試論如何加強醫院人事檔案管理促進醫院人才庫的建立

張慧珍

摘 要：我國醫療行業迅猛發展的歷史背景下，醫院人事建設也在不斷推進，醫院人事檔案管理及信息價值的實現能夠為醫院人才庫的建立提供助力，為醫院人力資源管理與利用效率優化提供幫助。本文分析了人事檔案在醫院人才管理工作中的作用，進而就人事檔案管理工作的主要問題進行了探討，并提出了強化醫院人事檔案管理的一些建議，以幫助同仁開展醫院人才庫的建立與優化工作。

關鍵詞： 醫院;人事檔案管理;人才庫

人才是當前醫療行業發展的重要資源，尤其是當前我國醫療系統改革后，高端醫療人才緊缺。在醫院人才管理工作中積極進行人才庫建設能夠為人才的培養與調用、考評管理等提供有效信息，進而為醫院醫療活動的開展提供保障。而在醫院人才庫的構建工作中，最為基礎的工作之一就是優化人事檔案管理效果。

一、人事檔案在醫院人力管理中的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它主要記錄一個人的身份、求學、工作經歷以及在學習和工作中取得的成績等方面內容。在醫療事業單位，個人人事檔案對于醫院內部人力資源管理起著重要的作用，對于醫院內部各崗位的調配以及對外招聘醫務工作人員等工作的開展也有著較大影響。醫院人事部門只有依據詳實可靠的人事檔案，才能做出重要的且可行的調配方案，使得醫院各個崗位上的人才都能充分發揮自己的優勢特長，從而達到提高醫院綜合水平的目的。

醫院職工職稱的評聘依據。相比較其他單位，醫院在專業背景上的要求更為嚴格一些，尤其是在進行專業技術職稱的申報方面，要對職工的工齡、學歷、年度考核以及學術研究方面的成果等方面進行考證。這就需要醫院人事檔案提供詳實的證據，只有在對評聘人員的各方面有充分了解的前提下，才能開展職稱評聘工作。

薪資待遇的調整依據。醫院醫務人員的薪酬待遇是對其生活以及學術研究的物質保障，對于醫院人才的鞏固是極為重要的因素。醫院人事檔案反映著員工在學歷、工作履歷、職稱等諸多方面的詳細信息，是調整薪資待遇的重要依據。以人事檔案中的相關信息作為調整薪資的證據，做到公正、公平，更能提高各崗位人員的積極性，從而更好地為患者提供各項醫療服務。

二、醫院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理方式落后，逐漸不適應現代的人事管理形勢。在長期的計劃經濟的背景下，和其他行業機構一樣，醫院一度依靠政府來經營管理，因此對于很多管理制度都缺乏針對性，一刀切的管理經驗至今影響著不少醫院的管理制度，不少醫院的管理特征仍然有著明顯的政府機關檔案管理痕跡。人事檔案管理部門存在卻沒有履行相應的工作內容和職責，人事工作人員的主要工作是收集與保管，并沒有將人事檔案的真正功能反映出來，醫院很少采用人事檔案甚至不用，醫院領導層對于人事檔案的功能意義沒有清晰的概念，而且在維護人事檔案的時候沒有時效性，不會記錄崗位人員的職業變化和成績。因此在進行選拔考評的時候，即使拿出人事檔案也沒有意義，畢竟人事檔案只反映了部分員工的久遠的履歷，無法作為選拔干部的主要依據，因此最后人才晉升還是依靠醫院領導的個人判斷和決定。

對檔案管理工作不重視，當前的時代是信息化的時代，對于檔案這種記錄性極強的人事資料，信息化天然地有著存儲分類的檔案基因。醫院行業也是最早進行信息化建設的單位，但是信息化僅僅限于就診系統，并沒有覆蓋到醫院的人事系統，甚至有部分醫院至今仍然在使用紙質檔案，紙質檔案最大的問題是容易在長年累月的保管過程中出現缺失，破損等情況。最重要的問題是紙質檔案增加內容十分麻煩，需要在龐大的紙質系統中尋找目標檔案，增加內容，進行分類相比較計算機信息化管理都是效率極其低下的。

醫院人事檔案相關管理人員專業素質較低。因大多數醫院不注重人事檔案管理工作，所以對于檔案管理工作的人員要求也不高，不少的檔案管理人員沒有與檔案管理相關的專業知識，通常是從其他的部門轉移調配來進行檔案管理工作的，因此對于檔案管理沒有專業性，甚至有些人水平較低。遺漏和錯誤在這些人員的日常檔案管理工作中比比皆是，甚至有些檔案提交上來了，卻沒有進行及時的建檔分類工作。不少人至今仍然沒有轉變思維，仍然停留在傳統的計劃經濟思維，認為檔案管理部門沒有什么業績要求或者競爭，是個工作內容不多的職位，努力與否并不會影響收入。因此造成了不少檔案只是做到了記錄個人基本信息，而對于某些需要對個人能力，專業水平的記錄卻幾乎是空白的，在日后需要個人人事檔案時，往往沒有任何檔案價值。

三、加強人事檔案管理，建立醫院人才數據庫

加強完善醫院人事檔案管理制度，人事檔案作為醫院人力資源管理的主要組成部分，應從根本上得到重視。醫院管理層應該重新評估人事檔案制度的重要性，并提供相應的資源扶持，建立相關的規章制度。從對檔案部門的員工組成開始，引入末位淘汰制度，通過社會招聘篩選一批具備專業檔案知識的或者有豐富檔案管理經驗的人力資源人才進入檔案管理部門。與此同時，要對在崗的工作人員進行長期的培訓，還要讓相關檔案人員進入其他醫院進行交流學習，通過擴大檔案工作人員的視野來促進日常檔案管理工作的提高，并逐漸具備一定的創新能力，結合醫院自身的特點，對人力資源工作進行優化完善，不斷地提高檔案管理工作人員的專業知識水平以及政治素養。

創新人事檔案管理模式。隨著科技的日新月異，人力資源管理中的檔案工作早就脫離了紙質文件的時代，各類專業的人事檔案軟件工具層出不窮，不僅讓人事檔案的管理效率大大提高，而且能夠通過檔案中記錄的數據進行分析，以便用人單位和部門能通過這些數據快速地尋找到對應的人才。信息化數字人事檔案的優點是錄入內容方便快捷，在初期建立好分類后，檔案便能自動歸類，每一個檔案都具備多種查找方式，另外數字檔案能夠快速地進行備份，不容易損壞丟失。綜合以上，醫院系統應盡快建立醫院內部的人才數據庫，并結合網絡優勢，將檔案與醫院的其它部門進行整合，共享人事信息，優化完善醫院的人事檔案使用途徑。舉例來說，某醫院的某崗位員工需要辦理戶口或進行公信信息采集，政審，職稱申報等相關流程時，不需要象以往需要去各個部門索取，只需要通過醫院的人事管理系統便能查詢到相關信息，大大提高了工作效率。

提高醫院人事檔案利用率，醫院人事檔案是醫院人力資源的主要資源，起著將醫院內部人才信息的采集，管理，分類功能，要為醫院的日常人力資源管理工作提供數據支持。所以，醫院要對人事檔案管理系統加強重視，對于醫院內部的人才選拔和培養提供便捷高效的數據基礎。同時要對醫院的人才檔案數據進行科學的分析，以此來判斷醫院當前的人力資源狀況是否符合醫院的改革發展需求。否則，醫院應根據當前的人事檔案系統中分析出的人力資源現狀進行改革，制定出相應的人才計劃和人力資源規劃，為醫院的人事資源能夠滿足醫院的日常運營做好前提準備。另外，要依據人事檔案相關信息，通過長期的觀察和分析，制定符合醫院自身特點的人才培養計劃，以此來提升醫院內部員工的業務水平和綜合素質。

建立人事檔案管理機制，要對人事檔案的管理制度進行重新的改革，對于規范性，專業性等人才管理的專業度要進行不斷地提高，結合信息化以及網絡化等現代的以計算機等終端的網絡管理平臺來完善人事檔案管理機制。一般來說，人事檔案的建立流程為信息的采集整理和分類工作。信息的采集是一切人事檔案的管理基礎，在進行信息采集時，要最大程度的做到真實，全面的反映檔案記錄人員的資料信息。檔案管理人員應針對以上的三個流程，分配崗位，并制定相關的崗位責任劃分，將專業型和經驗型的人事檔案管理人員分配到適合他們的崗位中，高效，準確地完成人事檔案的建立管理工作。

四、結束語

隨著我國醫療系統的不斷進步，醫院內部的人事管理已經取得了長足的進步。但因為人力資源管理，特別是人事檔案管理并不是一個直接創造利益的部門，因此多年以來人事檔案部門并沒有得到應有的重視。因此在未來的醫療系統改革中，加強人事檔案管理是醫院的人力資源管理的重要工作內容。

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