信息化背景下中學檔案數字化管理與建設分析

吳良妹

（福建省南平第一中學，福建 南平 354200）

由于信息化時代背景下，中學檔案數字化管理建設工作由此發生日新月異的轉變。運用信息化應用對中學檔案進行管理，能夠不斷地提高中學檔案數據的增值價值，促進中學的行政管工作的持續有效發展。但是一些中學在運用數字化到實際的檔案管理工作中存在著一些問題，因此，就必須要認識到在信息化背景下中學開展檔案數字化的意義，找到實現檔案數字化管理與建設的有效途徑，將中學檔案數字化管理建設落到實處。

1 信息化背景下中學檔案數字化管理的意義

在過去的中學檔案的管理工作中，在信息的收集、歸納和保存方面都要耗費大量的時間和人員，并且想要通過檔案進行資料查閱時花費的時間精力也較多，導致了檔案管理工作的效率不高。因此，在信息化背景下中學檔案數字化管理具有很重要的意義，主要體現在以下幾個方面。

1.1 便于節約大量資源

傳統的中學檔案管理工作中，用于整理和儲存檔案的設備和資金都需要專業的人員來進行操作。若是能將中學檔案進行數字化管理和建設，就能減輕用人負擔，只需要專門管理檔案的工作人員錄入檔案信息，并上傳到系統中，系統就會對電子檔案進行復制和儲存，不用重復用紙質檔案進行保存，可以減少紙張的使用以及紙質存儲帶來的不便?？梢杂行У販p少檔案管理建設工作的人員、物力和財力的投放，能夠實現一次有效的投入，避免重復利用[1]。

1.2 方便檔案資料的儲存

紙質檔案是傳統檔案管理工作進行信息資料的整理、歸納和儲存的最主要方式，當時紙質檔案有著很大的缺點，例如容易因為保存不當導致檔案信息和資料的丟失，以及容易受到外界環境因素的影響而受到破損，從一定程度上增加了中學檔案的管理與建設工作的負擔。隨著信息時代的發展，能夠將信息資料通過互聯網以及掃描的技術上傳到網絡系統當中，運用有利于儲存、節約成本的數字化方式來永久的保存檔案。

1.3 做到資源共享，提升利用效率

在過去的檔案管理工作中，由于對檔案管理的空間以及時間分配的不均衡，導致一些中學在進行管理檔案工作時遇到很多方面的限制，不能有效地開展管理與建設工作，也無法實現與其他學校之間的檔案資源共享，很難找到有效的檔案資源進行運用。要是將數字化技術運用到檔案管理工作中，通過互聯網對各項檔案資料進行搜索與篩選，將檔案資料進行有效的保存，能夠便于各大中學之間進行檔案資源的共享，進一步提升利用檔案資源的效率。

2 當前中學檔案數字化管理工作中存在的問題

信息技術在為中檔案管理數字化建設帶來了便利、進步的同時，也給中學檔案信息資料的管理與建設帶來了很大的挑戰。在信息化時代背景下，切實做好中學檔案數字化管理與建設工作，因此，明確現階段檔案數字化管理工作中存在的問題才是當務之急。

2.1 中學檔案管理方法較陳舊

在中學檔案數字化管理中，存在比較重要的問題是管理人員管理中學檔案的方式與當今社會發展下的層見疊出的信息技術相比十分的陳舊，檔案管理的方式仍然運用的是最傳統的管理方法[2]。檔案管理工作的觀念與不斷更新的教育理念大相徑庭，這對于學校教育教學的發展十分不利。一些學校還存在著檔案數字化管理的設施不完備的狀況，甚至有的中學檔案管理工作室沒有配備計算機設備，嚴重阻礙了檔案數字化管理工作的有效開展。

2.2 缺乏信息化管理的意識

在進行中學檔案數字化管理的過程中，管理人員缺乏信息化管理的意識也是較為突出的一個問題。檔案管理人員在工作觀念上對檔案數字化缺乏正確的認識，許多管理人員的工作流程都是將檔案進行記錄，隨之進行歸納，然后再保存，這樣就完成了檔案的管理工作。這種管理檔案的方式存在著許多缺陷，當下一次想要查閱檔案中時，檔案中的資料信息就難以充分的得到運用，不能夠有效的體現出數字化的特點。除了檔案管理人員的數字化管理意識薄弱之外，大多數學校不夠重視檔案管理工作，檔案管理工作的地點通常被安排在比較窄小和偏僻的位置，因為地理位置差的原因，紙質的檔案在儲存的過程中就會在潮濕的環境中受到損壞，從而破壞了檔案的完整性。由于校方對檔案管理工作的不夠重視，這也就直接導致檔案管理人員對于工作沒有足夠的責任心，工作觀念還非常滯后。所以對檔案管理工作的重要性沒有得到充分的認識，導致其不能正確的定位自身的工作，進而影響了檔案數字化管理的工作效果。

2.3 欠缺專業的職業素養

在檔案管理工作中存在的最后一個問題是大多數檔案管理人員的專業素養與能力水平不足，有些檔案管理人員的專業素養與中學檔案管理的職位不相匹配，他們在上崗前沒有經過專業的檔案管理培訓，缺乏專業的檔案管理知識和管理技能。甚至有一些學校的檔案管理聘請的不是專業的人員來進行工作，而是通過值班的方式，安排沒有課的老師進行檔案管理工作室的值班，以上這些客觀因素導致的問題，會影響著中學檔案管理工作的科學性和有效性，檔案管理工作的效果和質量將會大打折扣，難以得到有效地提升。

3 信息化背景下中學檔案數字化管理與建設的有效途徑

3.1 構建數字化的檔案管理工作體系

構建數字化的檔案管理工作體系將對實現檔案數字化管理發揮至關重要的作用。檔案管理工作體系需要從數字化工作流程和數字化管理制度這兩個方面來建構，首先，可以利用信息化背景下的互聯網技術來制定合理的工作流程，創建高效的檔案收集與歸納模式，檔案管理人員收集到檔案信息后，第一時間運用互聯網傳送到檔案室，隨后由檔案室自動對檔案信息進行歸納。把檔案管理數字化應用到收集與歸納的工作流程中，在一定程度上，有利地促進了檔案工作管理效率的提升；其次，要對數字化管理制度進行完善，檔案信息資料在網絡的收集、傳輸、歸納時要有一個安全的保護模式，防止網絡上的非法分子獲取檔案信息?？梢酝ㄟ^設置殺毒軟件攔截和對檔案信息加密的方式，防止檔案中的資料信息被網絡黑客竊取。

3.2 建立數字化的檔案信息數據庫

由于傳統的檔案工作管理采用的是紙質管理的方式，紙質的檔案在管理和獲取信息的過程中耗費了大量的人力物力，不能及時的獲取到檔案信息。在信息化背景下開運用檔案數字化管理工作，其優點是能夠及時地獲取到檔案中的信息，相較而言，建立數字化對的檔案信息數據庫十分重要。首先，要清楚的找到檔案中的各項數據的出處，隨后要將數據信息完整的收集好。其次，要根據學校不同類別對的人員，如教師、學生、管理層領導干部、后勤工作人員等進行科學的檔案分類管理，并且在數據庫中設置基本的目錄，這樣使用者查詢檔案信息時就能準確地查找。最后，建立數字化的檔案數據庫可以根據學校工作的需要，將數據庫分成不同的內容主題，例如：學校官網、學生個人學籍檔案、教職工人事檔案、學校的教育成果等幾大主題，當使用者在檔案中查找相應的信息時，結合基本目錄和內容主題的數據庫，就能一目了然，精準地查找到檔案中的信息，這樣的方式有效地提升了查找的效率[3]。

3.3 加強對檔案管理人員信息技術水平的培養

在傳統的檔案管理觀念和傳統的管理模式的影響下，檔案管理人員不具備完善的信息技術和管理的專業知識，所以，要想在信息化背景下建設和發展中學檔案數字化的管理工作，就要進一步提升檔案管理人員的信息技術水平。就學校方面而言，各大中學可以與高校進行合作，從高校中引進檔案管理相關專業的優秀應屆畢業生以及先進人才，建設具有優良的專業素養的檔案管理人員隊伍[4]。在檔案管理人員上崗前，學?？梢云刚堄嘘P的專家和信息技術人員來對檔案管理人員進行專業的知識與技能的培訓，提升檔案管理人員的專業水平，要想提高中學檔案數字化的管理水平與效率，就要提高檔案管理人員的信息化技術水平，可以通過定期培訓和網絡平臺的學習來豐富檔案管理人員的專業知識與技能，這樣才能有效的保證中學檔案數字化管理工作的科學性和有效性。就管理人員而言，作為檔案管理工作者應該不斷地更新自己的工作觀念，打破傳統管理方式和觀念的束縛，積極學習信息技術在中學檔案管理中的應用，提升自身的專業素養與專業水平能力，與校方共同努力，促進中學檔案數字化的管理與建設。

3.4 強化拓展運用檔案信息的程度

中學檔案的管理人員應該加大開發和利用檔案信息的力度，可以在校園網絡中發布有關的信息，方便教師與學生對需要的檔案信息進行查閱、下載，這樣既能有效地促進檔案數字化管理工作的開展，對于學校的人員管理、教育科研工作的實施打下堅固的基礎。除了檔案管理人員，檔案室也應運用信息技術對網絡搜索功能進行改進，可以將同類的檔案信息設定統一的編碼、關鍵字等進行便捷的管理，這樣當使用者想要查閱檔案信息時就能通過搜索相應的編碼或關鍵字快速地找到相關的信息資料。再者應該充分的使用互聯網與其他學校建立資源共享的平臺，實現各學校之間的檔案信息資源的共享。

4 結束語

在信息技術發展的時代，中學檔案數字化管理與建設是未來發展的必然趨勢，更是促進中學教育信息化的有效途徑。所以，為了實現中學檔案數字化的管理與建設目標，中學檔案管理人員要為此付出不懈努力，把切實提高檔案管理工作的實效性落到實處，讓檔案管理工作能真正做到為學校健康良好的運作去添磚加瓦。