新形勢下鄉鎮檔案管理工作中的問題及對策

劉作鑫

（輝南縣輝發城鎮綜合服務中心，吉林 通化 135125）

為了達成上級提出的《關于加強與改進新形勢下檔案工作的意見》中的提出的改革標準，鄉鎮檔案部門作為基層機關，在公共行政管理活動中必須做好對具有保存價值信息的記錄建檔，這對鄉鎮政府后續行政工作都是重要的參考依據。同時還要做好對公民重要信息的保存，檔案管理必須樹立服務民生與服務業務并重的觀念，所有涉及民生與人民群眾自身利益的信息都要做好記錄保存，進而為廣大人民群眾提供更好的民生服務。

1 鄉鎮檔案部門的基本概念

1）鄉鎮檔案部門?；鶎幼鳛閲艺嘟M織中的底部基礎，國家政權組織的基層部門主要是在縣級市以及城市區級以下的鄉、鎮行使國家權力，同時為當地居民提供相關的公共行政服務。為了貫徹國家檔案政策，更好地為廣大群眾提供檔案公共服務，目前在鄉鎮級的行政管理體系中已經加入了檔案部門，通過鄉鎮檔案部門完成對基層行政活動相關信息、公民信息的檔案管理。

2）公共服務能力。鄉鎮檔案部門作為檔案管理體系中的基層檔案部門，也具備了相應的公共服務能力，基層檔案部門要了解公共服務客體的真實需求，同時提供相應的公共服務，這考驗著基層檔案部門工作人員的業務能力與綜合素質。鄉鎮檔案部門的公共服務能力，首先要考察的就是部門是否能夠積極主動參與到政府開展的公共服務之中，是否能夠關注公民的服務需求；其次是要考察是否具備充足的公共服務資源，是否能夠為民眾提供充足的公共產品供給；最后就是考察鄉鎮政府是否有一套完善的公共服務體系與標準，要確保服務方式、手段的多樣性，要確?；鶎訖n案公共服務有一個良好的服務平臺，同時要保證較高的公共服務效率。

3）鄉鎮檔案部門的主要職能。鄉鎮檔案部門的檔案管理工作必須依照《檔案法》的相關規定開展，檔案管理人員的業務行為必須貫徹執行國家的相關法律法規，結合本行政區域內檔案事業發展情況編制具體的檔案管理規章制度，保證相關制度的有效落實。另外，對鄉鎮檔案行政工作必須給予監督與指導，避免出現檔案違法行為，結合相關的懲處制度對具體違法行為給予相應的懲處。為了更好地提高鄉鎮檔案部門管理人員的綜合素質，應該定期對檔案管理人員進行培訓教育，保證檔案管理人員能夠掌握相應的信息化技術知識，以此滿足信息化檔案管理的基本要求。檔案管理人員必須履行有關的檔案管理職能，工作人員必須在檔案部門管理范圍內，做好對具有保存價值的檔案的收集、整理工作，按照《檔案法》中的相關規定做好對檔案的整理與保管，嚴格遵守檔案管理的工作質量標準。根據檔案信息資源的實際情況，要選擇更適合保存的形式加以保存，進而滿足檔案公共服務的實際需求。

2 鄉鎮檔案部門檔案管理工作中的現存問題

1）基礎設施設備落后。在對多個鄉鎮檔案部門的走訪調查中發現，許多鄉鎮檔案部門沒有專門用于存放檔案資料的庫房，即便為檔案資料分配了庫房，庫房內環境也不利于存放檔案資料。檔案庫房缺乏保障室內干燥的通風系統，安裝的溫濕度記錄儀、火災報警設備、消防設備都存在失靈問題，檔案資料沒有配置專用的檔案柜，檔案柜缺乏防潮保護，一些檔案庫房還存放有大量雜物。這些設施設備問題都給檔案資料的存放帶來了較大安全隱患，如果不盡快做出改進調整，很容易導致檔案資料的損壞，對鄉鎮檔案公共服務帶來不利影響。

2）檔案資料收集不完整。在鄉鎮檔案部門的管理工作中發現，許多具有保存價值的檔案資料并沒有得到及時的保存，所保存的行政檔案多以上級單位下發的紅頭文件為主，但是卻沒有對基層單位行政工作中形成的文件做好收集、保存，例如黨委會議記錄、單位內部黨員干部的人員信息、會議材料以及領導人員重要發言記錄等資料，這些資料都對基層單位后續的公共行政服務活動有重要指導意義，檔案保存價值較高，如果不能保存好這些檔案資料，就會導致這些行政工作失去意義。另外，在檔案資料的管理工作中，許多借出的檔案資料沒有做好詳細記錄，檔案資料歸還不及時，借出后的檔案沒有得到妥善保護，也造成了檔案資料的遺失、損壞等問題。

3）檔案資料記錄格式不統一。在一些鄉鎮檔案部門之中還存在檔案資料記錄格式不統一的問題，檔案管理不夠規范，管理工作缺乏統一的標準，這都導致檔案管理工作的混亂。例如檔案標注的日期標號沒有按照標準編號標注，檔案中涉及的數據參數記錄不夠準確，一些重要信息沒有給予詳細記錄，這都不利于對檔案資料的高效管理。而在信息化檔案管理的發展趨勢下，檔案資料沒有形成統一的格式以及規范的整理標準，這都不利于信息化技術的引入，會阻礙基層檔案管理信息化建設的推動進程。

4）管理人員流動性較高。受到體制問題的影響，目前我國鄉鎮檔案部門在專業人才上還十分匱乏，許多鄉鎮檔案部門都缺少專職的檔案管理人員，檔案管理工作也多由其他部門的工作人員兼職，兼職人員不僅缺乏專業的檔案管理知識，同時兼顧多個科室的工作也導致工作人員精力投入上的不足，沒有過多精力顧及檔案管理工作，自然會導致檔案管理工作質量較差，許多工作都是應付了事。由于檔案管理工作的工作量較大，工作內容枯燥繁瑣，如果檔案管理人員缺乏較高職業素養以及專業的技能知識，就會嚴重影響鄉鎮檔案工作的開展效果，導致工作效率、質量并不能達到鄉鎮檔案管理的工作目標。

3 鄉鎮檔案部門公共服務能力提升的制約因素

1）鄉鎮檔案部門運行體制機制的制約。在實際工作中發現，導致鄉鎮檔案部門公共服務能力難以提升的主要制約因素在于部門運行體制與機制的影響。由于鄉鎮檔案部門不是經濟部門，對檔案資料的利用也存在滯后性，所以在基層單位內部檔案部門并不被重視，檔案部門在整個體制中處于弱勢地位，另外在檔案管理中許多專業檔案都有各自的上級主管機關管理，基層檔案部門與專業主管部門之間存在雙重管理與指導的問題，受到鄉鎮檔案部門弱勢地位的影響，在實際工作中對這些專業、民生檔案的管理就明顯取得令人滿意的成效，很難達到統一管理、統一利用的檔案管理目標。

2）服務機制的制約。由于我國檔案管理長期處于“局館合一”的行政管理體制下，檔案管理的服務理念具有較強的行政色彩，還沒有實現服務理念的轉型。從事檔案管理工作的人員缺少對服務本質的深刻認識，僅將檔案管理視為政績輸出，這也導致檔案管理模糊了公共服務的本質。另外，我國的檔案管理工作發展較晚，對檔案信息的利用效率較低，所能提供的服務手段也過于單一，因此當前鄉鎮檔案管理工作必須加強對服務領域方面的探索，注重實現服務方式上的創新，這樣才能為基層檔案部門創造更大的發展空間。

3）人才因素的制約。目前在鄉鎮檔案部門從事檔案管理的專業人才數量嚴重不足，難以滿足基層檔案管理工作的實際需求，制約著我國檔案事業的發展。由于檔案部門工作人員屬于公務員待遇，不需要依靠發表論文來評定職稱，所以也導致檔案管理人員不存在崗位競爭壓力，對檔案管理工作也缺乏較高的專業精神與責任意識，這對提高鄉鎮檔案部門的公共服務能力是嚴重的阻礙。另外，鄉鎮檔案部門也缺少有效的激勵機制激發工作人員的積極性，激勵機制沒有與績效考核相互掛鉤，這就導致基層檔案部門整體活力較低，工作人員的工作態度較差，沒有良好的工作作風，這都不利于檔案管理工作效率與管理水平的提升。

4 提升鄉鎮檔案部門檔案管理水平的具體策略

1）提高對檔案管理的認識。鄉鎮單位要重視起檔案管理工作，要認識到檔案管理工作對鄉鎮經濟建設的重要作用，只有提高對鄉鎮檔案工作的重視度，在行政工作中將檔案管理工作放在較主要的位置，加大對檔案部門人力、財力以及物力的投入，這樣就能顯著提升檔案管理的整體工作水平，讓鄉鎮檔案部門能夠持續穩定的提供優質檔案公共服務。檔案管理工作必須在檔案法律法規的約束下開展，工作要以法律為依據，根據鄉鎮發展實際情況，做好檔案法律、法規的宣傳教育工作，通過多樣化的宣傳手段讓更多的公民認識到檔案信息的價值與作用，例如通過宣傳欄、標語以及短視頻等宣傳手段，做好宣傳工作就能為鄉鎮建設打好更扎實的基礎。通過加強宣傳教育讓農民懂得如何利用法律手段以及檔案資料來解決土地糾紛，維護穩定的農村經濟秩序，保護自身合法權益，這樣就能形成一套更加規范的鄉鎮檔案管理模式，提高檔案資料的利用效率，進而更好地發揮出檔案資料的價值。

2）加大對檔案管理工作的經費投入。為了更好地提升鄉鎮檔案部門的檔案管理水平，我們還應進一步加大對鄉鎮檔案管理的經費投入，為檔案資料安排專用的庫房予以妥善保存，檔案室內不得堆放除檔案資料之外的物品、雜物，同時做好對防火系統各儀器設備的檢查，確保防火警報裝置、滅火器都能處于正常的運行使用狀態，在檔案室內加設溫濕度記錄儀，做好對檔案室庫房的定期檢查，當室內濕度過高時要及時通風干燥，另外檔案資料必須放置在專用的檔案柜中，檔案柜下方必須有加高的防潮、防水保護，定期進行檔案室的清潔工作，這樣有利于為檔案資料創造更好的保存環境，避免檔案資料受到環境因素影響發生損壞。

3）完善檔案管理制度。鄉鎮檔案管理的規章制度必須加以完善，只有在健全完善的檔案管理制度下開展工作，才能保護好檔案資料，在規范的管理章程下進行檔案的記錄、歸檔等操作。在行政工作中產生具有保存價值的文件或上級下發重要政策文件后，應及時做好建檔工作，檔案資料要按照統一標準做好標注。當需要調取使用檔案資料時，檔案管理人員必須做好檔案的出庫記錄，記錄中要清楚標明檔案出庫時間、借取組織或人員等信息，檔案的借取必須有明確的歸還時間，超出檔案借取時間的資料必須及時追回，如借取方沒有妥善保護檔案也要有明確的追責與懲處標準，這樣才能逐漸形成一套規范、嚴謹的檔案使用、保存標準。

4）加強信息化建設。為了進一步提升檔案管理的工作效率，在鄉鎮檔案部門內還應加強信息化建設，盡快實現信息化檔案管理。檔案管理工作人員所要管理的檔案資料數量龐大，工作量大、管理難度高，隨著國家對基層檔案管理工作越來越重視，傳統的管理模式已經難以滿足當前的檔案管理要求。借助信息化技術實現信息化檔案管理，就能通過計算機來提高對信息數據的管理效率，利用相應的檔案管理軟件系統，就能夠為檔案資料的記錄、調取提供相應的檔案信息錄入功能與檔案資料檢索功能，進而大幅提升檔案資料建檔效率以及取用管理效率。將不利于保存的紙質檔案錄入到檔案數據庫中，實現檔案的數據化，這樣就能避免紙質檔案保存不當引起的檔案損壞或丟失問題。在鄉鎮檔案管理信息化建設的過程中，我們還需要關注重要檔案信息的網絡安全問題，通過架設防火墻服務器安裝殺毒軟件加強檔案管理系統的網絡安全防御水平，避免檔案管理系統受到黑客攻擊或病毒破壞。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作作為經濟社會事業建設中的重要基礎工作，對公民檔案的管理是政府檔案部門所提供公共服務，保護好公民的檔案信息也是政府檔案部門所要肩負起的主要職責。在鄉鎮建設過程中，鄉鎮政府檔案部門作為服務群眾的一線部門，其公共服務能力的高低直接關系著鄉鎮建設，作為鄉鎮政府改革發展的動力，檔案管理部門必須轉變傳統的服務理念，做好服務機制的創新，在實際工作中要通過大膽的探索與實踐來實現檔案部門公共服務能力的提升。