文書檔案的重要意義在于它關乎一個單位的重大決策方向，關乎一個單位的長遠發展，行政電子文書檔案工作中面臨的難題遲遲得不到解決從而致使重要歷史珍貴資源的流失，尤其是對重大事件的檔案整理工作來說，無論是對單位，還是對一個地區、一個國家來說都是重大損失。要改變此現狀，我們首要做的是什么，最關鍵的又是什么，古人說，工欲善其事，必先利其器，沒有好的工具，怎么巧手都不會做出好的物件。文書檔案整理工作的關鍵在于有先進的硬件設備和與之相配套的高效的軟件技術作為支撐。只要所在單位加大資金投入，硬件設備的配備相對容易實現，而具有強大功能的專業高效軟件就不那么容易擁有，目前市面上還幾乎沒有哪一款電子文書檔案管理系統能夠在檔案整理工作中完美演繹并實現高標準、專業化作業。文書檔案內容繁多，承載方式又多種多樣，怎樣才能將這各式各樣的文書資料本著再利用的原則按規則載入檔案史冊。其實好的專業軟件支撐才是當今辦公電子文書檔案管理工作提升效率的關鍵點。

2 接地氣的專業電子文書檔案管理平臺開發利用是當務之急，以期達到以下功能：

(1)實現一鍵智能分類入檔，并自動檢索將重復率高的文件，以及在同一篇文章中出現頻率高的關鍵詞句標注顯示，為歸檔節約大量的初期工作時間，提高工作效能。通過對公文、公告、請示、通知、會議記錄、工作計劃、批示等文書進行入檔前簡單的人工編輯，歸檔軟件就可以智能識別每一份文件的格式與內容，并根據內容與格式智能自我區分，實現一鍵自動分類。根據文書的創建時間與入檔時間、文件的關鍵詞、初期入檔操作人員等關鍵摘要信息，自動編碼排序后摘錄到歸檔庫目錄中，只需后期專職檔案人員稍作調整即可歸檔，這樣既節省了大量的檔案前期整理時間，又可以在后期檔案使用過程中，通過多元化的目錄信息快速查閱到指定檔案。

(2)通過人臉識別功能，對涉及關鍵人物、重要物體等識別度較高的圖片檔案進行整理歸檔。圖片檔案的傳統歸檔方式為文件名稱區分整理，鑒于圖片檔案的后期應用頻率與特點，使用點重要集中在記錄關鍵人物與重要建筑，以及重要事件等的圖片檔案中，重要建筑圖片與重要事件記錄圖片可以通過文件名稱區分較好較快地實現后期檢索查閱，而涉及到關鍵人物的圖片往往伴隨著重大事件的發生，片中人物往往不止一個，以人物名稱命名來區分就不現實，一般記錄方式會選擇重要事件的名稱作為區分。后期查閱并使用涉及到關鍵人物的圖片信息，尤其是跨越幾個時間維度的人物圖片檔案，只能通過重大事件名稱，甚至回憶來檢索。有了人臉識別功能，就可以對圖片中重要人物進行智能識別，并將識別信息加入到檢索目錄中，后期就可以通過輸入人物信息實現快速檢索，快速查閱到所需人物的圖片檔案，而不受時間、空間等因素的制約。

(3)通過轉錄翻譯功能，實現音頻、視頻內容文字呈現。對每一個音頻或視頻中的音頻，運用轉錄翻譯功能，音頻內容轉為文字呈現格式，并將文字與音頻或視頻捆綁在一起，創建時間、時長、文件格式、以及文字摘要等信息列入檢索目錄中。后期如需使用，無需單個查找試聽，通過檢索目錄就可以快速準確查閱到所需的音頻或視頻。

(4)設置自動轉存只讀模式，確保入檔全過程中的檔案安全性、原始性工作。明確入檔文件承載格式標準、內容準入標準，對于易更改的文書，可以自動轉換為只讀模式，保證檔案原始呈現，方便后期整理與查閱。

(5)采取分布管理的方式，確保臨時檔案與永久檔案都發揮自身價值。大量零碎性、臨時性的文書往往在工作中會被存入電子文書檔案平臺，其實對無需長期保存的檔案，可以采取科室內部管理的方式，將臨時檔案分設在相關科室頁面內，由科室專職人員負責管理，等過了時效性，科室可自行將臨時檔案從電子文書歸檔平臺中刪除。這樣就避免了匯總入單位檔案統一管理而造成的人力與網絡空間資源的浪費。

(6)實現電子審批閱檔，做好閱檔權限等級區分。如需查閱保密文件，需經領導審批，查閱部門可以通過電子文書歸檔平臺配套的審批功能提交閱檔申請，軟件會自動通知領導進行批復，待領導完成同意操作后，批復意見會自動回復到申請部門，實現快速審批。單位公開文書檔案做到單位局域網無死角檢索查閱。保密級高的檔案設專用電腦脫機保存，配有專業保密措施，確保機密文件不外泄。這樣既實現了一鍵快速查閱，又可在權限條件下查閱所需檔案，做到將檔案的價值發揮到日常工作的點點滴滴中，讓每一位員工都切身體會到檔案的價值與歸檔的重要性。

(7)固定時間進行歸檔數據分析，鼓勵檔案積極性、負責性的建立。單位成立檔案工作督查小組，定期對科室入檔文書工作進行檢查督導，電子文書歸檔平臺根據每科室歸檔情況與督查小組檢查結果進行綜合數據科學分析，并形成季度報表，公示在電子文書歸檔平臺，根據結果設獎懲措施，促使科室內部進行自我整改提高，遇到問題及時找出解決對策，保證檔案的準確性、完整性、安全性、及時性。

(8)設置專業安全防護功能，遇到突發事件應急保全歸檔檔案。針對電子文書檔案的特點，要考慮到遇突發損害的情況，又要考慮到自然或人為因素對硬件老化的影響，電子文書歸檔平臺定期發布安全防護提醒，通過同一地點多次備份，異地備份，確保檔案萬無一失。單位的每一位職工都與文書檔案息息相關，要充分認清自我責任，切實提高自身技能，了解前沿檔案新知識，新思路，到外面去學習吸收先進單位的先進做法，加強交流與合作。做到充分利用現代科技，將檔案價值充分發掘出來。

(9)配套專業的自動一體化掃描儀，提高前期歸檔率。對于紙質需要存檔的文件或圖片等材料，部門內部通過電子文書歸檔平臺強大的配套掃描設備，自助操作實現檔案自動化掃描一鍵歸檔。這樣不僅會大大提高歸檔率，也會大大節約檔案室管理員的勞動成本。

檔案工作多半是幕后工作，需要我們檔案管理員們深入基層科室，了解他們的需求，找準關鍵問題所在，不斷精進舉措，緊追時代前沿，敢于擔當作為，加快檔案信息化發展，努力譜寫檔案事業發展新篇章。