關于做好新時期數字化檔案管理工作的幾點思考

毛蒨瑜

（上海城投（集團）有限公司，上海 200000）

伴隨著國內科學技術飛速的發展，檔案數字化發展已經成為檔案工作發展新趨勢。利用數字信息技術，能夠高效利用檔案信息資源，實現海量數據的保存，高效檢索檔案。數字化會替代人工完成工作人員無法完成的工作任務，能夠保存海量數字資源信息，而且占地面積小，當事人就要了解到數字化檔案工作價值意義，積極配合高層領導來開展數字化檔案工作，推動數字化系統建設帶來的挑戰和考驗，做好檔案管理工作、信息化建設的落實，提供更全面檔案數字信息資源。

1 數字化檔案工作的重要價值

1.1 有助于檔案原件的合理保管

紙質的保管時代下，不僅要存儲原件，還存儲副本，然而在信息數字化時代，可以利用數字技術使用電子文檔方式保存原件，避免了頻繁使用紙質，而造成原件損壞的問題。數據檔案可以復制粘貼，實現檔案的傳播，也避免對這些檔案破壞。隨著時間推移，紙質就會因為年代久遠，而產生字跡模糊問題，不容易幫助借閱者辨認中的信息。數字化的檔案還可以使得檔案的信息得以保存，最后數字檔案技術，還可以對破損圖片檔案，運用現代技術進行修復，避免了紙質檔案因為老化，而出現數據失真的問題產生[1]。

1.2 有助于節約檔案的存儲空間面積

傳統的檔案作為紙質的文件，其管理和存儲都需要大量的空間，數字化的檔案管理使用現代的硬件存儲技術，來存儲電子化的文檔信息，可縮減檔案存儲區域的空間面積。使用數字化技術也使得檔案的存儲量變大，具有更強的安全性，可減少紙質檔案在存儲時出現的損壞及損壞的風險。

1.3 有助于減少檔案管理工作的成本

傳統紙質的保管，在打的錄入、歸檔、存儲、借閱等多個工作，都需要由手工來管理保存，這不僅降低了工作效率，而且管理也存在著諸多難度。隨著數字化檔案管理進程的發展，檔案管理和利用也逐步變得智能化。檔案的保存人員和使用人員借助信息軟件上的智能解鎖工具，就可以快速找到自己所需要的檔案信息。

1.4 可實現檔案資源的共享

傳統紙質檔案在存儲時，由于存儲方式的原因，造成無法快速共享，因而就會出現各地檔案，有信息孤島的問題。使用數字化檔案之后，憑借其互聯網技術，來突破現有時空限制，可實現檔案信息的異地共享，可以快速傳播檔案，供不同人員來借閱。

2 做好數字化檔案管理工作的對策及途徑

2.1 制定合理的數字檔案管理機制

為了提升檔案工作數字化水平和檔案保管存儲管理質量和效率，要建立起數字化檔案的管理工作機制。各個部門都應該根據目前國家倡導數字化檔案建設規劃方案和相應政策要求，從自身的工作實際出發，來對接國家檔案政策，建立數字信息系統。在數字化系統建設中考察，制定科學的檔案數字化、信息化的管理機制，不斷對現有檔案工作中存在問題，做以改進優化。制定完善健全的數字化檔案工作機制，設計檔案歸檔制度和保管制度及收集制度，確定數字化檔案管理范圍。結合數字化檔案保管的應用期限，來制定數字檔案歸檔范圍。數字化檔案保管在有關規定內，要將制度規定納入保管人員工作的日?？己酥?，增強保管人員的工作思想意識、責任感，加強保管人員的制度執行力意識，數字化檔案工作能夠根據既定規程流程來得以規范[2]。

2.2 科學地利用檔案數字化技術

數字化檔案在使用中，還需要設計查閱借閱的使用機制，但保管時不能夠沒有原則，當的使用者查閱時，需要滿足借閱的相關規定標準，如針對數字化的保守機密等級，來對現有的進行使用人員作以合理地安排規定。當不符合該保密等級的要求，該借用人員不能夠隨意借閱，利用，針對目前檔案內容，不是開放的，不能夠提供拷貝、查詢，而且使得查詢和借閱都要處于合理的監控水平之下。為了確保數字化檔案在共享時網絡安全，檔案管理部門還要針對機密信息的檔案作為加密處理，或者使用密鑰定期更改密鑰，保證數字化檔案信息的安全，也避免了隨意借用人員誤操作的問題，而造成電子檔案系統被破壞，或者更改一些系統內的檔案信息內容。隨著當前國內數字化信息技術快速發展，檔案工作與信息技術相融合，建立的大數據庫，擴充檔案電子化存儲的容量，利用大數據，來幫助檔案查閱人員精準查找信息，使用大數據引擎，來提高數據檢索效率，并結合目前檔案的訪問頻次，來科學保管檔案，分級分類存儲方案，滿足不同需求人員的要求，會最大化降低存儲使用的成本。

2.3 實現檔案的數字化外包

為了能夠進一步提高檔案管理的效率，節約檔案的管理成本，提高整個檔案保存的工作效率。因此相關部門就需要重點考慮將目前紙質性的檔案外包給外部的數字化服務企業，保管部門要根據未來發展需要，科學評估外包商的經營能力、技術能力，選擇那些業務能力比較強，及信譽度高的外包公司，將檔案原件移交給數字化加工單位之前，還需要由工作人員清點登記及檢查?？焖俚耐七M數字化加工，支持檔案的工作進度，檔案原件還要根據原先的原件保存管理要求來入庫交接，并將原件掃描件上傳到數據信息系統上，工作人員在場進行全方位監督，快速消除輸入中產生問題以及排除泄密的風險隱患。在分類、整理處理、保管搜集的日常工作基礎之上，開展深度分析，了解不同單位部門對于檔案需求狀況。重點關注關鍵性有價值檔案，將適合于借閱者的信息提供給經營者，滿足他們對于信息的需求。檔案工作人員還要不斷規范流程，建立檔案系統，將快速搜集檔案信息，防止出現的混亂隨丟失問題產生，并將制作成電子文件后，以供查詢和提供工作的信息化便捷[3]。

2.4 增強檔案信息化管理

在當前社會發展變革中，檔案工作已發生的較大變化，此時就需要抓住歷史發展機遇，提高檔案工作信息化水平。檔案工作人員也要充分地利用信息技術、計算機技術，做好檔案的整理編排、保存、鑒定及檢索科學的配置。信息化的檔案數據資源，還要利用各類先進的設備，實施有效發揮設備的高效存儲作用，提高檔案工作的質量，還可以保證檔案完整。無論是檢索、查閱，還是利用，都可以高效的推進落實，有效地利用自動化辦公系統，在檔案工作中，要借助于自動檢索，確保數據使用者可以快速精準查找所需要的信息，讓檔案信息可以更高效的使用，注重運用正規的信息平臺，使檔案更加完整，也增強了單的共享力度，提高檔案工作的現代化、數字化、信息化水平[4]。

2.5 提高檔案工作人員的專業能力和素質

檔案工作人員要轉變過去傳統思想觀念，加強信息技術學習，緊跟數字化時代發展的步伐，學習更多先進數字技術、信息技術，能夠靈活操作檔案數字庫。利用網絡技術提高自己信息化專業水平，以使檔案工作能夠順利穩健的推行，還要拓寬知識面，懂得如何去使用檔案的指引、檢索工具。另外，要高效落實數字化檔案工作的機制，重視檔案工作人員的專業培訓，加強檔案相關法律法規的宣傳培訓，切實增強檔案管理的職責。工作人員能夠主動去完善各項的檔案工作任務，避免檔案產生損壞破壞等問題，要精通業務，還要做好日常檔案數字化服務[5]。

2.6 在宏觀層面設計數字化檔案管理和保存方案

國內數字化檔案管理系統，有些檔案部門存在著各自為政，各自獨立開發自身的數字化檔案系統，要考慮到其他部門對檔案的使用需求，來加快推動各地檔案數字信息系統的融合。使用大數據、云計算等先進的技術，來加快整合各地的單位數據系統。建立云計算信息平臺，建立檔案數據中心，將各地分散的數字化檔案整合。利用先進的管理技術和高端的硬件設備，使得檔案工作質量得到顯著的提高。

3 結束語

在當前新階段的數字化信息化發展趨勢背景下，數字化技術給現有的檔案工作帶來更多的發展機遇，但也會帶來挑戰。通過利用數字信息技術，規范目前的數字檔案工作，建立檔案數字化系統，提高領導對于數字化檔案工作的重視度，規范數字化檔案工作的管理機制，增加數字信息系統建設的資金投入，還要加快推動一批現代化的數字檔案信息的管理人才隊伍的建設，來推動數字化檔案工作的落實，保證檔案應用價值得以展現。在當前信息時代之下，各個檔案工作部門都需要大力推動檔案信息化建設工作落實，有效認識到數字技術給現有的檔案工作的變革作用，高效利用資源存儲資源，提高檔案資源的利用效率。建立完善數字化檔案管理機制，以規范數字化檔案的使用，實施紙質檔案外包，提高數字化檔案工作的成效，快速推動檔案工作信息化發展建設步伐。