分析數字檔案信息安全管理面臨的主要問題及應對措施

鄒新根

（清流縣融媒體中心，福建 三明 365300）

近幾年來，我國步入了信息化技術發展的e時代，在檔案信息管理上也廣泛應用信息技術，促進檔案管理效果發生了本質的改變。傳統紙質檔案信息通過信息技術轉變為數字化檔案，有助于進一步提高信息安全管理工作人員的工作效率，保障檔案信息的安全性。數字化檔案的應用，讓工作人員在收集檔案、整理檔案、儲存檔案的時候具有便捷、快速的優勢，提高了數字化檔案信息化管理的水平，保障了數字化檔案的安全應用效果。不過，在信息安全管理上依然存在著很多的問題，需要構建完善、有效的信息安全管理機制，落實好相關的管理責任，保證信息安全管理工作順利開展，達到數字化檔案信息管理的目標。

1 分析數字化檔案信息安全管理的重要性

我國社會經濟的發展，經濟水平持續提高，同時我國信息化技術的廣泛應用和發展，檔案管理方面也認識到信息化技術在數字化檔案管理中應用的價值，信息安全管理作為提高數字化檔案安全性的基礎，在構建數字化檔案信息保障機制的時候必須提高其完善性和可靠性，構建完善的管理制度，才能規范數字化檔案信息化管理各個環節的工作合理性和規范性，從而為提高數字檔案信息安全管理工作效率奠定基礎[1]。

數字化檔案信息管理的應用中，要調動工作人員參與數字化檔案信息管理體系的建設的積極性，促進合理、有效的信息安全系統的構建，從而為檔案信息安全管理奠定保障，也能提高工作人員的團結合作能力，提高員工的工作效率和工作質量，對保護數字化檔案信息安全、維護企業人文發展都有重要意義。

2 對數字化檔案信息安全管理的影響因素

數字化檔案信息安全管理與計算機中各種數據的管理上都受到一系列因素的干擾。若是出現了安全影響因素，則直接導致數字化檔案信息安全管理的效果受到影響，也威脅到了信息的完善性。

1）計算機硬件故障問題的影響。如果計算機的硬件發生了問題，那么則會對數字化檔案的信息安全性構成極大的威脅，從而導致數字化檔案信息數據的丟失、完整度遭到破壞，給數字化檔案信息的安全性和完善性對造成極大的威脅，無法提高檔案信息安全應用效率，在數字化檔案信息安全管理的發展中也造成了極大的阻礙，從而不利于數字化檔案信息安全管理機制的構建。

2）計算機軟件故障問題的影響。數字化檔案信息的收集、處理和分析等都是信息管理工作的重點內容，需要依靠計算機的操作系統以及數據處理軟件來進行處理。如果計算機軟件的質量出現問題，則會對數字檔案信息數據的安全性和完整性都造成影響。隨著事業單位對信息安全的重視度越來越高，從而加強對數字檔案信息系統實施不斷的完善和優化，同時信息安全系統在選擇計算機軟件上也有了更高的條件限制。計算機軟件若是發生了故障，會直接影響數字化信息管理工作的質量，阻礙了數字化檔案信息安全管理工作的開展，不過計算機軟件故障的發生率低于計算機硬件故障發生率，但是也要引起事業單位在檔案信息安全管理上的重視度[2]。

3）受到病毒以及黑客的影響。事業單位信息檔案儲存的計算機雖然會安裝防火墻以及各種殺毒軟件，不過依然很難抵御病毒以及黑客的惡意襲擊，從而也導致數字化檔案信息安全管理質量受到影響，而這種影響因素一般很難從控制。

4）人為操作因素引發的故障。在數字化檔案信息安全管理和保護的應用中，信息安全管理工作人員的工作效率和工作責任心較差，因此在實施計算機操作的時候很容易出現操作失誤的問題，比如說，工作人員操作時態度懈怠或精神狀態不佳，則很容易導致信息誤刪從而無法恢復數據。這一影響因素也對數字化信息的完整性造成極大的影響。

5）計算機自身因素的影響。計算機中的硬件以及軟件兼容問題也會導致計算機出現死機，信息管理人員在處理信息的時候無法將信息數據導入到可使用的系統中，最終導致信息數據的丟失或損壞。

3 數字化檔案信息安全管理上存在的問題

1）缺乏有效、合理的數字技術依據。數字化檔案管理過程較為復雜，涉及多個學科領域的內容，通過現代化管理理念，有助于促進檔案管理工作的穩定性、可持續發展水平。檔案信息化工作在整體開展的時候，需要購買數字化設備、現代化管理系統等，同時還要制定與其相符的檔案管理機制。檔案信息化管理工作的各個環節都需要制定精準、有效的監管對策，以免對檔案數字化應用系統的構建造成影響。檔案數字化檔案工作應用的時候，要充分了解管理部門工作的實際情況，保證檔案管理工作有序、穩定的進行。

1）數字化水平較差。為了提高檔案信息管理工作的管理效率及質量，就要合理應用數字化設備，不僅如此還要重視對數字化設備的優化和完善。工作人員在開展檔案信息管理工作的時候，如果過于關注檔案管理的數量則無法重視質量保障，從而對數字化檔案的建設造成影響[3]。當前我國事業單位的檔案信息管理中，在實施數字化建設的時候，各部門的硬件和軟件設施都非常完善，不過檔案管理人員的專業水平較差，無法重視管理人員綜合素質的提高，則影響了檔案管理數字化建設的發展水平。

2）數字化檔案發生的信息泄露問題。數字化檔案管理中，通過有效、先進的計算機和互聯網技術，針對傳統的檔案管理手段實施優化，由于檔案管理技術在實際工作中不斷積累經驗從而進行優化和更新，導致傳統的系統中存在著很大的問題。檔案管理在實施數字化建設的時候，要積極引進新型、先進的管理模式，從而彌補傳統系統中存在的問題，數字化檔案管理工作系統一旦存在漏洞則很容易受到黑客的襲擊，導致檔案信息的安全性受到影響。

4 提高數字化檔案信息安全管理的對策

1）提高宏觀管理水平。檔案數字化管理對專業水平提出極高的要求，屬于綜合管理的模式。為了提高檔案數據化管理工作穩定、有序地開展，就要針對管理過程中的各個環節實施指導管理，規范系統管理中的工作流程，樹立完善的管理意識，針對檔案管理工作的組織結構實施優化和調整。構建專門負責數字化信息建設的部門，派遣專業人員針對信息管理流程進行協調，提高檔案管理工作開展的質量，促進數字化檔案信息安全管理工作向全面化、信息化和智能化的方向發展。

2）完善管理機制。為了提高數字化檔案信息管理工作的安全性，就要完善管理機制，從本質上為數字化檔案建設指明方向。數字化信息安全需要構建完善、全面的管理機制作為保障，引進先進的數字技術，將檔案管理的信息技術優勢發揮出來。不僅如此，需要加強對工作人員的管理，制定完善的管理機制來規范工作人員的行為和意識，從而有利于保障數字化檔案信息的安全性。根據系統的使用情況構建安全管理制度，比如通過人員安全審查、崗位考核和安全知識培訓等手段，落實數字化檔案安全管理制度。積極優化文檔管理機制中的內容，結合信息技術保障檔案管理工作的安全性，根據信息的保密程度劃分為不同的登記[4]。根據資源管理中敏感的信息以及機密的信息，通過加密或脫機保存的方式，提高信息管理的安全水平，也為檔案信息的儲存營造一個安全的管理環境，以免好多外界因素和人為因素的影響對數字檔案信息的安全性構成威脅?？刂茩n案室人員的進出，工作人員每次進入和離開都需要做好記錄。同時，還要構建自然災害防護對策，充分考慮電磁波和磁場等問題。從科學技術的角度為檔案信息的安全性提供保障，通過合理應用科學技術能夠提高子文件的安全性和可靠性，通過完善的管理機制，提高檔案信息的完整性。檔案管理工作的開展需要根據其發展的實際情況和法律法規適當進行調節，管理制度應用廣泛，包含很多管理內容，要積極針對管理內容實施優化，明確員工的職權，從而提高數字化檔案管理的效率和質量。

3）為數字化檔案的安全提供法律保障。要重視檔案信息管理中制度的構建，規范工作人員的權責和能力，才能從根本上提高數字化檔案信息安全管理系統建設的完善性。檔案信息在實施數字化建設的時候，工作人員需要針對技術進行管理，貫徹法律制度，針對法律政策監管工作人員的行為。在相關的法律法規中，針對網絡安全問題提出了明確的規定。構建完善的法律體系，可保障檔案信息管理有法可依，保障管理過程開展的時候能夠做到執法嚴格的要求，積極打擊不法行為[5]。不僅如此，還要加強對檔案管理信息化法治宣傳水平，當前我國檔案法治水平較差，事業單位工作人員對檔案信息的保護意識較為薄弱，因此需要通過有效的手段加強法制宣傳，將法律制度保護意識融入到數字化檔案建設中，為檔案信息管理的安全效果提升奠定基礎，重視對檔案管理信息技術的研發，解決更多的安全問題。

4）針對計算機設備的安全管理。計算機硬件發生故障的概率較高，從而也對數字化檔案的安全性構成極大的威脅，需要通過積極的手段促進數字化檔案信息安全管理質量，從而降低計算機硬件發生故障的概率，提高數字化檔案信息的安全性。在控制計算機故障問題的時候，要從選擇計算機硬件設備的性能方面著手，選擇性能好的設備，針對計算機的生產廠家、設備的開發商背景等進行分析，保障其符合要求。審核計算機硬件安全性、拓展性和兼容性，保證計算機在更換系統的時候保證數字化檔案信息的安全性。

5 小結

根據本文研究，數字化檔案信息安全管理中，需要提高信息安全管理的質量和嚴謹性，針對數字化檔案的信息管理實際情況記性分析，制定完善的管理方法，保障數字化檔案信息的安全性和完善性，促進事業單位數字化檔案管理的水平。數字化檔案安全管理的信息化建設是事業單位未來發展的趨勢，隨著科學技術的發展，對事業單位中檔案管理工作帶來不小的挑戰。在事業單位的檔案管理工作中依然存在著很多的問題，需要針對問題制定合理的改善對策，促進數字化檔案管理工作穩定、有序地開展。