干部人事檔案管理的現狀及措施

赫曉琳

（遼寧省丹東市自然資源事務服務中心，遼寧 丹東 118000）

隨著全球化以及集團化趨勢的日益加劇，傳統的紙質干部人事檔案管理模式已經無法滿足當下企事業單位對人才開發的需求，必須要基于現有的實際現狀，對這類模式進行創新，融入信息化的檔案管理手段，對干部人事檔案管理存在的問題進行優化，提升干部人事檔案管理的效率，為企事業單位干部人事領域的決策提供科學的依據。

1 干部人事檔案管理的概述

我國干部人事檔案管理的歷史比較悠久，在清雍正時期，政府就下令為全國官員建立了檔案，通過檔案將官員的情況記錄并作為其升遷任免的依據。在新中國成立之后，黨和國家對干部人事管理工作也非常重視，各個政府機關以及企事業單位均建立了干部人事檔案。就目前而言，干部人事檔案記錄了一個干部的個人經歷，如學習情況、工作情況、任用情況等，可以非?？陀^地反映一個干部在各個方面的表現，為我黨正確使用干部提供依據。然而隨著人事制度的改革，干部人事檔案管理也日益規范化，這也使得人事檔案管理迎來了新的挑戰。故必須要加強分析干部人事檔案管理，發揮出干部人事檔案管理的重要作用[1]。

2 優化干部人事檔案管理的重要性分析

1）是企事業單位發掘并開發人才的依據。無論是哪一個企事業單位，人才均是其發展的根本要素。而干部人事檔案的管理，就是對企事業單位內部干部的學習經歷、工作經歷等進行的一種全面記錄，便于企事業單位合理的對人才進行發掘和開發。比如上級在做相應的干部人事的任免工作時，就可以翻閱干部的人事檔案，在檔案中了解該名干部其基本狀況，分析其是否具備勝任該職位的能力，繼而提升人事任免的正確性。

2）有利于創新干部人事檔案管理工作。隨著科學技術的不斷發展，傳統的干部人事檔案管理工作的弊端日益顯現，其和現代化的企事業單位已經不相符合。為了能夠更好地管理干部人事檔案工作，就需要對傳統的干部人事檔案管理模式進行革新，比如融入信息化的檔案管理模式，降低人工處理的壓力，提升管理的效率，為整個干部人事檔案管理注入新的活力[2]。

3）有利于促進企事業單位的可持續發展。就企事業單位而言，干部起到的是承上啟下的作用，其需要了解整個企事業單位發展的目標和方向，并將其合理的劃分成一個大目標或者是小目標，落實到各個部門的員工?？梢姼刹吭谄笫聵I單位中的重要性。通過加強研究干部人事檔案管理，不斷的優化檔案管理的方式，則可以提升干部檔案管理的科學性、全面性以及效率性，為企事業單位的可持續發展奠定基礎。

3 干部人事檔案管理的現狀

1）人事檔案管理體制較為混亂。管理制體制混亂具體體現在兩個方面，第一是管理的主體不明確，目前干部檔案管理采用的仍然是舊有的檔案管理制度，這一制度在具體實行的過程中，會出現多頭管理的情況。如誰都可以管理檔案，但是出現了問題卻找不到責任人。第二在管理方法上實行的是檔隨人走，事實上有的人才的檔案留在人事部門，有的人才檔案留在人才中心、勞動部門等。加之在管理模式上實施的封閉式管理，缺乏人力、物力以及資金的支持，整個檔案管理效率較差。

2）領導者缺乏對干部人事檔案管理的重視度。從企事業單位角度進行分析，發現領導干部對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足，或者僅僅將干部人事檔案管理工作的重要性停留于口頭上，在實際工作中，不關心干部人事檔案管理現狀，忽視干部人事檔案管理所需要的人、財、物的合理調配。比如有些領導認為干部人事檔案管理，只是應付上級組織部門要求的一種方式，并沒有將其當成是單位發展的一部分，整體的管理方法較為陳舊、管理的能力較差，這也影響了人事檔案管理作用的發揮[3]。

3）人事干部檔案管理缺乏規范性、全面性。首先，在首次填寫檔案時會存在不規范或者是事后篡改的情況，后期在核查干部檔案時，可以看到一些領導干部的年齡、學歷和實際情況是存在差別的，這必然會給組織人事工作帶來困難。其次材料較為混亂，并沒有按照相應的要求整理并立卷成冊，這也給檔案后期的利用帶來了較多的不便。最后隨著各單位對于學歷要求逐步增高，很多干部會通過一些手段提升自身的文化水平，比如通過進修班、函授等方式。但是由于學校渠道是存在差異，且最終發放的證書也是存在差別的，但在人事檔案中并沒有體現出。

4）干部人事檔案管理的信息化以及網絡化程度不高。當下社會逐步呈現了一種全球化、集團化的趨勢，傳統的紙質檔案管理很難滿足企事業單位對人才開發以及利用的需要。因此將人事檔案信息實現數字化、電子化就成為一種必然的趨勢。相關組織部門雖然建立了檔案管理的信息系統，但是缺乏一個完善的平臺，且大多是區域性的。信息和信息之間無法共享性，很難真正地發揮出信息化干部人事管理在人才的選拔、人才流動、職稱評審等方面的作用。

5）檔案管理人員的綜合素質有待提升。檔案管理的水平會直接的影響到檔案后期的利用率，而管理的水平和檔案管理人員的綜合素質是密切相關的。管檔人員的工作就是對日常的干部人事檔案進行收集、整理、歸檔。整體而言，工作流程比較熟悉，工作觀念存在落后的意識，行為過于守舊，無法隨著時代和社會的變化創新管理模式和措施。但是隨著社會的快速發展，干部人員的信息逐步增多，傳統的人工管理必然會使得整個管理的效率低下，而檔案管理人員的信息化檔案管理的能力又不強，更別談實現互聯網＋的干部人事檔案管理。

4 干部人事檔案管理的策略

1）明確人事檔案管理的體制。通過調查現行的人事檔案可以看出其在管理時主要根據隸屬關系以及管理權限進行操作。如干部檔案工作條例中就規定，在隸屬關系管理基礎之上，要強調職能化的管理，這樣才能夠落實好各方責任。檔案工作主要是由組織部門牽頭，對領導干部以及參照管理的單位的檔案進行負責，對整個檔案工作的管理進行督查并指導。其次人事部門承擔國家公務員、管理單位人員的檔案。人才交流中心承擔社會中介機構工作人員、企事業單位以及流動人員的檔案管理。通過理清人事檔案管理的相關體制，明確好各個部門管理的內容和職責，便可以防止出現多頭管理以及相互推諉現象[4]。

2）增強對檔案管理工作的重視度，完善干部人事檔案管理制度。干部人事檔案管理，在新時代的發展下迎來了新的考驗和挑戰。各單位的領導者都需要轉變傳統的觀念，將干部人事檔案管理當作內部發展的一個重要的手段，通過收集和利用的方式，發揮出干部人事檔案管理的積極作用。相關的組織部門也需要建立統一的干部人事檔案管理的平臺，實現干部人事檔案信息的共享。其次為了保證干部人事檔案工作的法治化以及制度化，就需要建立一套較為科學的人事檔案管理的工作制度，發揮出人事檔案的作用。一套完善的人事檔案的規章制度應包含最初的收集、整理、保管、歸檔、利用、借閱、更新、完善等一系列的過程，保證干部人事檔案收集的科學性、完整性，在后期也要保證其不積壓、不丟失，能夠真正地反映出客觀事實。

3）完善干部人事檔案的資料。干部人事檔案管理和普通的人事管理是存在一定的差別的，其利用的價值率更高，因此就需要對原有的人事檔案的材料內容進一步進行豐富。首先需要建立一個業績檔案，該部分可以及時地反映出干部在工作中的一些基礎的業績情況，日常參與的活動完成率，這也是后期干部升遷的一個重要的依據。其次應建立能力性的檔案，該部分主要是對干部的專業水平、文化程度、教育情況等資料進行收集，盡可能的體現出個人的能力水準。最后建立一個屬于干部特有的認可檔案，比如作為黨政干部需要獲得群眾的認可，作為技術人才需要在學術界被認可等。通過建立干部考核檔案、技術人員學術推廣檔案等持續跟蹤干部的日常工作，發揮出檔案為組織以及經濟服務的重要作用。

4）加大資金投入，建設人事檔案管理的信息化平臺。將新型的信息化管理模式融入到干部人事管理中，是需要大量資金的。這就需要相關的組織以及企事業單位能夠重視信息化人事檔案的管理，能夠基于自身的實際情況，加大這部分資金的投入。主要投入的方向是建立信息化的人事檔案管理的平臺、購買硬件設備、加大對人員的培訓，這樣才能夠使得網絡信息化的人事管理的工作得以落實。相關組織可以牽頭建立一個干部人事檔案的信息共享平臺，實現資源的合理利用。其次需要創新檔案管理的方法，搭建檔案的數據庫系統。通過現代化的設備以及技術，比如掃描儀、計算機等，將干部的紙質資料直接掃描到計算機中，再采用相關的技術將文字、圖片等資料轉變為數據，實現數據化的管理。這類數據系統建成之后，不僅可以全面地反映干部的工作等情況，還可以體現出干部的工齡、學歷以及崗位等方面的信息。由于實施的是動態化的管理，信息一旦變化，便可以及時地被錄到計算機中，可以保證信息的及時性以及準確性。最后可以將一些干部個人可以公開的信息制作成電子方案，由專門的部門維護，用人單位只能申請閱讀，無法更改。這種方式可以減少傳統紙質檔案管理中出現的案卷磨損、丟失等現象[5]。

5）加強培訓，提升管檔人員的綜合素養。管檔人員對于干部人事檔案管理的重視度以及對信息技術的使用能力，會直接的影響到管檔的效率以及質量。因此在各個組織內部，就需要加強對管理人員的重視度，積極地進行培訓。首先需要提升管理人員的招聘水準，需要先通過一定的測試，測試合格之后才能夠進入崗位進行管檔工作。其次進入工作之后，就需要加強培訓，讓管檔人員能夠了解干部人事檔案管理的重要性，檔案管理的基本內容、材料的完善部分等，保證管理人員可以適應基礎的工作內容。最后滲透信息化、數據化的管理手段，提升檔案管理人員的信息化素養。

5 結語

干部人事檔案管理是非常重要的一項工作，其和企事業單位干部的自身利益是息息相關的，同時也會影響到我國社會的發展。因此必須要加強宣傳，提升各個組織對干部人事檔案管理的重視度，建立一個信息化的干部人事檔案管理的平臺，實現資源共享，合理借閱，提升干部人事檔案管理的效率。