企業人事檔案管理工作的運用與創新

殷 鋮

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟南 250014）

1 引言

隨著市場經濟的不斷發展，企業面臨的競爭壓力不斷增大，因而開始完善企業內部管理機制，不僅形成了全新的內部管理措施，也加強了對檔案管理的關注度。在企業的檔案管理工作中，人事檔案屬于常見的檔案類型，詳細記錄著人事的變動與基礎信息，能夠為所有職位的調動安排形成基礎依據，對企業的人才考察和選拔有著非常重要的意義。

2 企業人事檔案管理工作的作用

2.1 協助企業管理層決策

一個企業的發展，離不開企業管理層的良好決策，而企業管理層在決策的過程當中，必須考慮到企業本身的發展情況，而企業的人才發展情況也是企業管理層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業在發展的過程當中，必然需要思考企業需要什么樣的人才，企業未來的發展過程中又需要多少人才，而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業在進行戰略決策的過程當中，必須要對企業的人才情況進行一定的考量。例如，某企業決定進行項目合作之時，必然要對項目的數量進行一定的限制，否則超出企業的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業就需要借助人事檔案管理工作來對企業的人才進行評估，以便于衡量出企業在一段時間內的項目合作數量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業所需要的人才，同時對企業現有的人才，進行一定的評估。一旦發現目前企業現有的人才出現問題，還可以進一步進行解決，避免企業出現人才損失。

2.2 確保人力資源信息的真實性

完整的人事檔案能夠增強企業人力資源數據信息的真實性、可靠性，確保企業在發展過程中能夠準確了解每一位員工的工作能力，并為其分配合適的工作崗位和內容，有助于提升日常工作的效率和質量。如某公司的人力資源管理部門工作人員，堅持以認真負責的工作態度開展人事檔案的整理工作，結合大數據技術對傳統紙質人事檔案進行更新，針對企業人員流動情況及時補充人資檔案信息，確保企業內部每一位員工的人事檔案都得以詳細記錄在案，從而為員工“各盡其能”起到了很好的作用。此外，還要做好人事檔案的備份工作，紙質檔案和電子檔案雙管齊下，避免由于人為因素或病毒入侵等情況造成人事檔案失真、缺失等問題。

2.3 優化人資管理工作

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數據信息，更重要的是它能夠促進企業中不同部門之間的信息共享?，F代化的人事檔案管理工作并不是傳統的紙質文檔的存儲，許多企業在人資管理系統當中，都單獨開辟了人事檔案管理區域。人資管理系統當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。

3 企業人事檔案管理工作現狀

3.1 人事檔案重視度不足

雖然檔案管理在新時期的企業發展當中扮演著非常重要的角色，能夠為企業經營活動的開展形成基礎信息依據，但人事檔案卻并未得到企業的重視，無論是人事檔案方面的設備還是資金投入都非常不足。一些企業雖然引進了先進的電子信息設備，但由于檔案管理人員的素質跟不上實踐需求，因而不能展開高質量的人事檔案管理，僅能夠從事一些基礎的檔案管理工作，整個檔案管理流程缺乏對電子信息設備的充分應用，因而難以推動檔案管理朝著信息化的方向發展。同時，不少企業都存在員工檔案意識薄弱的情況，檔案信息填寫不健全、更新不及時，導致檔案交接和使用都較為麻煩，給檔案管理的科學化發展造成了諸多阻礙。

3.2 企業管理手段有待優化

由于企業對人事檔案管理工作沒有給予足夠的重視，人事管理工作的制度存在一定的不足，人事管理的設備也比較缺乏。企業的人才管理手段比較落后，缺乏一定的先進性和專業性，與這個經濟科技極速發展的時代很不相符。其次，企業的管理內容種類比較少。人事檔案只是基礎地記錄人員的姓名、年齡、學歷等基本信息，對于人才在工作中積累的經驗以及在各個企業的工作經歷、工作歷程的記錄并不詳細。這樣難以對人員進行客觀合理的評價，只憑一些基礎的信息也難以對人才進行進一步的了解，導致企業在安排任務以及合理運用人才的過程中出現一定的困難，在一定程度上對企業造成一定的損失。最后，科學技術的運用比較少。人事檔案管理工作中，大多還采取人工記錄的方法，很大程度上缺乏一定的專業性與精準度，這樣也就會導致人員的檔案信息出現一些誤差與問題，使人事檔案管理缺乏科學性與精準性。

3.3 管理人員素質不足

人事檔案管理是一項政策性、專業性較強的工作，管理人員需要具備過硬的業務素質，但目前很多企業人事檔案管理人員素質參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業沒有考量其勝任能力，也未進行專業培訓和指導，使他們對其工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業人事檔案管理人員身兼數職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中，也無閑暇學習專業的檔案管理知識。他們只應付基本的檔案工作，如及時轉遞、歸檔材料等，根本談不上對專業性內容，如信息審核認定、真假辨別等的學習和整理，更不可能利用和開發信息化技術進行人事檔案管理。再次，有些員工認為人事檔案管理工作崗位缺乏挑戰性和升職空間，只是抱著短期過渡的目的，工作崗位頻頻更換，使得長期有經驗的人事檔案管理人員缺乏。員工素質參差不齊給企業人事檔案管理工作留下較多隱患，大大影響了人事檔案管理的水平。

4 企業人事檔案管理工作的運用與創新策略

4.1 深化人事檔案管理意識

人事檔案不僅與員工的升遷、薪酬有著直接聯系，還關系到企業的人才挖掘與崗位調動。企業應當加強對人事檔案管理的重視程度，優先強化檔案管理部門的人事檔案管理觀念，推動檔案管理部門整體性優化人事檔案管理流程，為其提供先進的檔案管理設備與設施，保障人事檔案管理的科學化運行。同時，還有必要提高所有員工的人事檔案管理意識，要求檔案管理部門之外的其他部門人員也需要形成良好的人事檔案認知，能夠主動配合人事檔案管理工作的開展，及時更新檔案信息，確保人事檔案管理的完善性與準確性。

4.2 創新人事檔案管理工作方法

企業一定要在人事檔案管理工作中加強科技化，從而提高管理的精準度。例如，企業在進行人事檔案管理工作的過程中要加大管理的力度，投入一定的經濟與科技的支持，以便能夠滿足企業在發展過程中的需要?？萍蓟c我們的生活息息相關，企業在進行檔案記錄的過程中可以增加一些科技記錄，也能夠在一定程度上提高人事檔案管理的效率，為企業發展節約時間，做到在最短的時間內完成最多的工作任務。企業需要加大力度引進先進的資源設備，這樣可以將難以識別的圖片或者是晦澀難懂的文字轉換成數據，方便人們進行觀察與判斷，也可以為員工減少一定的工作量，從而減輕員工的工作壓力，讓員工將自己更多的精力投入到更有需要的地方。將科技化融入人事檔案管理工作中，能夠更長時間、更加有效地保存檔案，增強其保密性與安全性，保護人事隱私，也能夠通過信息技術為企業人事檔案的管理工作提供更加有效的服務與保障。

4.3 提升工作人員綜合素養

無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優秀的綜合素養進行支持。許多企業的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非?；A性的作用，而且它對于企業的決策，以及人資管理的發展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質也是非常重要的。這就需要企業在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關工作人員的素質進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。

4.4 構建人事檔案信息管理系統

數字信息時代的發展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統刻不容緩。應用計算機等信息化設備進行人事檔案管理，可以減輕勞動強度，提高工作效率。首先，應建立完善的人事檔案數據庫，分析和整理數據，整合資料數據，使得這些數據信息可以在企業人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現資源共享。最后，利用先進的數字技術，實現人事檔案的數字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

4.5 注重企業人事檔案信息安全管理

網絡給人事檔案管理帶來諸多益處的同時，也影響人事檔案信息安全，企業要做好人事檔案信息安全管理。首先，完善人事檔案信息安全管理法規、標準及保障應急機制，提升人事檔案信息安全管理處置能力，確保各項制度高效有序執行。如使用人事檔案時加大信息審批控制，設置不同級別使用權限，全方位保護個人隱私信息。其次，強化人事檔案信息安全管理人員的安全意識、責任意識和保密意識，多渠道對檔案管理人員進行信息安全管理培訓，普及網絡安全知識。再次，利用安全技術手段防范數據損壞、丟失或人為篡改。如通過備份電子檔案、實時監控信息設備、定時查殺木馬病毒等技術措施來防范安全風險。

5 結束語

總之，人力資源在企業日益競爭的環境中發揮越來越大的價值，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業中發揮的作用越來越大。因此，應該采用新的人事檔案管理理念，總結經驗，利用新的技術和方法，提升管理人員整體素質，促進人事檔案管理質量的提升。