大數據下事業單位檔案管理發展趨勢研究

江富昌

（寧遠縣工傷保險服務中心，湖南 永州 425600）

檔案是重要信息的載體，其管理工作對個人、組織單位乃至社會都有著重要意義。工傷保險作為我國保險體系中的一項重要組成，對社會民生、公民權益起到關鍵作用。在工傷保險事業中，檔案記錄了參保人員的重要信息，是公民投保的依據，關系著參保人員應該享受的合法待遇。因此，檔案信息是工傷保險單位開展工作的基礎，而檔案管理工作的質量水平更是與工傷保險事業的直接相關。

1 大數據下工傷保險檔案管理現存問題

檔案管理為各事業單位的工作開展提供基礎性保障，要想充分開發利用檔案信息的意義和價值，必須實現科學系統的日常管理。工傷保險作為社會保險的一部分，其檔案服務質量關系到民生問題，因此更加需要借助完善的檔案管理措施來提供保障。綜合考慮當前階段社會與事業單位發展現狀，可以看出當前我國工傷保險檔案管理正面臨著一些問題，如果不能解決就將影響到檔案事業的發展。第一，傳統檔案管理意識仍在延續。一直以來，事業單位普遍存才對組織、財務和人事部門等更為重視的情況，對檔案管理問題存在一定的疏忽，將檔案工作視為簡單的文檔資料儲存管理，不能較為深入、全面、高效地對信息資源進行開發利用。這種對檔案管理工作的輕視嚴重影響檔案工作以及其他部門有關工作的開展，且直徑仍然存在于很多事業單位、包括工傷保險單位中。第二，檔案管理方式更新不及時。在檔案管理科學化發展的進程中，仍然有許多單位和個人不能及時接收信息時代檔案管理觀念和工作技術的發展變化，檔案工作進步遲滯，不能形成系統完整的管理體系。具體而言，一些工傷保險單位中存在檔案信息采集整理不規范、分類不明確、管理制度缺乏標準化等問題，導致工作失誤率高、工作質量與效率低下。

2 事業單位檔案管理的發展趨勢及意義

檔案管理工作對各單位工作開展、尤其對工傷保險單位業務水平的提升有著十分重要的作用，在新時期的發展背景下，事業單位檔案管理工作固然面對著一些現實問題，但從整體上看仍然處于發展上升的階段，其表現為檔案管理重視程度不斷提高，管理人員專業化水平不斷提升，信息化建設程度也不斷加深。

1）重視程度不斷提高。檔案管理的重要意義已經隨著社會發展的凸顯出來，立足這一現實情況，伴隨著發展觀念的變化，現如今各事業單位已經普遍認識到檔案管理對其工作開展的關鍵作用，工傷保險等社會保險單位也越來越重視對檔案工作的建設。從總體上看，當前時代背景下的檔案管理工作在眾多事業單位中呈現出檔案管理意識不斷加強、檔案管理制度不斷完善、檔案管理人員職業素養得到充分重視的態勢。首先，檔案管理重視程度的提高意味著檔案管理意識的加強，有利于從思想觀念上為檔案事業發展樹立正確的思維導向。在傳統的檔案管理觀念、尤其是事業單位檔案管理觀念中，很多單位領導以及檔案管理人員自身都對檔案管理缺乏正確認知，以至于檔案崗位成為關系戶的“養老地”、有志者的“冷板凳”，檔案管理工作開展也受到了很多阻礙。其次，檔案管理重視程度的提高推動了檔案管理制度的完善，讓檔案工作的開展有了明確的責權劃分和工作規范，促使檔案事業快速適應當代社會發展的需要。第三，檔案管理重視程度的提高讓檔案管理人員有了更多素養提升的機遇平臺，出于對檔案管理服務質量與效率提升的需要，很多單位開始為檔案管理人員提供學習渠道，搭建提升平臺。

2）管理人才專業化趨勢。在快節奏的復雜現代社會當中，工傷保險事業面對著越來越多的狀況，這也導致了工傷保險業務所形成的檔案信息也越來越龐大復雜，檔案管理難度隨之提升。在這種形勢下，工傷保險及相關事業單位的檔案管理勢必迎來管理人才專業化加強的趨勢。從整體情況來看，當前工傷保險單位與其他事業單位都面臨著管理制度不夠完善的問題，究其根本是管理人員業務水平不足所導致的。檔案管理人員的專業素養有欠缺，既無法制定出科學合理的管理制度，也無法順利開展檔案工作。在當前社會形勢下，檔案管理人員必須具備扎實的基礎知識和有針對性的技術能力，才能保障檔案管理充分符合當代工傷保險單位、社會保險單位乃至社會眾多事業單位的發展需求；只有通過人才素質的提升，才能夠更好地構建起完善的檔案管理制度，從而整體上提升事業單位檔案管理的水平，因此，現代檔案管理工作必須要具備專業的檔案管理思維，具備不斷吸取新的管理知識和業務技能的能力，以此滿足單位、社會與公眾對檔案管理人員綜合素質所提出的更高職業要求。立足當前發展水平預測未來發展狀況，專業化的檔案管理人才已經成為檔案事業發展的必由之路，成為工傷保險單位提高自身服務能力的必要保障。

3）管理工作信息化趨勢。當前工傷保險事業的檔案管理信息化建設程度日趨加強，利用新時代發達的電子信息技術不斷提升工作開展與制度管理等方面的水平。首先，檔案事業的信息化建設可以滿足社會工傷保險的實際需求。作為國家所廣泛推行的一種社會保險，工傷保險受到公眾的普遍重視，參保人數不斷增加。由于我國人口基數大，因此保險事業的檔案信息也十分龐大，檔案管理工作量隨著參保人數增加而不斷增長，工作難度也隨著當今保險事業和檔案事業發展的需求而有所提升。在這種情況下，實體紙質檔案越來越不能滿足工傷保險事業的需求，只要加快信息化建設才能滿足管理的實際需求。其次，檔案事業信息化建設可以有效改善檔案管理的工作形勢。從整體上看，工傷保險業務所形成的檔案資料，其主要內容包括了人員參保信息和事故快報等，而對于征繳形成的檔案原件應當人工歸檔分類，這就會導致大量的人力和物力被占用，同時還會占用較多的存儲空間。在實體檔案存儲與查閱中，檔案的安全性保護較為困難，而且十分不便捷。而信息化的檔案管理模式可以有效減少檔案工作的人力物力投入，減少檔案維護的耗費，提升檔案查閱的便利程度。第三，檔案事業的信息化建設可以大幅度提升工傷保險行業的服務質量。在保險工作當中，參保人員所享受的待遇嚴格根據其相關檔案資料劃分，如果檔案信息記錄有疏漏或應檔案管理不當而產生問題，就會損害參保人的合法權益，同時也會影響到保險單位的信譽。在信息技術的輔助下，檔案資料的出錯率大大降低，信息查詢也十分便利，因此工傷保險檔案管理的服務水平和效率也將所有提升。

3 大數據下提升工傷保險事業單位檔案管理水平的措施

檔案管理對事業單位意義非凡，因此工傷保險應當針對當前檔案事業所面對的傳統管理意識延續、管理方式落后等現實問題，立足于重視程度不斷提升、人員專業化、管理工作信息化的發展趨勢，探索提升工傷保險事業單位檔案管理水平的措施。

1）提高檔案管理意識。要想提高工傷保險事業單位檔案管理水平，必須提高檔案管理意識。檔案管理人員應當充分認識到工傷保險相關檔案資料對社會保險事業、工傷保險單位以及參保人員的重要意義，正視社會保險費征繳、待遇發放等具體事務性工作，同時加強對資料的歸檔處理，從而形成完備規范的工傷保險檔案文件。工傷保險單位的管理人員也應當認識到檔案管理工作重要意義，并注重對檔案工作人員思想意識的培訓提升，以便營造出科學而積極的檔案工作氛圍環境，并制定、推行合理的檔案管理制度措施。

2）完善檔案管理體制。要想提高工傷保險事業單位檔案管理水平，必須完善檔案管理體制我國對檔案管理與工傷保險事業都有著嚴格的法律規范，因此檔案工作人員可以結合實際情況，根據相關法律法規要求來完善工傷保險的檔案管理體制，保障工傷保險檔案管理工作從信息收集、立檔歸類到存儲利用都能夠根據科學合理的制度規章來開展進行。具體而言，相關管理者應當以法律法規為依據，以單位的實際狀況為依托，在制度細則中明確工傷檔案的參保人員信息收集、參保人員資質審核、參保人員工傷檔案形成、參保人員費用征繳等各項事宜的信息，并對檔案建立、檔案分類、檔案利用等做出規范化、系統化的要求。這樣一來，就可以對工傷保險相關的各類型文件進行精準分類、妥善處理，也可以對工作人員的責權進行明確劃分，提高檔案交接的手續規范性、保障檔案信息的安全完整性，為檔案管理工作的深入開展奠定良好基礎。

3）強化領導組織職能。要想提高工傷保險事業單位檔案管理水平，必須強化領導組織職能。檔案事業的發展進步，需要有關部門領導的密切配合，并以其思想意識引導工作氛圍，以組織能力推動檔案管理工作建設。首先，單位領導應加強自身學習建設和對職工的教育培訓，提升對檔案工作的重視程度，轉變傳統的檔案管理觀念，緊緊抓住時代發展的規律，提升對檔案管理工作的了解認知。其次，單位領導應當在正確認知的基礎上，制定規范的工作要求，推動工傷檔案管理各項工作的標準化、制度化，提升檔案資源的開發利用程度，從而為工傷保險工作提供有力的信息支撐。第三，單位領導應當構建起完善的管理組織，明確劃分工作人員的職能范圍，以科學合理的規章要求提升檔案管理工作的整體質量，突出強化檔案工作的應用價值。

4）加強信息手段應用。要想提高工傷保險事業單位檔案管理水平，必須加強信息手段應用。檔案管理信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢，工傷保險單位要想繼續發揮出檔案工作對事業單位的積極作用，就必須強化信息化建設，妥善利用現代信息技術完善當前檔案管理工作的方式手段。首先，應當加大資金與技術投入，為檔案工作的信息化建設提供良好的物質保障。其次，應當構建起相應的管理制度，加強檔案工作的制度化和技術管理，做好技術應用實踐、信息設備維護和檔案信息安全維護等相應管理工作，以電子技術規范工作人員職能行為。第三，借助電子信息技術開發建立高效的信息錄入、查詢、傳輸體系，推動雙軌制檔案管理模式建設，將紙質實體檔案和電子檔案進行有效整合。

5）加大人員培訓力度。要想提高工傷保險事業單位檔案管理水平，必須加大人員培訓力度。工傷保險相關檔案的形成涉及多個方面的問題，對參保人員的合法權益有著重要影響，其工作的準確、快捷與否成為民眾衡量保險單位服務質量水平的標準。因此，要最大限度維護工傷保險單位的經濟效益和社會效益，必須全面提升工作人員的綜合素養，尤其要加強檔案信息采集、整合和使用的能力。單位部門應當重視學習培訓，為工作人員提供良好的提升平臺，而工作人員自身也要積極參與培訓，不斷強化自身素養水平。

4 總結

綜上所述，檔案管理與事業單位、尤其是工傷保險單位的工作開展有著密切聯系，其工作管理的科學性與規范性影響著參保人員的合法權益、保險單位的聲譽信用。由于現今所存在的一些問題，我國工傷保險檔案管理工作的開展仍然存在一些問題，但在新時代的發展背景下，檔案管理得到高度重視并不斷朝著人員專業化、管理信息化的方向發展，檔案管理的體系愈發完善。相關單位與工作人員應當始終反思檔案事業的現狀問題，順應發展的需要和規律，以切實有效的措施提升檔案管理服務水平。