辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理的對策研究

摘要：文書檔案管理是事業單位的基礎工作之一，也是必不可少的一項工作。將辦公自動化與文書檔案管理相結合，能夠提高檔案管理的效率，實現當然的高效利用。在辦公自動化背景下，傳統的檔案管理工作中的弊端顯露出來，各類問題影響了檔案管理效率的提升。因此事業單位需要注重辦公自動化的應用，加強信息化建設，將自動化智能化的理念滲透到日常的工作中，實現檔案管理的創新?；诖碎_展本文的研究工作，分析傳統檔案管理工作中的弊端以及辦公自動化與檔案管理工作融合的重要性，提出幾點有效的管理措施，提高檔案管理的效率。

關鍵詞：辦公自動化;事業單位;文書檔案管理

辦公自動化的建設對傳統的文書檔案管理帶來了一定的沖擊，信息化管理認識不足，管理方法不科學等等，都會影響到檔案管理的效率和后續的應用。因此事業單位需要轉變傳統觀念，加強信息化的建設，進一步完善檔案管理的規章制度，并培養專業人才。充分發揮辦公自動化的優勢，提高檔案管理的水平，實現資源共享，減輕工作人員的負擔，也能滿足事業單位各項工作的需求，提高事業單位內部管理的效率。

1 辦公自動化背景下加強事業單位文書檔案管理的重要性

1.1 有利于提高管理水平和檔案利用率

在以往的管理工作中，檔案以紙質形式借閱，很難實現實時跟蹤借閱的時間和歸還期限，難以把握一些，檔案歸還后會出現破損丟失等情況，會影響到后續的借閱。事業單位實現檔案管理的辦公自動化，加強信息技術的應用，由傳統的紙質檔案管理轉為信息化檔案管理，能夠有效解決以往檔案管理工作中存在的弊端。例如紙質檔案不易保存和查詢，容易丟失破損，而且占地面積大，檔案管理成本高。而且通過數字化的管理，能夠規范檔案資料的借閱使用，確保資料的完整性，提高管理效率。通過應用信息化檔案能夠構建一個信息系統，做好電子檔案的存儲和管理，人們在查詢時，只需要在檢索欄輸入相關的關鍵詞便可查找相應的檔案，十分便利，提高了檔案的利用率。而且也有利于檔案人員做好儲存管理工作，提高管理水平。

1.2 有利于實現資源共享

事業單位將文書檔案進行電子檔案歸檔處理，加強辦公自動化的建設，能夠利用辦公自動化實現各部門的溝通聯系?？赏ㄟ^這一系統便能完成信息共享，不需要各部門進行文書檔案的發放與講解，減少了工作人員的壓力，也創新了工作模式。數字化的建設使得檔案借閱更加便捷高效，資源實現共享整合，滿足事業單位各部門的需求。例如可以利用遠程檢索聯機檢索的功能查詢相關資料。這一操作十分便捷，耗費時間短，而且還可查詢與這資料相關的其他資料，滿足工作需求。

2 辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案管理的重視程度不足

目前一些事業單位并沒有認識到文書檔案管理對自身發展的重要性，因此在日常的管理工作中，對文書檔案管理重視不足。這就導致文書檔案管理工作一直采取傳統的工作模式，各項功能無法得到全面發揮。事業單位的領導層缺乏長遠的目光，對文書檔案管理的認識不足，過于注重事業單位的經濟收入，對沒有直接收入的文書檔案工作沒有給予過多的重視。并沒有將文書檔案管理工作與事業單位發展相聯系，這就導致該部門建設不足，崗位設計不合理，人力資源管理效率不高，員工比較少，各方面的建設不足，崗位人員流動性大，存在的諸多問題得不到有效解決，影響了文書檔案管理的工作效率。而且導致檔案工作被邊緣化，一些紙質檔案借出后歸還時間無法掌控，有的甚至不會歸還。也缺乏人員專門收回，導致檔案流失率十分嚴重。

2.2 對信息化管理認識不足

文書檔案管理是事業單位檔案管理中的重要組成部分，借助信息技術來管理文書檔案，能夠創新原有的工作形式，符合新時期的發展要求。但是目前很多事業單位對信息化管理的認識不足。他們認為無需在文書檔案管理工作中投入過多資金來建設信息化系統，實現辦公自動化。很多管理者也并未正確分析傳統文書檔案管理工作中的各類弊端。信息化建設程度不足，人員綜合素質不高，這就導致在日常的工作中依舊采取傳統的管理方式。一些事業單位雖然注重信息技術的引進，但是在文書檔案管理工作中投入的資金不足，引進的軟件技術等相對滯后，功能不完善，也存在一定的安全隱患。還有一些事業單位為了節約成本，選擇的是價格低廉的軟件供應商，無法確保這些軟件的安全性，導致文書檔案資料存在一定的泄露風險。受到這些因素的影響，檔案管理的規范化程度不足，信息技術的應用率不高，無法滿足信息時代的發展要求，導致實際的工作中存在各種問題，增加了工作人員的負擔。

2.3 管理隊伍素質參差不齊

一些事業單位注重辦公自動化與文書檔案管理的結合，引進了各種信息技術和軟件，但是并未對文書檔案管理人員開展系統化的培養，這就導致他們的信息素養不高，在實際的工作中無法高效運用一些先進的技術和軟件開展檔案管理工作，因此只能使用傳統的方式，這就導致信息化利用率不高，難以實現文書檔案管理工作的創新。還有一部分管理人員并非專業人員，他們只是進行簡單的崗前培訓，之后便上崗就業，缺乏專業知識和工作經驗，在實際的工作中經常會出現各種失誤，帶來了一定風險，也影響了其他管理人員的工作效率。還有一部分文書檔案管理人員缺乏責任心，他們工作積極性不高，在管理工作中往往敷衍了事。在開展檔案保管費工作時，漫不經心導致各種失誤的發生?？偟膩碚f，文書檔案管理，隊伍素質參差不齊，嚴重影響了管理效率，以及辦公自動化在檔案管理中的落實。

2.4 管理制度不健全

由于一些事業單位的領導層并沒有對文書檔案管理給予足夠的重視，因此在制度制定方面也不夠用心，直接照搬以往的管理制度，并未結合新時代的特點和事業單位的發展情況進行改革創新。也忽略了新時期對文書檔案管理工作的要求，管理制度不完善，難以對相關人員形成一定的約束。尤其是辦公自動化的落實，導致各種新問題的出現。例如工作人員過多依賴于辦公自動化系統，在工作中并不認真，導致文書檔案管理質量無法滿足要求。這些新問題的出現會影響到辦公自動化的應用效率以及文書檔案管理的創新，為事業單位內部管理埋下一定的隱患。文書檔案管理涉及到兩方面內容文書與檔案。在規章制度中，并未對兩者的銜接性進行明確規定，影響管理工作形成一個完整整體，加大了文書管理與檔案管理之間的距離，使兩者配合出現了一定偏差。

2.5 數字化文書檔案存在一定的安全風險

辦公自動化背景下，一些事業單位將紙質化的文書檔案轉為數字化文書檔案，進行儲存管理。但是電子文書檔案的保密工作存在一定風險，很容易遭受黑客病毒等的攻擊，導致文書檔案的損失或泄露，不能保證檔案的安全性和完整性。

3 辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理策略

3.1 轉變傳統觀念，重視文書檔案管理

辦公自動化的發展和應用實現了傳統文書檔案管理技術的創新，為其提供了技術支持，充分發揮文書檔案管理的各項功能和優勢，促進事業單位的進一步發展。因此在辦公自動化背景下，事業單位的領導層需要轉變傳統的觀念，充分認識辦公自動化以及文書檔案管理工作。提高對魏書檔案管理的重視程度，加強各方面的建設。只有領導重視起來，才能切實落實檔案管理工作，進一步加強人力財力物力等各方面的扶持力度，形成有效保障。然后確保各部門認識辦公自動化和文書檔案管理工作，強化事業單位內部員工的認知，增強每個人的責任意識，從而確保文書檔案管理工作的順利開展。還需要積極引進一些先進的管理理念和管理方法，完善文書檔案管理的建設，逐步提高檔案管理效率。

3.2 加強信息化建設

事業單位轉變傳統觀念，重視文書檔案管理工作的建設，還需要注重信息技術的引進，提高檔案系統的整體水平，根據新時期的要求，將辦公自動化應用于文書檔案管理工作中，構建一個完善的信息系統，能夠加強各部門的溝通聯系，在組成系統節點方面，橫向和縱向都需要滿足相應要求，能夠提高整個檔案系統的綜合優勢。在此基礎上還需要加大軟件和硬件基礎設施的建設力度。其建設質量關系到檔案管理自動化建設的質量和效率。在硬件方面，每個部門都需要確保硬件設施的匹配性和兼容性。在軟件方面，大部分的事業單位都會選擇外包的方式。做好市場調查工作，選擇資質高的供應商引進一些軟件來完善辦公自動化系統。這些軟件具有良好的兼容性和匹配性，能夠進一步完善檔案管理網絡，確保這一網絡能夠快速形成鏈接，構建一個網點多覆蓋面廣的網絡，實現信息的共享。在信息技術和軟件的支持下，構建一個專門的數據庫，用于文書檔案的儲存備份和管理。在日常工作中，各部門積極配合文書檔案管理部門傳輸相應的資料滿足文書檔案的各項要求，整合各項資料完善數據庫。通過加強信息化建設能夠創新傳統的檔案管理模式，轉變工作人員的思想觀念，滿足辦公自動化背景下對事業單位的各項要求。

辦公自動化應用于檔案管理工作中完善檔案管理系統，實現電子檔案的全生命周期管理，需要完善歸檔功能模塊，包括數據接收、審核檢查、查看全文、信息補充和完成歸檔5個功能。檔案管理系統，在接收到電子檔案的數據信息后，根據接收到的信息內容能夠自動生成分類號和歸單號，然后再接收電子文檔的全文。自動識別檔案的頁數，對全部的數據信息進行審核檢查。檔案管理系統還具有數據接收功能，能夠實時的監聽系統是否有發送過來的數據，接收到數據信息后，對其自動解析，將解析后的數據信息保存在數據庫中。審核檢查設計能夠做好對電子文檔信息的審核檢查工作補充相應信息。檔案管理人員看到傳輸過來的電子文檔信息，可以點擊審核檢查按鈕對其進行檢查，審核檢查通過后，然后歸檔處理。

3.3 建設專業化的文書檔案管理隊伍

辦公自動化女文書檔案管理的結合應用，也離不開人才的支持。企業單位在完善文書檔案管理建設時，還需要注重專業隊伍的建設。做好人才的引進工作，嚴格規范選拔制度把控招聘環節，引進優秀的復合型人才，滿足工作需求。還需要建立完善的培訓機制，做好對管理人員的崗前和在崗培訓。滲透專業知識和技能，培訓信息技術和軟件的具體操作，提高他們的綜合素養。也可以為檔案管理人員提供外出學習的機會，組織他們去一些優秀的單位觀摩學習，了解優秀單位的管理模式和工作理念取長補短，逐步提高自身的工作技能，借鑒優秀單位的一些操作，積累更多的工作經驗。還需要提高文書檔案管理人員的服務意識，促使他們主動熟悉和接觸先進的檔案管理設備了解檔案管理的各項功能主動挖掘檔案信息，為有利用檔案需求的員工提供服務。此外還需要注重培訓他們的職業道德素養端正，他們的工作態度嚴格遵守各項規章制度，在日常的工作中能夠嚴格約束自己，恪守職業道德，確保文書檔案的隱私性和安全性。通過這一培訓能夠減少人為因素導致的失誤，提高文書檔案管理的效率。

3.4 建立現代化的文書檔案管理制度

事業單位還需要注重完善文書檔案管理制度，根據辦公自動化的要求，細化各項規章制度，進行有效創新，彌補以往工作的弊端消除成就，機械僵化的管理模式。首先要以辦公自動化的應用為基礎，分析辦公自動化和文書檔案管理結合的優勢，尋找以往檔案，收集存儲等工作中的弊端，細化規定，修改檔案管理程序的漏洞，提高檔案管理的水平。其次可以借鑒一些優秀單位的檔案管理制度結合自身的實際情況來進一步完善，確保檔案管理的規范化和標準化。一般在日常工作中也需要做好經驗的總結，分析現行制度中的漏洞，提出一定的建議和意見。事業單位積極采納彌補現行制度中的漏洞，制定一套完善的文書檔案管理體系。目前我國許多單位的文件管理與檔案管理采取分開管理的形式，設立了兩個管理部門，這種模式會影響檔案管理部門對各類文件的控制。在辦公自動化的支持下，實現檔案管理的有效整合，強化體系的標準化建設。當然在這一規章制度中還需要明確規定技術操作。要考慮檔案管理系統的兼容性，高效性和實用性，明確各項技術的標準。要求工作人員嚴格遵守這些標準，規范自身的行為，從而提高技術的應用率，減少失誤的發生。此外還需要完善績效獎懲機制，做好對管理人員的考核工作，將考核結果與績效獎懲機制相結合。給予表現優異者一定的物質和精神獎勵，出現問題及時追責，給予相應懲罰。通過這一機制能夠激勵員工的熱情和積極性，督促他們嚴格落實各項規章制度，加強管理規范自身的各項行為，提高管理效率。

3.5 做好電子檔案的安全保密管理工作

事業單位檔案管理部門會對文件資料等進行鑒別甄選，確定其具有一定的價值，然后進行歸檔處理做好電子文件檔案管理和備份工作。但是電子檔案案很容易受到黑客病毒等的攻擊，因此的事業單位還需要提高對安全保密管理的重視程度。部分檔案信息需要進行公開透明化，但大部分的檔案都是需要進行嚴密的封存管理。因此根據檔案的特點設置不同類別等級，為內部人員設置權限，在利用檔案前，需要通過權限認證，才可查詢相應檔案。當然在選擇軟件供應商時還需要咨詢他們的安全系統服務，確保他們能夠提供一定的安全服務。以及安全技術，加強對電子檔案的安全保護工作。同時還需要做好對各部門各人員的宣傳科普，要求他們嚴格遵守檔案查詢使用的規章制度，做好保密工作。

4 結束語

綜上所述，在辦公自動化背景下，越來越多的事業單位更加注重辦公自動化的建設，改變傳統的工作形式。在辦公自動化的應用沖擊下，傳統的文書檔案管理工作弊端也顯現出來。事業單位的領導層需要轉變傳統觀念，提高重視程度，注重信息化的建設。完善信息系統，實現資源共享，加強各部門的溝通聯系。做好對管理人員的培訓工作提高他們的綜合素質。還需要健全各項管理制度，符合現代化要求。注重引進安全技術，選擇資質高的軟件供應商提高電子檔案安全保密管理的效率。在各項舉措的支持下，能夠更好的促進辦公室的話在文書檔案管理中的落實，提高信息技術的利用率，創新管理模式，減少工作風險滿足事業單位對檔案利用的需求。

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作者簡介：王偉，（1987.3-），男，陜西漢中人，漢族，大專學歷，初級館員，主要從事檔案管理工作。