網絡時代如何完善事業單位檔案管理工作

李 麗

（寧遠縣工傷保險服務中心，湖南 永州 425600）

在如今工傷保險事業單位發展過程中，常常要求有關人員做好檔案管理工作，為后續業務的開展提供詳細的檔案資料。然而，在實際事業單位檔案管理時，由于人員素質不佳、制度欠缺等因素、管理方法不當等因素的影響，導致檔案管理工作的開展受阻。為解決該類問題，有關工傷保險部門必須提高自身檔案工作的重視程度，并注重引進先進的網絡技術等，構架智能化的檔案管理系統，并注意規范人員工作行為等，積極采取有效的信息化管理對策，從而做好網絡時代下的檔案管理工作。

1 概述

1）工傷保險及其特征。（1）工傷保險。工傷保險作為國家強制實施的一種工業型社會保險，近年來逐漸受到人們的普遍歡迎和重視。目前，我國各個城市企業中參與工傷保險的人數已經超過80%，在人們進行繳費、支付等過程中形成了眾多紙質的文字、圖形、圖表、聲像等資料信息。（2）工傷保險特征。1.強制性。工傷保險是勞動者的一項基本權利，為確保勞動者享有這一權利，國家通過建立法規強制實施工傷保險制度。由于工傷屬于意外事故，具有不可預知和難以逆轉的特點，對個人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和損失，因而必須強制參保。2.互濟性。因工傷人員在社會上分布不均，必須依靠社會力量進行保險，通過統籌基金的辦法，使得工傷保險的勞動風險得到分散，解決企業和地區之間承受的不同壓力，體現了互濟性，對企業和勞動者形成保護機制，在較大范圍內分散風險。3.福利性。勞動者依法享有工傷社會保險基金，這是勞動者的身體健康以及安全得到保障的基礎，而且基金由國家財政提供擔保，由隸屬于政府部門的非盈利性質的事業單位經辦實行?？顚Ｓ?，確保受保人享有應有的福利。

2）工傷保險業務檔案。所謂工傷保險業務檔案，指在開展保險業務工作時，相關人員將價值性高的文字材料、圖表以及聲像等資料記錄下來，然后管理這些檔案，以此保護客戶的隱私，保障服務質量。而信息化管理主要借助現代化的計算機技術，將業務檔案轉換為信息化和數字化，然后將整理后的資料上傳到網絡上加以儲存。工傷保險業務檔案和信息化管理的融合是必然發展趨勢，但是工傷保險業務檔案信息化管理工作相對復雜，包含數據庫建設、網絡技術改進等方面內容，對于相關人員的計算機水平提出了很高的要求。

2 網絡時代下工傷保險部門業務檔案管理的意義

1）滿足工傷保險事業發展需求。通過加強工傷保險部門業務檔案管理，可以更好地契合網絡時代發展需要，滿足工傷保險事業單位的發展需求。因為工傷保險為工業型的社會保險，參與工傷保險的人數較多，無論在繳費，還是在支付等環節都會生成各種信息，其中的數據信息資料龐大，若是未能進行有效的檔案管理，容易出現資料泄露、失真等問題，不利于事業單位發展。所以，網絡信息化技術應用背景下，提高檔案信息管理水平，使得業務檔案工作效率提升，真正推動我國工傷保險部門的良好發展。

2）改善檔案管理方法。網絡時代下，檔案管理方式層出不窮，多樣化的管理手段為其工作的開展提供強有力的支撐，尤其信息化技術的應用下，事業單位檔案管理模式得到改變，管理方式變得新穎、高效，方便進行大量工傷保險業務檔案信息的處理，極大地改善了檔案管理方法，取得理想的管理成效。具體而言，無論在檔案收集、分類環節，還是在當那整理以及保存環節等，信息技術在其中發揮關鍵的作用，解放了人力物力，并適當了存儲空間，切實達到新時期檔案管理的目的。

3）提高檔案服務質量。檔案的本質不再是管理，而是服務。網絡時代下檔案管理服務將會更為高端、優質，為參保人員等提供更為詳細的資料，實現檔案服務管理水平的提升。在實際工傷保險部門業務檔案管理中，多數對接服務管理系統，可以實現檔案信息價值的有效利用，進而提高信息化檔案管理效率以及服務質量，這對于業務的開展具有重要作用。

3 網絡時代背景下工傷保險事業單位檔案管理工作要求

1）檔案數據資源收集。新時期下，網絡技術得到較好的應用，滲透在各個領域，這在工傷保險部門中也不例外。特別在工傷保險業務檔案管理過程中，網絡信息技術發揮了重要的作用。與此同時，針對檔案管理的要求也有所提升。做好檔案數據資源收集工作就是基本要求之一。在檔案數據資源收集過程中，擺脫以往的笨拙人工搜集方式，也不再使用單一紙質檔案，而是加強數字化檔案資料的收集，通過提取關鍵詞進行搜索，尋找相關圖片數據信息等，收集相關檔案數據資源，方便在線進行檔案的收集歸類等，滿足檔案數據資源的搜集要求，方便后續檔案工作的有序開展，進一步提高數字化管理水平。

2）檔案信息編目。事業單位檔案管理過程中，檔案信息編目是重要的環節，為后續檢索提供便利。但是，網絡時代背景下，要求檔案信息編目過程中，工作人員可以加強信息系統的應用，利用數字化技術手段等進行自動編目，在實際操作過程中，不僅節省一定的人力，還利于提高信息編目準確性與科學性，更為高效完成檔案信息編目工作，使得檔案信息編目工作效率提升，取得較好的管理效果，真正加強檔案目錄管理。

3）檔案信息檢索。工傷保險部門檔案管理工作開展過程中，檔案信息檢索是重要的工作內容，在該環節開展時，要求工作人員提高對于檔案信息檢索的認識，并注意提高自身檢索能力。為滿足網絡背景下檔案管理的要求，有關部門應當注意檢全率、檢準率。這兩點數值的高低對于檔案檢索效率具有較大的影響。所以，要求工作人員注意加強互聯網技術的應用，可以分辨不同的信息門類，加強跨門類的查詢，與此同時，可以構建完善的檔案知識體系結構，還需要選擇適合的檢索關鍵詞、語句等，方便進行檔案信息檢索，促使檢全率和檢準率得到提升，順利完成新時期下的檔案信息檢索工作。

4）檔案信息傳輸。檔案信息傳輸為重要的環節，更是直接影響著檔案管理水平的高低。網絡時代下，對于檔案信息傳輸的要求得到提升，工傷保險部門必須注意檔案信息傳輸技術的應用，可以構建網絡服務模式以及相關信息服務平臺，方便加強計算機技術與網絡技術的應用，提升事業單位檔案信息傳輸效率，為業務人員提供資料操作，進而達到預期的檔案傳輸效果。

4 網絡時代下加強工傷保險部門檔案管理的有效措施

1）確保信息傳輸完整、真實。工傷保險部門檔案管理工作具有一定的復雜性，信息的完整性、真實性對于檔案利用價值的高低具有較大的影響。為此，在實際進行該類檔案管理時，檔案人員必須要保證信息的完整與真實。然而，網絡時代下，檔案信息大多經過計算機網絡加以傳遞，雖然節省了大部分時間，但是信息的完整與真實性將難以保證。為解決這類問題，有關工傷保險部門檔案人員需要認識到信息化管理的利弊，并做好日常檔案數據處理工作，按照要求錄入相關信息，做好歸檔與分類工作，并及時進行信息核查，確保信息完整、精準。此外，還需要采取加密措施，防止信息傳遞時出現人為篡改現象，進一步加強檔案管理。

2）嚴格保存原始檔案。往往原始檔案的價值不可估量，在事業單位檔案管理時，檔案人員必須要做好原始檔案的保存管理工作。然而，大部分原始檔案資料為紙質資料，增加原始檔案的保存難度。網絡時代的帶來為其提供了一種技術方法?？梢酝ㄟ^計算機等進行資料保管。通過掃描、錄入等操作，可以將原始檔案信息變成數字化數據信息，最終作為電子檔案存儲在計算機內，同時進行檔案的歸類與整理，提高便捷性的同時，也延長了原始檔案的使用壽命。需要注意地是，檔案人員仍需要對原始檔案資料定期進行核查，防止資料丟失。

3）培養檔案人員素質能力。工傷保險事業單位檔案管理工作開展過程中，檔案人員的素質能力極為關鍵，他們素質能力的高低與實際檔案管理質量的高低息息相關。故此，有關部門必須加強工作人員素質能力的培養。一是加強職業道德素質的培養。采取宣講等措施，讓檔案管理人員認識到檔案工作的重要性，并能夠嚴格按照要求履行自身崗位職責，對于自身職業熱愛與忠誠，滿足事業單位檔案工作開展的基本素質條件。二是加強業務知識方面的培訓。主要培養檔案人員工傷保險業務以及檔案管理等方面的內容，促使檔案人員全面掌握其中的關鍵點，進而提高自身知識儲備。三是加強業務能力的培養。針對各個部分內容進行實際操作，確保自身操作行為正確，達到現代化檔案管理的要求，進而獲取較好的事業單位檔案管控效果。

4）完善檔案管理體系。要想加強工傷保險部門檔案管理，有關領導應當注意檔案管理體系的完善，這對于檔案工作的開展可以起到一定的約束與引導作用，促使事業單位檔案管理工作有效開展。為進一步完善檔案管理體系，必須做好以下幾點：首先，提高檔案信息化建設的認識，熟悉信息化管理模式。其次，結合事業單位實際發展情況設計檔案管理系統，方便進行信息管控。最后，制定相關機制以及操作計劃，規范檔案管理流程等，使得檔案管理體系得到完善，用于指導事業單位檔案信息化管理工作。

5）建設安全的工作平臺。為做好網絡背景下的工傷保險部門檔案管理工作，除了采取以上的措施外，有關檔案工作人員還應當注意安全工作平臺的搭建。這是因為信息化檔案管理方式存在安全方面的弊端。采用信息化管理方式可以提高檔案管理成效，提供良好的檔案服務，但是在長時間應用過程中，由于各種因素的影響，容易出現網絡侵入、病毒植入、病毒滋生等問題，引發網絡安全，不利于事業單位業務工作的開展，容易泄露相關機密。故此，要求構建安全的檔案工作平臺，采取防火墻等防御技術，并實施局域網管理模式，加強數據安全的保障，還能內部共享信息，提高檔案信息管理的便利性與安全性。

5 結語

伴隨我國事業單位的快速發展，越來越多的人開始認識到檔案管理的重要性。作為常見的事業單位之一，工傷保險部門事業單位的檔案管理工作極為重要，這關系著檔案工作水平的高低，對于事業單位發展也具有較大的影響。但是如何做好網絡環境下的工傷保險事業單位檔案管理工作成為人們思考的問題。為進一步提高檔案網絡信息化管理水平，檔案人員需要確保信息傳輸完整與真實，并做好原始檔案的保存，有關單位則需要完善檔案管理體系，搭建安全的網絡檔案管理平臺，從而確保檔案服務質量，滿足網絡信息化背景下的檔案管理要求。