醫院檔案管理中電子檔案系統的應用

趙風花

（山西省人民醫院，山西 太原 030000）

檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，隨著醫院經營規模逐漸增大，再加上醫療體制改革帶來的積極影響，使醫院的人政檔案、基建檔案以及醫療技術檔案數量急劇增多。傳統檔案管理模式已經逐漸出現了疲態，無法滿足當前醫院運行發展需要，甚至容易激化醫患矛盾，影響醫院的市場價值形象。醫院檔案管理堅持走信息化發展道路，逐步創設和落實應用電子檔案系統，是“智慧醫院”發展的必然結果。為此，醫院必須要盡快應用好電子檔案系統，積極推進醫院檔案管理信息化、數字化、智慧化發展。

一、電子檔案系統的優越性

1．降低了醫院檔案管理費用成本

傳統醫院檔案主要為紙質材料，醫院在進行檔案管理時，通常會需要采購大量紙張等材料，不僅會造成紙張資源的浪費，還會增加檔案管理成本。而且在對傳統紙質檔案進行管理時，醫院還需要派出多名專職檔案管理人員，同時，提供大面積檔案管理場地，有些大型醫院甚至會單獨提供一層辦公室用于存放檔案資料。電子檔案系統的全面應用便比較好地解決了上述問題，不需要使用大量紙張和大面積檔案室，只需要將檔案資料錄入電子檔案系統，自動生成電子檔案即可，這樣不僅降低了檔案管理人員的工作強度，也為醫院節約了管理費用成本支出。

2．增強了醫院檔案管理保密屬性

傳統檔案信息會記錄在紙張上，無論是檔案信息補充、檔案資料調閱、檔案消除焚毀等管理工作，都會直接接觸檔案資料原件，容易導致重要的檔案資料泄露，甚至是丟失。比如，人事檔案、病歷檔案、醫療成果檔案等，這樣會給醫院帶來較大損失和經營風險。電子檔案系統便可以比較好地克服這些問題，由于電子檔案系統具有多道防火墻和身份識別系統，能夠避免重要的檔案資料泄露或丟失，最大限度保證了醫院檔案資料的保密性。

3．提高了醫院檔案管理工作能效

在信息化檔案管理模式中，電子檔案系統則可以將檔案管理工作全部轉移到“線上”，利用電子檔案后臺管理系統，就可以隨時隨地完成檔案管理各個環節的工作內容。一方面，降低了檔案管理人員的工作失誤的可能性；另一方面，加強了檔案資料收集、整理、調閱等環節都工作能效[1]。

從筆者實際工作中可以明顯發現，新時期的醫院檔案管理工作內容比較復雜，涉及的檔案種類和數量較多，傳統檔案管理理念和模式已經與醫院管理與發展出現脫節現象，因此，構建電子檔案系統對于醫院檔案管理有著極高的優越性。電子檔案系統體系的落實與應用，使筆者的檔案管理工作業績有了顯著提升，在項目建設辦公室領導的帶領下，嚴格按照《山西省檔案事業發展“十三五”規劃》確定的目標任務，始終貫徹依法治檔和檔案安全管理為核心，圍繞服務醫院工作的中心，切實在自身崗位上完成好本部門各項工程的檔案收集、整理、保管、歸檔工作。立足于本職工作，扎實推進檔案工作的有效完成。具體參與工作如下所示。參與了檔案的接收進庫工作，參與接收文件等各類檔案卷。2009年至今收回檔案5862卷（件），整理5711卷（件），圖紙2613張：其中包含科研臨床樓以及全科醫生臨床培養基地項目前期手續資料（可研、環評、能評、初設、地質勘察、監理、管理等）和各工程施工資料（基坑施工、主體施工、內外裝修、中央空調、消防工程、醫用氣體、無負壓供水、高低壓配電、弱電工程、電梯采購等）；鍋爐房改造工程施工；重癥監護室改造工程；25層病理科裝飾改造工程；外科樓門診大廳及門廳改造工程；外科樓外掛電梯改造工程；外科樓公共衛生間改造工程；綜合樓改造工程（職工食堂、公寓、職工活動中心及老干部活動中心）；核磁工作室裝飾改造工程；介入科、心導管室改造工程；CT室改造工程（CT機房設備底座加固及準備間改造工程和地下室及走廊）；胃鏡室改造工程；醫院管網改造工程；家屬樓樓道粉刷工程；南區厚德樓的改造工程；新院區建設項目前期手續等一系列醫院基本建設的檔案資料的收集、整理、保管、歸檔。并編制完成門診、醫技樓、綜合樓和住院病房、基坑支護、人防工程的個各施工項目（50項）的可行性研究報告，并報發改局審批備案。

二、電子檔案系統在醫院檔案管理中的應用策略

1．科室統一電子檔案文件管理標準

醫院的部門科室數量繁多，每個部門科室形成的檔案類型和檔案內容存在較大差異性，這就給檔案管理工作提出了較高要求。在電子檔案系統中，需要管理人員能夠確定醫院統一的檔案文件管理標準，醫院既可以遵循國家統一標準，也可以采用醫院內部制定的統一管理標準。通過這種方式全面提高電子檔案管理規范性。比如，所有錄入電子檔案系統中的檔案文檔格式都要采取A4紙張規格，字體、字號、行間距等都要有統一的管理標準規范。除此之外，醫院還要根據文字類檔案、圖片類檔案、音頻類檔案、視頻類檔案注明統一的存儲格式，這樣有助于電子檔案的統一收集、存儲和利用。所有電子檔案的參數和數據都要進行特別標注，而且還應當準確標明電子文件稿本代碼和電子文件類型代碼。另外，作為一線檔案管理人員，必須要確保電子檔案系統的先進性，為此在實際崗位工作中，筆者積極運用崗位培訓知識和自學知識與技能，對醫院電子檔案系統進行優化創新，精簡電子檔案系統頁面，提高系統的優越性和實用性，從而使電子檔案系統更便于操作和推廣應用，也讓醫院檔案管理業務更加成熟。

2．加強電子檔案信息采集錄入管理

從電子檔案系統的運行角度來看，信息采集系統是第一道關卡，醫院檔案能夠實現高質量管理目標，很大程度上取決于電子檔案信息采集錄入管理質量。首先，針對已經生成紙質類的檔案文件，需要先核對檔案的名稱、卷數、頁數，然后再利用掃描設備對檔案內容進行掃描采集。其次，將掃描后的電子檔案與紙質檔案原文件進行校對和審核，確定內容數據信息的準確性、完整性和清晰度。最后，對電子檔案進行適當的調整和編輯，提高醫院檔案數據信息采集各個環節配合效果。

如果醫院檔案在電子檔案系統中直接錄入，則必須要保證檔案內容錄入的真實性和完整性，一旦錄入成功并保存就不允許私自更改，如有必要可以向檔案科提出申請。比如，在錄入患者病歷醫院檔案時，必須確保檔案名稱、患者個人信息、診斷報告、診斷結果、治療方案（手術記錄）、用藥信息、出院記錄等內容的完整性和準確性。

3．強化電子檔案系統檔案管理質量

電子檔案系統的管理工作主要分為檔案收集、校對與鑒別、整理與補充、存儲與保管、調閱與利用等多個環節。在檔案管理系統中，檔案業務管理是工作的重中之重，主要涉及卷宗管理、材料管理、審核管理等子系統。

首先，卷宗管理主要是完成對醫院全部電子檔案的錄入、輸出等環節的管理，覆蓋電子檔案管理全過程。為了保證電子檔案的管理質量，可以在電子檔案系統中設置計時提醒機制。比如，在檔案還未補充錄入完畢或者即將到規定調閱時間內仍未推出檔案管理系統，系統會自動發出提醒。其次，材料管理主要是對電子檔案進行分類的管理系統。為了保證醫院電子檔案的有效性，需要通過材料管理系統來識別和區分哪些是有入檔價值的檔案資料，哪些并不具備入檔條件，隨后再由電子檔案系統自動調整檔案目錄。最后，審核管理主要是對電子檔案系統中的檔案數量和使用情況進行統計和審核，準確記錄哪些檔案處于被借閱狀態、哪些檔案處于被下載狀態，從而確保電子檔案在系統內數量的準確性。

4．做好電子檔案系統安全維護管理

醫院檔案資料都具有比較強的保密性，無論是人事檔案、財務檔案，還是病歷檔案、醫療技術檔案，都必須要做好安全管理，防止出現檔案資源泄露或者丟失等情況。為此，電子檔案系統必須要配備多個安全維護管理系統。比如，在系統內安裝防火墻軟件，一旦防火墻軟件識別到外界非法入侵，便可以自動阻斷并向管理員發出預警警告。在電子檔案系統中安裝密鑰系統，每個檔案管理人員或者醫院科室職工，都有著各自賬號密碼，管理員或者科室職工可以根據各自的權限等級，查閱不同保密等級的醫院檔案資料。

5．優化完善電子檔案網上閱檔系統

在電子檔案系統中，應當搭建網上閱檔系統，主要應對醫院檔案信息資源的開發與利用。利用醫院內部各個科室之間的局域網絡或者基于（瀏覽器/服務器）運行框架，能夠確保獲得檔案調閱授權的人員，隨時隨地進行檔案調閱和分析，不再受到時間和空間的因素限制。為了提高檔案網上閱檔運行效率，可以為不同級別的人員，授予不同等級的權限，比如，是短期登錄權限或者是長期登錄權限。此外，為了保證電子檔案閱檔過程中的安全性，需要電子檔案系統做好閱檔行為記錄，比如，登錄系統和退出系統時間、調閱檔案和下載檔案類型與數量，并設置加密傳輸通道，保證電子檔案傳輸安全性[2]。

結語

醫院應當給予檔案管理更多關注度，尤其要在電子檔案系統建設中投入大量優勢“兵力”，做好電子檔案系統的檔案信息資料錄入、管理和調閱管理，加強電子檔案系統安全防護管理，在現有運行模塊基礎上，不斷進行創新完善，從而構建更具安全性、協同性的系統平臺，從而確保電子檔案系統充分發揮出應有的作用。