大數據背景下高校檔案信息化建設中問題與對策研究

陳 玥

（武漢軟件工程職業學院，湖北 武漢 430200）

當前，大數據受到各個領域的廣泛關注。高校檔案管理是高校加強自我建設的重要組成部分，其信息資源的有效開發與合理利用作用明顯，能為檔案管理打開新思路。傳統的檔案管理方式受限于紙質檔案，而大數據的應用有助于建立新的管理理念，也能為逐年增加的檔案資料提供管理辦法。高校檔案館應設立目標，力爭快速實現檔案管理信息化的建設工作，全面提高管理人員業務素養以及改善過去傳統管理模式，推動高校檔案管理的穩步發展。

1 大數據的概念

大數據就是通過云存儲和虛擬化科技，對系統內數據進行處理的一種高新技術，其通過底層的分布式數據庫，對信息進行分布挖掘和處理，保證處理信息的海量、高速、多樣和真實[1]。大數據是一種大規模的數據，是指在一定時間和空間內利用一些工具和軟件采集的數據，這種數據是一種資產，利用大數據可以獲得足夠的信息，實現數據采集，有助于為決策提供科學的信息和依據[2]。大數據通常是指數據量大且數據類型多樣的數據集，而處理這些數據需要用到分布式計算架構，在以云計算為代表的技術創新下，原本很難被收集到的數據可以被收集和利用起來，轉換為有效資源，為人類創造更多價值。高校檔案信息是信息資源的重要組成部分，高校需要更充分地利用檔案信息，將其轉變為有價值的資源，這對學校發展以及檔案管理工作都會帶來積極意義，這也是大數據背景下高校檔案信息化建設的發展趨勢。因此，高校需要充分利用檔案資源，并將此作為檔案信息化建設發展的一個方向。

2 檔案信息化建設現狀

當前，紙質檔案的存儲和應用越來越困難，信息技術蓬勃發展，檔案信息化建設應運而生，在15年國務院印發了《促進大數據發展行動綱要》[3]，將檔案數字化作為了一項各機關事業單位必須實行的工作。國家對數字化檔案建設也進行了很多有意義的探索，檔案管理也初步實現了數字化管理，為之后的檔案信息化建設打造了良好基礎。新的管理模式與傳統紙質化檔案管理大相徑庭，使檔案管理更科學、規范和有效，并能為檔案利用人員提供更優質的服務。高校檔案是對學?？蒲?、教學、黨政等各種活動的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發展和人才培養等多個方面，內涵比較豐富，經濟價值、歷史價值以及文化價值明顯，能夠將學校整個發展過程系統呈現出來，也能使高校持續發展獲得歷史依據[4]。然而目前高校檔案管理中還存在很多問題，還未形成規范化、信息化的工作模式，管理仍然建立在傳統管理方法上，如果不及時采用有效措施改善檔案信息化工作，其未來發展必然會受到影響，因此，高校檔案管理工作應結合大數據背景下的先進技術，改變管理模式，全面提高高校檔案管理工作質量。

3 高校檔案信息建設中存在的問題

隨著網絡信息技術的不斷發展和更新，高校檔案管理也紛紛搭建新的檔案管理平臺，然而在這一階段的發展中，存在一些值得關注的問題，本文列舉了三個典型問題，即檔案信息管理人員素質有限、檔案信息開發與利用技術有限及紙質及電子檔案管理尚未達到平衡，具體內容如下：

3.1 檔案信息管理人員素質有限

目前，高校檔案信息管理人員需要提升，在大數據背景下，信息化建設需要用到計算機能力，了解網絡信息技術應用手段和方法。只了解傳統檔案專業知識或者只掌握計算機能力對于檔案管理人員來說都是不夠的。有的高校檔案管理人員是由非專業人員兼任的或者檔案管理人員不固定，這就導致檔案管理工作存在很多漏洞，甚至出現丟失或損壞的情況，嚴重影響檔案工作的正常開展。另一方面，檔案管理人員沒有意識到檔案信息化管理對于高校運行帶來的積極作用，簡單地將檔案管理理解為保存檔案資料，因此對于提升自身能力的動力不足，也不會投入時間學習更多的專業技能，這也導致目前檔案管理僅僅停留在檔案的保管與取用，無法拓展出更多的功能。

3.2 檔案信息開發與利用技術有限

現階段，高校對檔案信息化管理，主要采用儀器掃描錄入紙質版本的方式。儀器掃描普遍存在辨識度不高，圖像不清晰的問題，這些問題在老舊的紙質檔案掃描中尤為凸顯。高校檔案信息化不需求非常先進的信息技術水平，但是也有一定要求，目前很多高校已經建立了檔案系統或檔案管理平臺，但掃描文件存檔的方式還停留在將檔案電子化的層面，沒有將大數據時代的信息技術融合進來，還不能叫完成信息化建設發展過程。同時，高校對檔案信息化管理也需要考慮到網絡安全的問題，可能出現的計算機病毒會對電子檔案產生巨大的影響，造成的安全威脅也不得不考慮，系統內可能出現數據損壞、泄露或者檔案系統崩潰無法正常使用，系統的損壞難以恢復，而重要數據的泄露造成的損失也無法估量。

3.3 紙質及電子檔案管理尚未達到平衡

當前檔案管理雖然已經應用了部分大數據的技術，但是仍然有一定局限性，其發揮作用的思路仍然是按照傳統的檔案管理辦法來的：首先對紙質文檔進行掃描然后存檔，然后通過系統上的檢索查找功能發揮其作用。然而，這其中也會產生步驟的冗余，比如，部分高校內各個部門向檔案管理部門提交資料時，首先提交資料部門打印電子版文檔，提交檔案館紙質版資料，檔案館再重新掃描紙質版文檔形成電子版后進行存檔。這種流程反而會造成不必要的資源浪費以及效率低下。那么紙質與電子檔案的未來的平衡就需要慎重思考，信息化建設不意味著完全拋棄紙質檔案。過度依賴信息技術，忽視紙質檔案價值，或者過度重視紙質檔案，忽視信息技術的利用都是不可取的。而高校檔案信息化過程中，往往忽視了對于檔案的統籌規劃，在文件歸檔、檔案管理上還需要更多的統一的標準和規范。

4 大數據時代高校檔案信息化發展的對策

根據上文描述的高校檔案信息化發展中存在的問題，為了能夠進一步提升檔案管理水平，順應大數據的時代發展趨勢，我們需要考慮針對上述問題的對策，

因此，本文提出了以下三個解決對策，即加強管理人員的檔案素養、完善檔案信息化管理及安全管理和轉變檔案信息化管理觀念，具體如下：

4.1 加強管理人員的檔案素養

隨著信息化的進一步發展，傳統的高校檔案管理模式勢必要順應當前趨勢，為了滿足目前更準確、快速的管理檔案需求，高校檔案管理者也需要強化自身的職業素養。僅了解檔案分類標準，鑒定方法等傳統的專業知識是遠遠不夠的，還需要了解更多關于計算機、電子技術方面的內容。這樣一來，在管理信息化之后的檔案時，能夠改變過去的傳統思路，面對檔案管理系統存在的問題時，能更容易發現其中的弊端，也能加深對信息化的了解，思考相應的改善途徑。除了專業技能外，檔案管理人員應同樣注重檔案管理思想的培養，只有管理人員自身重視檔案信息管理的重要性，才能更好地為檔案信息化建設提供有力保障。為了改變目前的狀態，高校檔案館需要采用不同的方法和手段去進一步加強檔案信息化的培訓和宣傳教育，改變檔案工作人員的管理模式比如，在平時的檔案信息管理中，通過組織檔案管理人員不定期的了解學習國內、外高校的檔案信息化管理方法，根據所在高校存檔資料的實際情況，以科學的視角看待檔案信息化管理，并對系統進行完善，制定長期性的規劃與管理機制。在此基礎上，存檔資料才能更好地被合理利用。

4.2 完善檔案信息化管理及安全管理

大數據應用于高校檔案還處于比較新的層面，完善檔案的信息化管理不可能一蹴而就，而是需要成熟的信息化管理技術、適用于高校檔案館的館藏特點、有信息素養的檔案管理人員和資金的支持等多種條件。高校檔案館館藏特點是功能簡單、結構單一，高校檔案的利用者主要是在校學生、畢業生以及教職工，而高校檔案館利用大數據也是為了更好地服務于上述群體。完善檔案信息化管理技術不是一味引入先進、高新的信息化管理，而是在適用于高校檔案管理的特點下，進一步提高信息化管理技術，確保館藏資源分類更合理、利用更便捷、查找更準確完整。同時，完善高校檔案信息化管理技術后，也要注意完善檔案的安全管理，可以通過設立防火墻、數據加密、建立雙備份機制、物理隔離等手段，加強檔案的安全管理，保障檔案信息化的網絡安全。

4.3 轉變檔案信息化管理觀念

高校檔案管理工作部門必須更新管理理念，塑造自身形成與檔案信息化管理相適應的管理理念[5]。轉變檔案信息化管理觀念，一方面需要不斷探索新的管理模式，檔案信息化是有助于高效保存及檢索信息資源的，處理好紙質檔案和電子檔案的關系，制定具體的符合大數據時代的檔案保存規則和標準，重視紙質檔案的保存價值，同時完成向電子化的逐步過渡。在此之上，檔案管理人員也不應只局限于檔案的保管與查詢，而是應該更進一步，利用信息化技術挖掘檔案的內在價值，讓檔案的管理成果能夠可視化，更直接的體現出來。另一方面，大數據時代，高校檔案人員需要有效利用檔案信息化的管理工具，減少過去檔案管理中的重復勞動和時間浪費。同時，也可以考慮做好與其它部門的部分信息共享，設定好各個部門的訪問權限，這樣一來，其它部門在利用系統中的檔案信息時，通過計算機網絡的平臺優勢，可以更直接快速的按照自己需求搜索資料，避免資源浪費，也更有助于高校檔案信息化管理。

5 結束語

綜上所述，隨著大數據時代的到來，各種信息技術的發展，檔案信息資源的保管和獲取也在不斷地改變，高校檔案信息化的趨勢不可避免，然而根據目前高校信息化的現狀，檔案信息資源管理工作存在一些挑戰。本文分析了當前存在的一些發展問題，并針對上述問題提出了若干合理有效地應對策略，即加強管理人員的檔案素養、完善檔案信息化管理及安全管理和轉變檔案信息化管理觀念，以期為未來檔案信息化管理提供新的思路。