縣級財政檔案管理存在的問題與對策研究

王文媞

（河南省駐馬店市遂平縣財政局，河南 駐馬店 463100）

隨著財稅體制改革的不斷深入，縣級財政檔案管理在財稅體制改革中發揮著關鍵性作用，能有效推動縣級財政檔案規范化管理和深入建設，促使財政檔案管理不斷趨于制度化，加強財政檔案管理工作緊迫性日益凸顯。分析縣級財政檔案管理問題，能夠開展雙基建設工作、促進縣級財政朝著科學化、合理化以及嚴謹化發展，最大程度發揮縣級財政職能的價值與作用，鞏固基層政權、提高縣級服務水平，推動縣區經濟社會統籌發展，其具有長遠性。

1 縣級財政檔案管理的概念和特征

縣級財政檔案是指在發展和建設過程中對其財政、稅收和經濟的記錄，社會經濟的真實反映，也是各級領導層和部門在分析歷史經驗的基礎上，制定未來發展計劃、開展后續工作的重要數據信息支撐。各級領導層、財政與檔案部門必須提高對財政檔案管理工作重視程度，在貫徹落實相關政策的基礎上不斷優化管理內容[1]。

縣級財政檔案工作是縣級財政部門整體管理工作中非常關鍵的一部分，主要有以下幾個特征：一是真，在開展縣級財政檔檔案工作時，一定要保證其檔案資料具有真實性，堅持實事求是原則，確保檔案和資料必須是真實、精準的，不能虛造也不能作假；二是全，就是在開展縣級檔案工作時，一定要保證檔案資料具有完備性和全面性，要收集各個時間段、各個領域和方面、各級單位和部門的檔案資料，并且還有要根據時間、性質和用途的進行分類、整理，避免在管理和保存過程中出現丟失和遺漏等問題，如有收集新檔案要及時補充；三是活，在開展此工作時，一定要堅持動態調整原則，靈活改善和優化管理策略，如果財政信息發生了變動，要及時完善；四是密，檔案管理工作的核心要求之一就是安全性和機密性，根據法律法規規定，任何人不能隨時隨地查閱和泄露檔案資料，如果需要查閱和應用，必須嚴格遵守相關程序。

2 縣級財政檔案管理的現存問題

2.1 主體權責不明，工作人員素質較差

首先就是縣級財政檔案管理機構建設和管控模式不具有一致性，財政檔案管理機構在開展管理工作時，認為檔案工作的實質就是保存縣級財政歷史的工作，其具有歷史保護性。如今縣級財政工作人員比較少，工作量大，在財力緊張局勢下，不能認識到財政檔案管理工作的重要性[2]。其次就是財政檔案管理職能規定不夠明確，在建設縣級財政檔案過程中，我國相關法律政策明確劃分了其職能范圍。但是隨著財政檔案改革政策推進，縣級財政檔案管理職能發生了很大的變化，其職責范圍擴大，導致本職工作更加被動、敷衍，既不能貫徹落實相關政策法規，也不能充分發揮財政檔案管理職能的作用和價值。最后就是縣級財政檔案管理的屬性不夠明確，在開展財政檔案管理工作過程中，常常會忽視會計檔案。部分人認為將財政檔案保存在縣級政府中就足夠了，自己不需要單獨存檔。導致關于財政的策劃、總結、報告、預算資料以及人員資料非常容易丟失，甚至一些工作人員會單獨持有資料，在出現工作調動時將其帶走。并且負責財政檔案管理的人員一般都不具備檔案管理專業知識，專業素質及技術能力可能無法滿足工作要求。同時如今財政檔案管理朝著現代化發展，要求工作人員必須掌握計算機信息技術，但是如今大部分工作人員只能基礎操控計算機，無法滿足現代財政檔案管理工作的要求[3]。

2.2 無法建立健全的管理體制，信息化滯后

縣級政府在財權和事權方面缺乏統一性，在相關政策法規的規定下，部分支出需要當地財政有明顯的增長變化，但是此種增長變化又超過了縣級財政現有能力和范圍。同時為了促進社會經濟發展、提高人們生活水平，政府需要持續推出新方案，要求縣級財政提供與之相適應的比例資金，這樣增加了縣級財政的壓力。預算編制也缺乏科學性和合理性，其編制具有粗放性，在執行過程中不能被約束，監督力度弱、資金配置不夠透明、決策資料缺乏真實性。并且還存在收支困難等問題，因為不同地區擁有不同的發展資源、基礎并且各縣之間的差異也比較明顯，能夠直接體現在財政收支上。擁有工業以及自然資源豐富的縣比以農業為主的縣發展快、優勢強、財政供養壓力小。但是大部分縣沒有制定科學、完善的財政檔案管理制度，也沒有合理的工作程序。其操作缺乏科學性，不能制作電子檔案，也會出現電子檔案存在環節出現遺漏、丟失等問題[5]。

2.3 管理條件差，經費不足

如今雖然財政檔案管理活動逐漸趨于規范化和標準化，雖然改善了管理條件，但是仍存在辦公環境差、手段滯后以及能力弱等問題，削弱了管理職能價值和作用。第一是辦公設施比較陳舊，縣級財政檔案管理辦公面積小，甚至一些管理人員沒有固定的辦公場所，辦公設施陳舊。同時還缺少管理費用，對其投入資金不足、途徑不夠完備，難以提供建設資源。再加上其投資缺少連續性，大部分資金都來自一次性補助，不能促進財政檔案建設和管理朝著規范化、制度化發展，不能保證縣級財政檔案管理工作順利開展。甚至一些檔案還被存放在辦公室內中沒有專門的存放庫房，其不僅降低了存放的安全性，還不重視防潮、防火、防塵等工作。

3 縣級財政檔案管理的優化策略

3.1 加強檔案的專人管理

欲加強縣級財政檔案管理的規范性，就一定要從管理人員方面入手，應充分落實檔案的專人專崗制度，避免檔案管理工作由兼職人員落實，從而導致檔案管理工作的混亂現象。強化檔案工作培訓，建立高素質檔案隊伍。組織檔案管理人員學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等相關法律法規和檔案業務知識，不斷夯實檔案管理人才基礎。一方面要提高財政檔案管理部門的準入要求，提高學歷標準，招納專業且高素質的工作人員。另一方面要對老員工進行再培訓，要引進先進的財政檔案管理理念、提高管理技術和能力，以此提高此工作的專業性。并且還要根據新時代要求以及現代化縣級財政檔案管理需求，增加信息技術培訓活動，結合檔案局、檔案館人員，邀請專家或者專業的技術人員開展技術與經驗教學，以此提高員工的熱情和積極性[6]。

3.2 建立科學的檔案管理制度

如今現代化縣級財政檔案管理已經是必然趨勢，相關部門必須及時制定和完善符合現代化需求的檔案管理制度。第一要提高計算機的安全性，做好保護工作，通過電子檔案管理提高財政檔案管理的效率和質量，讓財政檔案更加安全。第二要嚴格落實檔案管理的程序與環節，要制定科學性、合理性以及嚴謹性的操作標準，以免縣級財政檔案出現遺落或者篡改等問題。在管理上一定要分門別類，不同檔案應在歸檔上作出區別，統一落實檔案的規劃和管理工作，在最終完成電子檔案接收之前，由工作人員基于歸檔標準體系要求，對檔案進行分類，防止出現亂歸檔的工作亂象。

3.3 推進電子檔案管理

財政檔案管理方式，同樣也需要本著與時俱進的思想，加強信息技術的學習和利用，從而提高財政檔案管理服務質量?？h級財政部門要強化信息化管理意識，應積極開發電子檔案管理數據庫，通過掃描將檔案錄入到數據庫中，簡化管理手續，提高管理安全。著力提升辦公電子化水平，重視各具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，實現文件收發管理電子化登記工作，為進一步提升檔案工作服務質量奠定根基。

需要注意的是，提高財政檔案管理現代化水平，不代表將傳統工作方式徹底拋棄，而是要在利用信息技術的基礎上，完善財政檔案資料的收集、整理、歸檔各個環節，并加強歷史檔案的保密和保管，實現管理工作規范水平的提升。財政檔案管理工作應重視人員主觀能動性的發揮，為不同檔案文件分門別類，提高整理工作的規范性，保證檔案管理工作效率達到要求[4]。

為保證電子檔案的安全性，應當加強檔案的身份驗證，或利用防火墻技術或入侵檢測技術，防止系統被外界病毒入侵。平時工作人員應重點對用到的電子檔案加強檢查，并對載體做維護。在保養載體的同時，還需要對檔案可靠性進行監測，避免發生檔案信息丟失或被篡改的現象。

3.4 規范檔案查閱

縣級財政各項基礎工作中，檔案管理工作是不容忽視的關鍵點，實際工作中，檔案查閱可以為工作中的問題，提供解決思路。在檔案查閱時，相關人員應按照制度要求和規范的流程，正確調閱有關檔案。具體來說，主要有以下幾項：首先，須出示個人證件和單位憑證，完成《檔案查閱登記表》的填寫，檔案摘錄部分應當和原文保持一致，不能在其中加入個人意見。另外，應重視對檔案的愛護，不能出現污損、折疊、撕裂等情況。最后，檔案查閱應全程在閱覽室進行，不能擅自將檔案帶走。

3.5 推進檔案管理精細化

嚴格按標準配備滅火器、消防栓等設施，滿足防蟲、防濕、防火、防盜、防光等要求。完善《檔案分類方案》、《檔案保管制度》、《檔案查閱制度》、《檔案保密制度》等規章制度，從文件的收集、整理、歸檔、保管期限、查閱規定等方面明確要求,以制度落實推動檔案安全規范管理。將檔案工作納入崗位目標責任制，與獎懲掛鉤，促使檔案管理人員在具體操作中堅持原則，嚴格把關，檔案資料收集齊全，按分類方案規范整理組卷，確保檔案完整規范。

4 結束語

如今，想要讓縣級財政發揮最大的價值和作用，為縣發展提供更具有優勢的前景，一定要做好縣級財政檔案管理工作?，F代化縣級檔案管理工作發展晚、制度不完善，因此財政檔案管理工作仍有很多需要解決問題。只有不斷提高工作人員的專業性和素質、增加投入、制定新制度才能促進縣級財政檔案管理工作朝著規范化、標準化發展。