基于會計信息系統的憑證處理與內控設置研究

寧靖華

摘 要：在會計信息系統中，總賬子系統的日常憑證處理業務最為常見，涉及到記賬憑證的填制、修改、刪除、審核、記賬等操作，初學者使用時經常遇到操作問題且無力解決。鑒于此，從系統報錯提示信息入手，分析記賬憑證各要素與基礎設置的關系，解析會計信息系統的內部控制設置與應用，以期為會計人員工作提供借鑒。

關鍵詞：會計信息系統;憑證處理;內部控制

中圖分類號：F232? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）03-0079-04

用友ERP會計信息系統在企業管理中普遍使用，其中，總賬系統的憑證處理是核心模塊，與應收和應付、薪資管理、固定資產管理、采購與銷售、UFO報表等子系統有著密切的數據聯系，正確操作憑證處理業務十分重要。作為會計專業的初學者，由于缺乏操作經驗，使得會計信息系統經常出現報錯提示，不能正確完成憑證處理，數據的安全控制也不到位。

一、會計信息系統中憑證處理的常見問題

用友ERP會計信息系統中，總賬系統的憑證處理日常業務主要包括填制憑證、查詢憑證、修改憑證、審核憑證、記賬等，如果會計信息系統基礎設置不完善，處理憑證業務便時常出現報錯提示，例如填制憑證時，會計科目“其他應收款”不能選擇個人往來信息;保存記賬憑證時，提示“發生日期不能大于制單日期”“不滿足借方必有條件”;出納簽字時，提示“沒有符合條件的憑證”，審核憑證時，提示“制單人與審核人不能為同一人”，當前月份記賬時，提示“當前會計月無可記賬憑證，若要記其他月憑證請先結賬”等。這些操作問題與系統管理的權限設置、總賬系統的基礎設置、參數設置密切相關，理解參數設置與記賬憑證的邏輯關系，合理設置，便可提高憑證處理業務的準確性。另外，制單會計發現填制的記賬憑證被其他會計修改，記賬憑證和各種會計賬表數據外泄，影響了會計數據的安全性和保密性。

二、原因分析

會計信息系統中的記賬憑證包含豐富的會計信息，且與系統的基礎設置密切相關，如果基礎設置或參數設置不正確，或憑證錯漏，不合法、不合規，記賬憑證的正確性便難以保障。記賬憑證所含信息分布在表頭、表體和表尾，表頭包含：憑證類別、編號、制單日期、審核日期、附件張數;表體主要包括摘要、會計科目、借方金額、貸方金額;備注欄包括結算信息、項目、客戶、供應商、個人、部門、數量、外幣等輔助核算;表尾包括制單人、出納、審核、記賬的簽字。如此多的憑證信息涉及會計科目的設置、結算方式的設置、客戶供應商信息的設置、會計人員權限的設置等，系統操作的關聯性強，難度大。

數據安全性欠佳是信息系統憑證處理薄弱之處。我國目前使用的會計軟件中，部分未對數據庫采取保護措施，或保護措施比較薄弱，甚至有些數據庫文件能通過相應的數據庫管理系統打開，還可讀寫數據庫文件，嚴重影響了信息系統的安全性。對于安全性能較好的會計軟件，也存在會計人員對信息系統的內控設置不熟悉，未能充分利用軟件提供的內部控制功能，如為操作設置密碼、制約各會計崗位的權限、限制憑證賬表查詢修改等功能并未使用，導致會計數據的安全性、保密性欠佳。

三、提高信息系統中憑證處理正確性與安全性的措施

（一）理順基礎設置與憑證處理的關聯性

以用友U8V10.1系統為例，正確便捷地錄入記賬憑證各要素、執行憑證的修改、審核與記賬操作，與基礎檔案設置、權限設置、系統參數設置均存在緊密關聯性[1]。以記賬憑證各要素為切入點，將填寫記賬憑證各要素與基礎設置、參數設置對應關系梳理如下：

記賬憑證的表頭部分包括憑證類別、編號、制單日期。一是憑證字，即憑證類別，此要素來源于“基礎設置”“基礎檔案”“財務”“憑證類別”的設置，選擇憑證類別，如記賬憑證類別，或收、付、轉類別等五種，其中收、付、轉類別可設置限制條件，收款憑證限制條件為借方必有庫存現金、銀行存款會計科目，付款憑證限制條件為貸方必有庫存現金、銀行存款會計科目，轉賬憑證限制條件為憑證必無庫存現金、銀行存款會計科目。設置此限制條件可排除記賬憑證出現憑證類別與庫存現金與銀行存款會計科目不匹配的錯誤。二是憑證編號，在“總賬”“選項”中，可設置為自動編號。三是制單日期，若選項中設置為序日制單，則須按日期先后順序填寫，審核日期不得早于制單日期。

記賬憑證的主體部分。記賬憑證的主體包括憑證摘要、借貸方會計科目、金額、輔助核算內容。一是科目名稱，應為末級會計科目，來源于“基礎設置”“基礎檔案”“財務”“會計科目”的設置。二是借貸金額，在“總賬”“選項”中，可設置為資金往來科目赤字控制，當應收科目、應付科目、庫存現金、銀行存款科目出現赤字時，系統自動提示。三是票號、日期，關聯于“基礎設置”“結算方式”的設置。四是數量、單價，關聯于“基礎設置”“基礎檔案”“財務”“會計科目”的設置，需要將所用科目設為數量核算，并錄入計量單位。五是備注欄的項目、個人、業務員、部門、客戶等要素，關聯于“基礎設置”“基礎檔案”中的機構人員、客商信息，應錄入相應的機構部門、人員檔案、客戶檔案、供應商檔案。另外，還與“基礎設置”“基礎檔案”“財務”“會計科目”中的輔助核算項的設置相關聯，應設置為個人往來、客戶往來、供應商往來、項目核算等。

記賬憑證表尾是制單人、出納、審核、記賬簽章，關聯于以下三處設置：系統管理權限中增加操作員，并對其賦予“審核憑證”權限;在總賬參數設置時，勾選“出納憑證必須經由出納簽字”“憑證必須經由主管會計簽字”選項，則憑證必須通過出納和主管審核簽字后才能執行記賬功能;執行出納簽字，還需要完成“基礎設置”“會計科目”“指定科目”的操作，指定出納的專管科目，指定現金科目為庫存現金、銀行科目為銀行存款、現金流量科目選擇庫存現金、銀行存款及其他貨幣資金如圖1所示。

（二）完善憑證處理的內控設置

為確保會計數據的正確性和安全性，有效控制企業風險，應選擇一個具有良好安全性能的財務軟件，軟件系統的數據文件（包括備份出來的數據）有適當的加密，操作員的權限可相互制約、密碼保護等。本文以用友ERP-U8V10.1為例，從利用會計信息系統的基礎設置及參數設置分析內部控制的實現。

1.設置操作員權限。由于財務部門的特殊性，會計崗位之間相互配合又相互監督，如制單會計與出納為不相容崗位，因此賦予操作員的權限設置十分重要。此操作通過“系統管理”中的“權限”功能對操作員的權限進行合理分工，且權責互相制約。例如，制單會計與審核會計不能為同一人;出納不能填寫記賬憑證，但需要執行出納簽字（審核涉及庫存現金和銀行存款的記賬憑證）、查詢庫存現金、銀行存款的日記賬、銀行對賬。再如，啟用數據權限控制的記錄級權限控制后，默認所有操作員對此業務對象沒有任何權限。舉例來看，假設賦予操作員王玨有權對操作員趙凱所填憑證進行查詢、刪除、審核以及撤銷，可如圖2設置，先取消數據權限中記錄級權限控制，再分配王玨相應的數據權限[2]。如果將“數據權限分配”功能與總賬系統參數設置中關于權限設置的參數設置結合起來設置，如“制單權限控制到科目”“憑證審核控制到操作員”等，即可進一步科學地分配操作員的權限，實現會計崗位間的互相監督控制[3]。

2.設置受控科目。為避免應收應付往來記賬憑證的數據在幾個子系統中重復，可設置受控科目。應收科目（應收賬款、應收票據、預收賬款等）、應付科目（應付賬款、應付票據、預付賬款等）是在總賬系統和應收應付系統同時使用，還是僅在應收應付系統使用，取決于我們對這兩類會計科目的設置。當我們將應收科目的輔助核算設為客戶往來、且為應收系統受控科目，那么只有應收系統能使用該科目，此時若在總賬系統使用應收科目時，系統提示“不能使用【應收系統】的受控科目”;若受控系統設置為空，即不設為應收系統受控科目，則應收系統和總賬系統均可使用該科目填制記賬憑證。應付科目同理。

3.控制憑證查詢條件。限制憑證查詢和賬簿查詢，有利于保證財務數據的保密性，也有利于操作員分工細化對財務數據的統計分析。通過在系統管理賦予操作員“賬簿查詢”權限，在企業門戶設置“數據權限分配”、總賬系統參數設置中勾選“明細賬查詢權限控制到科目”選項，操作員便可查詢對應科目的賬簿;如果允許操作員查詢所有憑證，應在系統管理中同時勾選“查詢憑證”“可以查詢他人憑證”選項;如果僅允許查詢本人填制的憑證，則只勾選“查詢憑證”權限[3]。

4.憑證審核記賬與修改控制。記賬憑證填制完成后，還需要審核記賬，以保證憑證的正確性、合法性，當需要修改記賬憑證時，出納和審核記賬會計進行監督控制。出納與制單會計是不相容的崗位，即出納不能填寫記賬憑證;出納需要審核涉及庫存現金、銀行存款的憑證，即“出納簽字”;審核會計與制單會計不能是同一人，即制單會計不能審核自己填寫的憑證;審核發現錯誤時可標記，不予簽章，要求制單會計修改正確后再簽章;憑證審核簽章后，才能執行記賬操作。

記賬是系統自動將記賬憑證中的數據登記到各種賬表中，較手工記賬效率高、準確率高。用友會計信息系統在記賬時會自動檢查期初余額是否試算平衡，是否存在未審核的記賬憑證，上月是否已執行結賬，當檢測通過后，系統便自動執行記賬操作。

修改記賬憑證存在以下兩種制約控制：需要修改的記賬憑證如果已通過出納、主管會計的審核，執行了出納簽字、審核操作，則需經出納和主管會計同意，取消出納簽字和審核簽字后，制單會計才能修改或刪除;如果已執行記賬操作，則需要修改的記賬憑證應采用紅字沖銷法、補充登記法進行修改。

總之，會計信息系統中，總賬系統的憑證處理業務是會計人員必備的操作技能，在操作中勤思考，理解憑證各要素與基礎設置、參數設置的關聯性，并合理利用會計信息系統的內部控制設置，便可提高企業的會計信息質量和數據的安全性。

參考文獻：

[1]? 魯芳，陳鑄千.以記賬憑證為邏輯起點的會計信息化教學設計——以用友T3財務軟件為例[J].商業會計，2017，（22）：125-127.

[2]? 宋紅爾.會計信息化——財務篇[M].大連：東北財經大學出版社，2020.

[3]? 王春梅.通用財務軟件總賬系統設置體系解析——以用友ERP_U8為例[J].商業會計，2014，（1）：89-90.

[責任編輯 文 峰]